高校档案综合信息化管理思路

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摘要：在互联网时代，高校档案管理工作受到广泛重视，采用综合信息化管理方式有助于改善高校的档案管理工作现状，全面提升相关的档案管理工作效果。针对于此，本文分析互联网时代下的高校档案综合信息化管理现状，提出相关的工作建议，利用合理的方式提升高校档案的综合信息化管理质量，全面增强相关的工作效果，为其后续发展夯实基础。

关键词：互联网时代；高校档案；综合信息化管理

目前在高校档案管理工作中还存在很多问题，尚未形成信息化的工作模式，难以采用积极有效的措施改善相关的档案管理工作，严重影响其长远发展。因此，在高校的档案管理工作中应合理运用先进的互联网技术，解决目前存在的工作问题，全面提升高校档案管理工作质量，达到预期的工作目的。

一、互联网时代下高校档案综合信息化管理重要性

随着计算机技术与网络信息技术的普及，人类已进入信息时代，互联网时代的提出，为各行各业带来很多新的机遇，尤其在教育领域中，互联网时代的到来，为档案综合信息化管理提供了一定的帮助。目前很多高校在档案管理的工作中，已经开始进行数字化的管理，工作体系的建设趋于完善，在此情况下，合理的开展档案综合信息化管理工作十分重要。

（一）有助于提升档案管理的便利性

从本质上来讲，高校档案属于学校发展和历史的见证，其中主要包含学生学习、教师教学与科研的各种真实凭证，具有一定的保存价值，但是，在传统的档案管理工作中，手工操作的方式十分落后，高校档案管理部门进行操作形式的创新改革十分重要，合理进行档案信息化建设迫在眉睫。与此同时，在档案信息化建设的过程中，数字化系统、OA系统成为主要载体，合理的采用综合信息系统，能够全面提升档案搜集、查询与利用的便利性，有效改善传统手工操作法的应用现状。

（二）有助于提升档案利用率

经过实践操作研究可以得知，在传统的档案管理、搜集与检索工作中，主要使用人工服务的手段，工作内容较为繁琐，耗费的时间很长，所提供的服务工作质量很低，尤其传统档案采用纸张为载体存储信息，长时间使用磨损程度较高，档案的寿命减少，会导致管理人员的工作量增加，降低利用率。而采用综合信息化管理的方式进行处理，可以使用网络信息平台、数据库系统等存储相关信息，能够预防因为纸张磨损出现的问题，不仅方便档案的管理，还能全面提升档案利用率，增强工作效果，满足当前时展需求。

（三）能够满足时展需求

在高校传统的档案管理工作中，手工操作法的应用，势必会带来很多不便之处，甚至还会出现一些问题，不能确保相关的档案管理效果，对高校档案管理工作的长远发展会造成不良影响。而在互联网的时代背景之下，合理使用先进的网络信息技术，有助于建设相关的档案信息资源系统，加快资源的开发工作力度，加快数字化建设速度，形成信息管理的标准化模式，使得信息服务向着网络化的进程发展，促使高校的档案管理工作健康进步，在一定程度上还能为高校档案改革和现代化服务建设提供帮助。可见，在互联网时代背景之下，进行高校档案的信息化管理，能够满足时展的需求，改善相关的档案管理工作现状，为高校档案管理工作的发展提供帮助。

二、互联网时代下高校档案管理的问题

目前在互联网的时代背景之下，高校的档案管理工作存在很多问题，不能确保相关的管理工作效果，难以满足当前的时展需求，严重影响整体的档案管控效果。具体的问题表现为：

（一）缺乏完善的基础设施

高校的档案管理信息化建设，对硬件机械设备和软件系统提出很高的要求，其属于档案管理信息化建设发展的基础形式。但是，在高校的档案管理工作中，由于缺乏充足的资金，没有积极建设完善的基础设施，未能严格按照相关的互联网技术应用特点与需求正确开展档案信息化建设与管理工作。一些高校的档案管理基础设施十分落后，未能合理的配置计算机设备、路由器设备、扫描仪设备等等，且相关的信息系统的设置十分落后，不能确保工作效果。尤其在局域网和因特网的应用方面，没有结合档案的信息化管理需求进行设置，严重影响各方面的工作质量和水平。由此可见，学校所拨发的行政经费根本不能满足相关的档案信息化管理需求，难以通过科学有效的措施提升相关档案管理工作效果，严重影响各方面的工作质量和水平。

（二）管理载体落后

目前在传统的档案管理工作中，主要使用纸张为载体进行处理，难以确保相关的档案信息化管理工作效果，在一定程度上会导致相关的档案管理工作水平降低。一般情况下，互联网时代进行档案的综合信息化管理，主要就是利用先进的数字化技术进行处理，将纸张档案载体、实物载体与其他载体形式的档案信息，转变成为数字技术、网络信息技术等管理形式的数据信息，从而满足相关的计算机管理需求。然而，目前很多高校在档案管理的工作中，仍然采用传统的档案管理方式，未能结合实际的档案信息管理需求进行处理，没有通过科学合理的方式进行处理，在一定程度上会导致相关档案管理工作的效果降低。

（三）缺乏高素质人才队伍

相关档案管理工作人员的专业素质较低，缺乏正确的观念意识与专业技能，计算机应用能力较差，高校档案管理部门对工作人员的专业素养要求很低。且当前高校中的档案管理工作人员，尚未掌握具体的专业知识和信息技能，没有掌握相关的档案管理手段，不仅没有全面掌握相关的档案管理工作知识与技能，还没有全面的了解网络信息技术应用措施和方法，在一定程度上会导致档案管理工作效率和水平降低，难以优化相关的工作模式和体系，在缺乏优秀人才队伍的情况下，会导致相关的档案信息化管理工作受到制约性影响，难以确保其工作效果与质量。

三、互联网时代下高校档案综合信息化管理措施

据上述的内容得知，目前在高校的档案管理工作中，还存在很多的问题，不能确保相关工作效果，难以有效改善目前的工作现状，甚至会对档案的信息化管理造成制约性影响。针对于此，下文分析高校的档案综合信息化管理，提出几点工作建议，为后续的发展夯实基础。

（一）加大高校之间的交流力度

我国很多高校在档案信息化建设方面，起步的较晚，且工作效果较低，而部分高校的档案信息化建设时间很早，有丰富的工作经验。在此情况下，建议高校之间加大沟通交流力度，在相互沟通和交流的情况下，积极借鉴先进的经验，合理的完成相关工作任务。与此同时，在高校的日常档案管理工作中，可积极向其他学校学习，到实地进行考察，开展现场的交流沟通活动，邀请专家到高校进行合理的指导，在一定程度上可以掌握较为先进的工作经验，树立正确的管理理念，加快信息化的建设力度，减少各个高校之间的差距，确保将网络信息技术的积极作用和优势在高校档案管理工作中充分发挥出来，以此形成相应的工作模式与机制，确保不会出现其他的问题，有效提升相关的档案信息化管理水平，满足目前的工作要求。

（二）加大资金的投入力度

当前很多高校在档案信息化建设的过程中，与学校的信息化建设相比十分落后，未能形成同步发展的模式，在此情况下，会导致高校的档案管理工作质量和服务水平受到影响。因此，高校的档案管理部门在实际工作中，应合理的完成基础性任务，结合教学科研工作需求、师生服务需求等，积极采用先进的网络信息技术开展工作，合理的进行档案的信息化改革创新。在高校的档案管理工作中，应增加资金的支持力度，在充足经费的支持下，积极引进先进的机械设备与软件系统，丰富软硬件，形成相应的软硬件应用模式，在加大领导部门支持和重视的情况下，合理传达档案部门的相关文件，加深印象，使得各个人员能够充分意识到高校档案管理的重要性，在增加经费、提升支持度的情况下，有效提升高校档案管理的信息化水平，将网络信息技术的积极作用充分发挥出来，以此提升相关的工作水平，满足当前的工作要求。

（三）加大网站平台的建设力度

为有效提升高校的档案管理工作水平，应合理使用先进的互联网技术，在网络信息技术的支持下，合理的建设网站平台，有效增强相关的档案管理效果。首先，高校在档案管理的工作中，应积极建设网站主页，应用先进的网站平台技术合理完成相关的工作，有效提升档案管理的信息化水平。其次，应改变目前的档案管理工作现状，使用先进信息技术提升档案信息查询的便利性，并建设相关的网站平台提供查询服务，有效增强档案管理质量和水平，打破传统工作的局限性。最后，在档案管理信息化建设环节中，还需总结丰富的网络信息技术应用经验，通过应用先进的信息技术，营造良好的服务平台。值得注意的是，在高校的档案管理工作中，应结合实际的工作要求，创建先进的工作模式，要求相关部门在网站平台中输入档案信息，利用网络系统完成对档案数据信息的搜集、整理和处理等任务，在一定程度上能够有效增强相关的档案信息化建设水平，以此提升整体的网络信息技术应用水平。

（四）合理使用先进信息技术提升服务质量

高校档案管理的工作中使用先进互联网技术，并非一蹴即成的工作，而是系统性的工程，就算高校可以一次性的投入到位，但是，在后续的维护还有更新方面，需要长时间的努力。在此情况下，就应该合理的使用先进信息技术，全面提升相关的服务工作质量。首先，档案管理部门需要与高校的各个部门相互合作，使用先进信息技术，共同建设出信息化的档案馆，邀请专业的技术人员开展相关技术指导活动，并有效执行后续的维护工作。高校的档案部门与信息技术中心相互合作，可共同开发创建出档案信息化管理系统、OA办公系统等等，有助于实现档案的自动化管理，使得档案的相关文件条目之内的数据信息和电子文件实现无缝对接，简化档案管理的工作流程，节省资金的支出量，促使相关档案管理效果和水平的增强。其次，在信息化管理的工作中要求结合档案管理特点和需求，正确开展相关的指导活动，采用先进的信息技术与档案管理系统，存储与管理各种信息，有效增强相关的信息技术应用效果，达到预期的工作目的。

（五）打造优质人才队伍

互联网时代背景之下，高校进行档案的综合信息化管理，应打造优质的人才队伍，在人才的支持下，有效增强档案信息化管理效果。一方面，可聘用专业素质很高的优秀人才，要求具有丰富的工作经验，在人才队伍的支持下有效增强相关的档案信息化管理水平，进一步提升档案管理的效果。另一方面，要求在实际的工作中，对档案人员进行专业知识还有先进技能的教育培训，提高其综合素养与专业能力，打破传统工作的局限性，有效解决目前存在的问题，在增强相关档案管理效果的情况下，将人才队伍的积极作用充分发挥出来，全面增强档案信息化管理工作效果。

四、结语

互联网时代背景之下，高校传统的档案管理方式已经不能满足当前的时展需求，应结合档案管理的特点，正确使用先进的网络信息技术，创建优质的网络平台，在先进技术的支持下提升相关的档案管理效果，打造优质的人才队伍，合理使用先进信息技术改善档案管理的现状，打破传统工作的局限性，以此形成新时期背景之下先进的档案管控模式。

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作者:周晚琴 单位:广东石油化工学院综合档案室