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档案管理实现信息化已经势在必行。医院档案信息化也是档案管理现代化的体现。也是医院档案工作提高效率,保证安全的实现途径。医院的档案管理工作信息化,最先了解的应该是“档案信息化”的概念是什么,如何去实现医院档案信息化。在存在过程中可能回遇到哪些难题。如何解决这些问题等等。医院工作本身也经历着改革和发展。比如医改的进行,医院的管理与经营市场化。所有这些都脱离不开信息化技术。而对这些珍贵资料信息的归档整理,档案保存也更需要使用到现代的信息化技术。毫不夸张的说,医院的建设过程中,档案管理的信息化是基石、是医院工作不可或缺亟待解决的一部分。在档案管理过程中,必须要关注独特的风格,要有自己特色的网络版面,有丰富的内容架构,有规范的细化的各项档案管理模块。
2、医院档案管理信息化建设过程
2.1了解医院档案管理信息化的涵义
深入浅出的理解,档案信息化是把传统方式的用纸张、音像等媒介手段保存的资料改为使用网络技术、计算机技术,把种种资料更改为数据。通过某种软件管理系统来规范管理,利用数据库合理的组织这些数据。总体的原则是对档案数据的管理要遵循安全、高效、保持原貌的规则。
2.2建立医院的档案管理网页或者网站
信息化的档案管理不是仅仅用计算机管理。要实现数据资源的共享,要做好医院的档案管理信息公式,宣传医院档案管理的重要性。而这些利用档案管理网页和网站,是必要的手段和方法。在网页建设中,计算机技术因篇幅有限在本文就不一一赘述了。主要从档案管理角度,分析档案管理网站应该拥有的模块。基本模块应该包含医务人员资料信息更新上传模块、机构简介模块、交流模块、病历管理模块等等。
2.3信息化档案管理系统
市场上已经有出售成型的档案管理系统。可与软件公司联系,订制符合医院使用的档案管理软件系统。但缺点是费用较高。部分系统对硬件系统有较高要求。医院也可以自主开发符合档案管理的系统。优势是专业优势,对自身的需求了解深入。大部分医院的档案管理工作都需要能够实现的功能:首先是具备大量数据信息的存储功能。档案需要存储的数据繁杂,而且在不断的积累和增长,所以必须具备数据存储功能。其次是实现档案管理的网络化方式,这才是真正的实现档案的信息化管理。最后对数据的管理一定要高效,有组织。规范科学管理。
3、医院档案信息化管理需要关注的问题和有效操作方法
3.1提高硬件设施建设,加大投入力度
医院档案信息化建设需要购买信息化设备,如计算机、网络实验室的建立。这些都需要大量的财政投入。同时财政投入也可以信息化建设快速进行。购买规范管理系统。实现网络布线等工作流程。
3.2提升信息化技术普及率
信息化技术档案管理,必须要掌握信息化技术。了解计算机,熟练掌握软、硬件技术。如数据库技术、计算机硬件维护技术、网络常见故障排查与维护技术、计算机操作技术等等。
3.3挖掘内部潜力,增强创建力量
管理档案人员少的矛盾日益突出,再抽调人员从事档案升级工作相当困难。每天需要应付日常工作,很难抽出更多的精力搞创建。应成立创建工作领导小组,保证创建工作稳步推进。强化档案管理,完善创建条件。现有的医院档案管理水平停留在原先省一级标准基础上,对照省特一级标准差距较大,所以要不断更新观念,完善具体操作规程,推进规范化建设,进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度;升档案服务水平,为档案管理升级提供基础保证,要及时引进先进档案管理设备。
3.4建立合理的档案管理制度,规范信息化档案管理
首先,档案室要建立非常完善的规章制度,要保证档案管理工作的健康发展,减少档案管理的随意性。医院各级领导还要从思想上认识到档案管理工作的重要性,认识到将本院运行完毕的资料进行有序的分类归档、编号保存,这样有利于工作的连续性、有利于对既往资料的考证,也能反映自己的政绩。其次,要建立奖励机制,各科兼职档案员进行年度考核时,将参考其档案管理工作业绩,以激发他们的工作热情,进一步完善档案事业。再次,各科专兼职档案员对日常资料的收集与整理要认真负责,强化档案管理意识,要把档案管理工作贯穿于整个医院管理工作中。更大的经济效益和社会效益。
作者:王茜单位:宁安市第二人民医院