医用耗材采购管理流程诊断分析

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1.引言

医用耗材具有产品种类多，品规多，专业性强，临床使用量大等特点，近年来医用耗材成本占医院医疗成本的比重逐年增大。国家频繁颁发实施耗材改革方案，包括《国务院办公厅关于印发治理高值医用耗材改革方案的通知》（国办发〔2019〕37号）、《关于印发医疗机构医用耗材管理办法（试行）的通知》（国卫医发〔2019〕43号）等，体现了国家针对医用耗材“合规、控本、增效”的管理要求。因此，加强医用耗材管理的科学性，在整个医院运营管理中显得尤为重要，对耗材管理流程进行诊断并针对问题进行管理提升，既能满足外部监管要求，也能实现内部管理需要，从而降低运营风险，提升运营效率。北京大学肿瘤医院针对实际工作流程中的问题，对医用耗材从科室提出需求到领用的整个流程进行分析，并提出改进建议。

2.研究对象及方法

2.1明确医用耗材及分类

医用耗材主要包括低值医用耗材、高值医用耗材、诊断试剂耗材等。低值医院耗材：主要是指消耗很频繁。价值相对较低，如一次性使用无菌医用材料，一次性使用护理材料等消耗型医用材料，包括敷料、吸氧管、一次性中单、一次性注射器、医用棉球、医用胶布、纱布块、手术刀片、采血针、缝合线、医用棉签等。高值医用耗材：主要是指对安全性有严格要求、直接作用于人体、严格控制生产使用的消耗型医用材料和价值相对较高的消耗型医用材料，如血管介人类材料、非血管介入类材料、电生理、结扎类、骨科材料等。包括植入体内化疗泵、超声活检针、吻合器、人工髋关节等。诊断试剂耗材：主要是指体内和体外诊断试剂、放射材料等，诊断试剂中除用于诊断的如旧结核菌素、布氏菌素、锡克毒素等皮内用的体内诊断试剂等外，大部分为体外诊断试剂。包括临床生化试剂、免疫诊断试剂、分子诊断试剂等。（以上各分类目前没有明确的规范性文件，各地方各医疗机构管理内容不完全一致）流程诊断识别：使用ECRS结合ESIA方法，对流程进行全面诊断。ESIA法是减少流程中非增值活动以及调整流程的核心增值活动的实用原则。消除（Eliminate）、简化（Simply）、整合（Integrate）和自动化（Automate）四个步骤，简称ESIA法。基于上述理论，耗材采购管理部门收集耗材采购管理全流程的基本资料，对耗材管理各级主要领导及业务人员进行深入访谈，总结流程描述及初步绘制流程图，对各流程进行穿行测试和系统测试。依据政策、组织等对耗材管理流程的要求，从流程完备性、执行有效性、信息互联性、业财一体性、内控合规性、效率提升性、基础数据完备性、决策支持循证性八个维度，对现行耗材管理流程进行诊断识别。

2.2流程改进

对标耗材管理流程最佳实践，提出流程改进合理化建议。

3.结果

3.1确定流程范围及流程节点

实地调研2家同级别医院，对标6家同级别医院及3家信息系统，共访谈职能处室14个，部门主任/副主任/业务人员共计20余人。根据结合JCI标准、既往经验以及调研对标实践，总结出医用耗材管理提升关键节点，包括寻源管理、供应商管理、需求管理、采购管理以及库存管理。通过流程梳理和优化，形成了一系列的流程图，明确了各流程环节的主责科室、主责人员、流程动作、控制重点和表单体系等内容。以高值耗材入库流程为例：

3.2梳理问题清单

针对卫生材料中的高值耗材、低值耗材以及诊断试剂耗材，分别在上述节点中进行问题识别。一共发现13个重要问题和28个一般问题，其中，对于信息化问题，将在耗材管理信息系统中进行完善，非信息化问题，将会更改或制定相应的流程制度进行解决。

4.解决方案

以重点问题为例，针对总结出的重点问题，进行对标分析，总结出建议解决方案。耗材名称不统一。建议解决方案：严格按照注册证统一耗材名称，优化耗材计费功能，逐步与HIS系统形成接口，对科室耗材领用人进行培训，高值耗材使用时，按照标准操作流程进行病人与耗材使用信息匹配，点击计费功能，并同步到HIS系统。耗材遴选前调研信息不够充分问题。建议解决方案：要求供应商提供耗材同类产品的调研对比资料，填写同类产品调研表，对于金额高、技术难的耗材，由使用管理部门评估其使用价值，根据调研信息和评估，科室在临床使用后，提供充分的循证医学论证。需求申请缺乏基础数据积累问题。建议解决方案：在耗材管理系统中给科室开放权限，科室固定时间申报需求计划；系统记录至少6个月以上科室耗材领用、入库、出库等数据，对历史数据进行分析，设定最低库存基数、每周申领频次以及申领量，自动进行补货。缺乏科室库管理。建议解决方案：明确科室库管理人员及其职责范围，对科室库管理人员进行相关流程的培训，科室库人员按照标准操作流程执行采购和库房管理，并定期由相关部门监管。耗材管理流程作为医院整体运营流程的重要组成部分，其流程的科学设计对于提高医院运营效率，保证医疗质量具有重要的意义。通过对耗材管理流程中存在的问题，并针对性的提出改进措施，使得耗材管理取得了一定的成绩。合规控制维度，实现了线上全流程闭环管理，实现职责分离，完成100%废除原来的“寄销”模式；安全管理维度，货品出错数量大幅减少。已基本解决“货单不符”问题，新增有效期预警功能，杜绝过期浪费情况，实现100%的高值耗材采购及使用信息化可追溯，规避超过10次采购操作缺陷；成本控制维度，建立了二级库管理体系，合理控制库存，节省资金。2018年全年吻合器耗材库存成本（资金占用）减少20万，科室库状态可实时监控，逐步实现科室库存量科学合理。科室出库，实现“以耗代销”管理，采购管理部门可100%监控科室库存状态；医院绩效提升维度，提升15项卫材管理考核指标，指标改善率达68%；涉及二级库管理、耗材全程信息化追溯等指标，采用射频识别(RFID)技术的医用高值耗材全流程精细化管理系统，实现医用高值耗材全流程精细化信息化及可视化管理；运营效率维度，流程优化并取消手工录入，减少审批流。取消手工录入系统操作，采购管理部门采购员及库管员每人每月可节省3～5天工作时长，大幅提高工作效率且风险可控。物资字典数量显著减少，供应商管理效率显著提高。物资字典数目减少2000条。物资、供应商、资质一一对应，采购员工作效率大幅提高，每天节约工作时长20分钟。协同改善维度，通过诊断提升项目，医院实现名称、数据等信息初步规范统一；HIS与高值系统实现初步对接。

5.结论

通过本次卫生材料管理提升专项项目，医院耗材专项管理水平显著提升，使得医用耗材从购进、验收、入库、领用、出库等全流程各个环节更加规范，保障医院的医用耗材使用效率，创造更优化的经济效益和社会效益。

作者:刘佳平 古浩璁 袁利玮 闫锟 李莉 单位:北京大学肿瘤医院