住房保障档案信息化管理探讨

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摘要：为了更好地规范我国住房保障档案管理，需要引进先进的信息化管理技术来实施信息化管理模式。基于此，本文主要阐述了住房保障档案的特点，并依据目前我国现状分析了住房保障档案信息化管理的必要性，同时提出了推进住房保障档案信息化管理的几条措施。

关键词：住房保障；档案；信息化管理

一、前言

住房保障档案的管理对保障性住房政策的实施非常必要。通过文字、表格等形式对住房信息进行统计整理形成档案保存，有利于对后续保障性住房管理工作进行有依据性、有效的管理。虽然目前我国各地区政府及相关管理部门对住房保障档案做了统一的管理工作，但是目前随着我国人口不断增多，住房保障信息量越来越大，以往纸质版形式的档案保管和管理出现了一些问题。虽在一定程度上采取了一些措施，但是档案破损、丢失的情况时有发生，档案信息的保存和共享工作也较难，因此进一步加快住房保障档案的信息化进程势在必行。

二、住房保障档案的特点

住房保障档案一般必须遵循真实性原则，但是除了真实性，住房保障档案还具有复杂性、专业性、实用性和动态性这四大特点。从复杂性来看，住房保障的内容必须真实记录房源、住房对象的真实情况，这些材料需要由公安部门、民政单位或者街道办事处提供。档案内的所有资料必须真实记录在案，有必要时可以向相关部门申请调取资料。从专业性来看，国家档案局对住房保障档案进行调整，配以专业的主管部门行使管理权力，住房保障管理涉及到我国方针政策及法律法规等方面内容，具有较强的专业性。从实用性来看，住房保障档案是一项重要的参考凭证，当住房出现产权变更、拆迁、用途更改或产权纠纷等问题时，住房保障档案作为查询凭证，能够更好地解决问题。从动态性来看，住房保障的形式处于多元化局面，随着保障住房的档案内容、申请手续、管理制度的不断改变，住房保障管理也随之变化。

三、住房保障档案信息化管理的必要性

1.减少住房保障档案管理工作量

有关住房保障相关的业务审核以及管理事务工作，涉及到各个区域各个单位的住房保障机构部门，办事流程和材料准备非常复杂，大大降低了办事人员的办事效率，也为工作人员带来巨大的工作量。住房保障档案信息化管理能够显著提高信息化水平，提高工作人员的工作效率，同时规范化管理流程能大大缩减办事人员的办事流程，不仅保证了资料信息的安全性，更提高了办事进程。因此住房保障档案的信息化管理对减少档案管理工作量非常重要，相关部门应当整合档案基础信息同步业务办理系统，实现综合管理信息平台。

2.满足住房保障工作管理的需要

住房保障业务的办理网点众多，分布在我国数百个街道中，且住房保障审核职能部门也高达数十个。此外，住房保障业务办理设计的部门众多，横跨部门就包括银行、民政等多个部门，因此在处理业务中，各个部门对材料的重复性审核就延长了办理业务时长，也使住房保障工作复杂化。审核的各个部门要对申请者的纸质材料进行审阅，审批效率非常低，也为审批材料的保管和管理带来了巨大压力。如果审查部门能够通过审阅电子化处理的业务资料，并在共同平台中共享，就会大大减少了受理、初审、复审、轮候、选房、租售等全过程的时间。最后，住房保障管理工作的信息化也降低了前台业务办理人员的工作难度，避免由于业务能力问题引起的业务流程搁置的窘况。

3.适应档案管理的发展趋势

随着互联网和计算机技术的快速发展，网络技术已经渗透到各行各业中，档案管理从纸质版档案向电子档案过渡也势在必行。但是，目前住房保障档案管理的信息技术还是比较浅显，一般来说档案管理有收集、整理、保管、鉴定、统计和利用六个环节，现在大多数信息技术的使用还停留在管理层面。不过随着业务数量增多和管理系统的升级，档案管理系统数据库平台的建成也是必然的。住房保障档案管理系统像是一个巨大的“蓄水池”，将归档的住房信息收集到管理系统中，最终汇聚成海量信息库。

四、推进住房保障档案信息化管理的措施

1.实现住房保障档案建设数字化

住房保障档案建设数字化是实行档案信息化管理的首要前提，对档案管理各个过程中包含的相关材料、各项证明、各层审批及表格资料的管理也都进行数字化处理。还可以通过扫描条形码或者二维码的方法，让已经建档的资料迅速收录和查找，让已经入档的资料能够快速的在档案信息管理库中获得查找信息。此外，为规范住房保障档案工作过程的操作和流程，通过运用数字信息高科技手段实现住房保障业务和档案管理有效对接，缩短工作流程，实现可视化办公。最后，住房保障档案录入信息等各种材料提交，可以通过扫描方式将信息快速录入到档案管理信息管理系统中来，其中，申请对象的证明材料包括身份证、户口簿、婚姻证、房产证、收入财产证明等，各类申请材料包括申请表、初审审批表、复审审批表、经济状况核对报告、复核表等都能够迅速录入，不需要业务人员手动输入。大大提高了办事效率，并减少了错误机率。

2.制定更加完善的住房保障档案信息化方案

完善住房保障档案信息化方案可以从优化两个流程来解决，首先，优化住房保障档案的业务管理流程，为适当调整和优化业务的管理流程，首先要结合基础的档案管理工作，作为管理工作中最重要的一个环节，只有做好档案管理才能更好的开展后期工作；其次，要优化住房保障档案信息化管理的数据的处理流程，数据处理是档案信息化管理的重要内容。当然，这离不开工作人员对相关资料的记录，通过信息化手段上传数据库，对后续资料查询、清晰数据流程处理都具有高效提升的作用。

3.优化业务管理流程

根据目前住房保障业务管理的需求，目前的业务流程进行了一定的调整。新型的档案管理和业务管理相结合的方式，不仅凸显了档案管理的重要性，更有助于档案管理融入到业务流程中来，更能有效地开展具体的业务管理，可以说整个业务管理流程离不开档案管理。住房保障部门是整个管理流程的源头，也是数据产生的开端，通过对材料的采集和录入，要对所有纸质版档案录入为电子信息然后传输到数据库中。档案数据库中的信息一般由档案条目数据库和影响数据库两个方面组成，这两类信息都是通过先进的信息化手段转化完成的，然后再通过住房保障管理系统进行调用，完成业务审核工作。

4.加强档案工作人员的自身素质的提升

档案管理人员的自身素质和业务水平与住房保障档案信息化的管理密切相关，并直接影响住房保障档案信息化的建设，因此，住房保障档案管理单位对工作人员的业务水平和素质水平必须提出更高的要求。作为一名合格的档案管理人员，必须要严格要求自我，不断提升自身的综合素质能力，具备良好的专业工作技能。如此一来，才能够保持严谨的工作作风，并在住房保障档案管理信息化建设过程中不断地创新，更快实现管理化模式的转变。

5.住房保障档案信息化管理的综合管理系统

数据管理是一个复杂的过程，不仅要求对各项数据进行有效性管理，还要将档案管理和业务流程联系结合起来。为了更好地对住房保障档案进行管理，科学的先进信息技术首选是必不可少的，网络技术的应用尤其是GIS技术的使用使管理体系更加完善，住房档案信息化管理也更完美。由于档案管理信息系统的广泛性特点，高效地提升了住房保障档案信息化管理水平，能够让各项数据得到有效管理，大大缩减办事流程。此外，数据管理的内容还同民政、银行、公安等部门完成了更好的信息交流和共享对接，虽然这种方式可能会导致数据关系变得更加复杂化，但是这种信息来源的扩大也更好的完善了信息资料。所以，此时综合住房保障档案信息管理系统就显得尤为重要，更好地实现了信息共享，并统一整合数据关系。

五、结束语

综上所述，住房保障档案记载了民生的住房保障管理过程中所产生的所有档案记录，对人民和国家来说都是宝贵的资料。因此，住房保障档案管理单位必须要管理好、利用好这些档案，并结合信息化进程，做好住房保障管理信息化发展的工作，进一步推进住房保障档案的信息化管理工作。

参考文献

[1]施伟华.住房保障档案信息化管理工作探讨[J].住宅科技，2012，32（9）：55-57.

[2]王喆.住房保障档案信息化管理工作的探讨[J].人力资源管理，2017，（7）：112.

[3]刘友海.如何做好住房保障档案的信息化管理工作[J].科技展望，2017，（2）：138.

作者:伍琴 单位:中国计量科学研究院