高校档案信息化管理方法

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摘要：目前，各个高校的档案信息化都有了一定程度的进展，但在实际操作中，也存在着很多的问题，譬如高校档案信息化程度较低、档案信息资源的开放性不足、档案安全呈现新的特点、档案管理队伍专业化程度不高、基础设施落后等问题，针对这些问题，笔者进行探析提出一些对策，如加强网络安全管理，确保档案安全、完善档案信息化管理制度体系等，以期提高档案信息化管理水平。

关键词：大数据时代；档案信息化；档案管理；信息化；对策

大数据时代下，传统的档案利用已经不能满足现实的需要，只有建设档案信息化管理，才能将海量、多样的档案进行规范管理，提高档案利用效果，充分发挥高校档案为高校教学、科研、行政管理的服务作用。《高等学校档案管理办法》第二章第八条高校档案机构的管理职责中明确规定高校档案机构需要编制检索工具、编研、出版档案史料，开发档案信息资源，同时，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，可见，高校档案信息化管理有着十分重要的意义。

一、档案信息化管理在高校管理工作中的重要性

1.档案信息化管理是实现智慧校园的重要渠道。智慧校园是指以物联网为基础的智慧化的校园工作、学习和生活一体化环境，建设智慧校园需要档案信息化为支撑。《高等学校档案管理办法》中明确要求高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，在大数据时代背景下，档案的种类日益繁杂，数量越来越多，电子档案数量日益增长，就拿高校档案中十分重要的学生档案来说，如果不进行信息化管理，就难以实现智慧校园。2.提升档案管理水平的需要。开展高校档案信息化管理，有利于规范档案的收集、整理、利用，方便档案查询，提高档案利用效率，有利于提高档案的管理水平。利用计算机辅助管理，使档案由传统纸质档案管理向数字化管理迈进，是响应国家建设数字档案馆的重要举措。拿学生档案来说，传统的纸质档案管理，无法实现快速地查阅每个学生的具体信息，档案管理水平较低，现在很多高校将学生档案进行数字化扫描，学生只要输入自己的姓名学号，就能查阅到个人在校的所有档案信息，譬如新生入学登记表、毕业生登记表，极大地提高了档案利用水平，提升了档案管理水平。3.有利于拓展档案服务领域。传统的档案管理只提供纸质档案借阅服务，开展档案信息化管理，可以提供多媒体、电子档案等多种渠道的服务，拓宽档案服务领域，各高校还可以根据各自的特色，开展特色档案服务。就拿笔者所在的高校来说，在开展档案信息化管理之前，利用起来十分繁琐，近期买了成者档案智能高拍仪，将装订成册的以及页面大的材料，譬如录取新生名册进行了电子扫描，并挂接在档案系统里面。以前借阅录取新生名册只能拿着原件复印，长此以往，对档案也是一种损害，现在可以直接找到电子档案打印，服务水平更高。同样的，以前很多部门装订成册的申报材料、学校年检材料，开展了档案信息化管理后，都可以直接查阅电子档、打印。以前学校的科研档案，因为没有进行信息化管理，利用率很低，现在我校也将科研档案进行了数字化扫描并挂接在档案系统中，以前不能提供利用的科研档案，现在也可以直接利用，在学校专业评估、申报等工作中发挥了重要的作用。4.有利于增加信息的存储量。《高等学校档案管理办法》第十五条规定高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，归档范围包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类，在对传统档案进行信息化管理后，档案信息除了传统的纸质档案，增加了很多可以辅助计算机管理的电子档案，这无疑增加了档案的信息存储量，丰富了档案的资源，提高了档案的服务水平和管理水平。5.有利于档案利用和保护纸质档案。传统的档案利用是以纸质档案利用为主，从档案的建档、存储和使用的过程中，纸质档案需要大量人力、物力和财力，档案利用效率低，而且频繁地复印、翻阅纸质档案，不利于档案的保护。档案信息化后，目录数据库及全文数字化后，可以直接在档案管理系统中调阅档案进行打印，提高了档案利用的效率，也有效的保护了纸质档案。比如，我校每年学生因当兵、转学等需要调阅录取新生名册的次数非常多，传统的纸质档案管理每次都要翻阅原件，然后复印原件，翻阅次数之多，给档案原件带来了很多伤害，上面的字迹越来越淡，如果不进行信息化管理，这些档案信息可能会遗失或失真，在对录取新生名册电子化扫描后，笔者所在的档案工作部门，还对其进行了图像处理，让其字迹更清晰，方便档案的利用，同时极大地保护了纸质档案。

二、高校档案信息化管理的困境

1.高校档案信息化程度较低。档案信息化的核心是档案信息资源建设，档案信息资源建设主要包括目录数据库、全文数据库和多媒体数据库。目前绝大部分的高校只实现了目录数据库，因为档案信息化建设是一个缓慢的过程，实现全文数字化的高校为数不多，而且实现全文数字化的高校也只针对部门档案门类实现了全文数字化，如学生档案、文书档案等，基本建设类档案、教学档案等鲜有实现全文数字化的。2.档案信息资源的开放性不足。档案信息资源的开放性不足体现在两个方面，一方面是指高校档案开放的信息资源很少，只针对少数门类档案信息开放，开放的档案信息资源很少，很多的档案信息资源仍然不对外开放，借阅需要繁琐的审批手续。就我校而言，目前开放的只有文书档案，文书档案也没有完全实现信息化管理，基本建设类档案、教学档案还没有实现信息化管理，还有很多涉及到个人隐私以及档案形成单位规定限制使用的保密档案都是不对外开放的；另一方面是指各高校之间的档案没有实现资源共享，每个高校的档案信息资源都是封闭的个体，没有一个共享的平台，很多学生在外地因工作需要调阅录取新生名册等档案，还需要亲自到学校来办理借阅手续，无法在网上进行档案借阅的申请和审批手续。3.档案安全呈现新的特点。在信息化和电子环境下，档案安全、保护工作面临更严峻的形势。电子环境下的档案安全保护工作除了防止泄密外，还需要考虑载体安全、技术安全等多个因素，要防止数字信息的丢失、失真和不可用。4.档案管理队伍专业化程度不高。在档案信息化管理中，不仅仅要求管理人员具备专业的档案管理知识，同时要求熟悉计算机操作，具有良好的表达能力等。目前高校档案管理队伍很多都是非档案学、计算机专业出身，专业化程度不高，很难适应档案信息化管理的需求，而且档案工作者，尤其是高校的兼职档案员队伍极不稳定，流动频繁，而档案信息化管理是以人才队伍为依托，人是档案信息化管理最关键的因素，目前高校档案管理队伍的素质亟待提高，才能满足高校档案信息化管理的需求。

三、高校档案信息化管理实施的对策

1.加强网络安全管理，确保档案安全。把安全建设贯彻档案信息化管理的始终。随着档案信息化建设的逐步推进，档案的安全形势更加严峻，因此要加强网络安全管理，防止档案的泄密、丢失及失真。安装档案系统的电脑最好不联网，安装档案系统网络版的，要定期进行档案目录数据库及全文数字化的备份，以防档案服务器的崩溃造成档案信息的丢失。2.完善档案信息化管理制度体系。人的因素是多变的，制度是不变的，完善的制度是保障档案信息化管理的必要条件。每个高校应该根据各自的实际情况，根据国家档案局及地方档案法规的各项制度要求，制定切实可行的档案信息化管理制度，如《档案安全管理办法》《档案保密制度》等。3.统一档案信息化管理应用标准。标准化是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件，直接关系到信息化建设的成败和可持续发展，推荐使用统一的档案标准规范是适应档案信息多样性需求，是开展海量档案信息网络化、资源共享的需要。国家先后出台一系列制度规范档案的信息化建设，如《电子文件归档与管理规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《数字档案馆建设指南》等等，对于档案的信息化管理起到了十分重要的作用。4.加快档案信息化管理软件开发。档案信息化管理需要依托一定的档案信息化管理软件，目前高校用的比较多的档案信息化管理软件是清华紫光档案管理软件、世纪科怡档案管理软件、宝葫芦档案管理软件等等，我校档案工作部门采用的是清华紫光档案管理软件网络版，可以实现目录录入、检索、电子档挂接等功能，但是也存在一些改进的空间，譬如各部门的下载权限和阅览权限不能分离等等，随着档案信息化进程的逐步推进，对档案信息化管理软件的要求会越来也高，而且每个高校的实际情况不一样，如何开发出适合不同高校、不同特色的档案信息化管理软件仍然是一个需要解决的问题。5.加强信息化档案管理人员队伍建设。人是档案信息化管理最关键的因素，目前高校档案管理队伍中很多人员都是非档案专业出身，档案意识不强，档案专业化素质亟待提高，随着档案信息化的开展，还要求档案工作人员要紧跟时代的步伐，掌握档案信息化建设中需要的计算机知识，但目前档案工作人员疲于档案整理、录入、借阅等基础业务建设，也鲜有机会参加档案信息化专业建设的培训，因此，学校及档案行政管理部门应增加档案业务培训的机会，同时，要加强档案培训，提高全校档案工作人员的档案意识。档案信息化管理是适应大数据时代潮流的，档案信息化的进程是缓慢的，档案信息化管理的水平是需要不断提高的，是需要人、财、物三方面保障的，国家、档案行政管理部门和学校档案工作者应不断加强档案宣传，提高全员档案意识，只有全民重视档案，才能做好档案信息化工作，才能真正实现档案信息化管理。

参考文献：

[1]周波.信息时代探索高职院校档案管理新途径[J].教育现代化，2018,5(51):278-279.

[2]李娇.浅谈社交媒体对高校档案信息化的影响[J].档案时空,2018:44-45.

作者:段园园 单位:周口师范学院