谈文书档案收集和归档工作管理

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一、加强办公室文件材料收集与归档工作的重要性

文书档案的收集与归档工作从属各机关单位开展管理工作的关键部分，是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。此外，文书档案也是对各单位发展历程的记载，可为单位的经营发展与科学决策提供参考依据。例如，我集团公司的每年产生的文件材料很多，党委会议纪要、纪检要文、工会通知、计划任务书、审计报告、总工办会签、谈话记录、请示、批复、决定、决议、通知、工程申请、后勤简报、报表、发言稿、合作协议、日程安排、考核评定办法、制度规定等文件材料，将它们积极有效的收集与归档，不仅能确保各种文件材料的完整性与正确性，而且还能将重要的文件材料进行详细记录和保存，有利于决策者深刻了解单位自身的发展情况，以便尽早的制定与调整科学的发展战略。对此，加强办公室文书档案的收集与归档工作，是相关管理部门和档案管理者应重点研究与探讨的问题。

二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处

（一）归档文件材料的收集不全面

在办公室文书档案的管理过程中,通常会见到归档文件收集不齐全的情况,具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。

（二）档案文件材料的收集力度不够

当前，由于多数档案人员没有高度重视档案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最终造成大部分的文件资料丢失或者缺损。具体原因主要包括：

1.各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，混乱不堪，不能及时归档；

2.各单位的归档模式不科学，主要存档文字档案较多，对于电子文书档案的收集与归档意识淡薄；

3.文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，普遍出现文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的情况，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况，遇到这些情况，我们立即要求有关部门补交文件缺失部分才给予收集归档；

4.文件材料的可靠性差。有些单位或档案部门为应付上级的检查，通常模拟前几年的数据展开评估，致使档案文件的历史性与真实性丧失。

（三）档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作

（一）强化档案管理人员的培训

作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。

（二）构建和健全文书档案收集与归档工作的管理制度

首先，档案管理人员必须明确文书档案收集的时间、归档范围、保管期限及注意事项，保证档案收集与整理工作的正常有效地开展。根据单位自身的实际情况，依照相关法规与职责分工的制度，合理确定切合实际的档案文件材料归档范围，同时给予相应的业务指导，促进档案收集的工作顺利进行。另外，还应明确规定档案的归档期限，通常要求办公室的文书档案必须在档案形成后的次年首季度完成收集与归档，集中统一进行保管，不得私自留作它用。明确规范文书档案的归档期限，能显著提升其的收集效率，激发档案收集人员的工作积极性。各单位各公司应根据自身的发展情况适时更新文书档案的管理制度，以满足不同阶段的档案管理需求。

（三）加强临时性档案文件材料的收集

在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化；时档案管理部门的工作人员，必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。

（四）更新文件材料的收集与整理方式

档案工作管理人员应不断增强自身的档案管理工作知识，适时更新文书档案的收集与整理方式，将坐等上门的收集归档工作转变为主动主动到各个部门去收集。各方面要紧密联系，积极引导和教育有关部门的领导和同事，根据档案工作的管理需要，交出交好文件资料，变被动交为主动交，变不情愿交为自愿交、自愿提供。档案工作管理人员应全面了解和掌握其在不同时期的各种文件材料，按照类别来收集，完成相关档案文件的立卷归档工作。工作要善于多实践、多沟通、多摸索，从而有利于档案人员熟悉和掌握文书档案管理工作，并深刻了解文书档案的历史性、现实性、连续性。因此，档案部门的工作人员应在具体实践中及时发现、了解及收集有关的归档文件材料，确保文书档案的收集完整。

四、结束语

我们应高度重视档案文件材料的收集与归档工作，全面分析文书档案管理过程中主要存在的问题及原因，并采取有效的改善措施，只有这样，才能确保文书档案的收集完整与正确，促进文书档案的归档工作顺利开展，从而更好实现文书档案管理工作迈上新台阶。

作者：周家兴单位：贵州高速公路集团有限公司