计算机管理档案要点探讨

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【摘要】目前，随着信息化建设的不断发展，各行各业都在广泛运用计算机技术。在档案管理中，运用计算机技术，不仅能够节省人力，而且又能提高档案管理的利用率。本文主要分析了运用计算机管理档案中存在的问题，并提出了一些相关有效措施，希望能够对相关负责人起到一定的帮助作用。

【关键词】计算机；管理档案；问题；措施

引言

现如今，随着我国工业化和信息化的不断深入发展，运用计算机管理档案已经成为了档案管理工作的重要技术支撑。但是，从目前我国档案管理的现状来看，运用计算机管理档案还不成熟，存在很多的问题，比如，数字档案的准确性受到挑战、档案管理人员业务素质缺乏、档案管理系统统一标准缺乏等。因此，相关的档案管理负责人应该充分认识到档案管理的重要性，不断加强数字档案的信息基础设施建设，并推进计算机档案数据库规范化建设与管理，从而推动计算机档案管理走上可持续发展的轨道。

1运用计算机管理档案中存在的问题

1.1数字档案的准确性受到挑战

我们都知道，运用计算机管理档案中涉及到的内容非常多，其中包括档案资源的上传、下载、共享等，由此可见，这在很大程度上给档案管理提出了更高的要求。要想真正实现计算机管理档案，就必须要以数字档案作为基础，但是，从目前计算机档案管理的现状来看，对于数字档案管理很难进行有效把握，在档案进行录入、存储、处理的过程中，很容易受到计算机病毒的影响，从而给档案原貌造成严重破坏，影响档案的真实性和完整性。

1.2档案管理人员缺乏业务素质

档案管理工作是一项非常繁琐的工作，需要进行录入、存储、处理、输出等顺序，但是，据相关调查显示，目前在档案管理方面缺乏专业人才，相关的档案管理人员没有较高的业务素质和专业知识。同时，一部分档案管理人员缺乏对数字档案文件“保存”和“归档”意识，没有认识到数字档案文件在计算机管理档案中的重要性，从而使得数字档案文件缺乏完整性。除此之外，还有的档案管理人员为了节省自身的时间，认为只要有原始纸质档案，就不用对数字档案文件进行管理。1.3档案管理系统统一标准缺乏目前，我国档案管理软件系统种类繁多，但是没有一个统一的标准，也没有国家档案管理部门制定的指导性意见，从而影响了计算机档案管理的进程。同时，由于计算机档案管理有在线检索、数据交换、资源共享等功能，但是档案管理软件没有实行“国家标准”，从而影响了计算机档案管理的功能发挥。

2运用计算机管理档案的有效措施

计算机技术是档案现代化管理先进技术手段的核心，因此，相关档案管理人员应该充分认识到运用计算机管理档案的重要性，认真学习计算机理论知识，从而提高计算机档案管理的水平。具体做法如下：

2.1加强数字档案的信息基础设施建设

为了提高计算机档案管理水平，就必须加强数字档案的信息基础设施建设。在档案管理中，相关档案管理人员应该重视计算机技术，不断提高数字档案信息的可靠性、准确性和安全性。同时，档案管理人员还应该改变以往传统纸质档案管理手段，不断使用数字档案管理方法。除此之外，档案管理部门应该加大对档案管理工作的投入，把所有纸质档案转换为数字档案，全面实现档案管理的数字化，从而提高计算机档案管理工作的效率和质量。

2.2推进计算机档案数据库规范化建设与管理

推进计算机档案数据库规范化建设与管理也属于运用计算机管理档案中的一项重要措施。档案管理部门应该加大对计算机档案资源管理力度，提高档案管理的质量，不断整合各类档案信息资源。同时，档案管理部门还应该建设多层次共享平台，坚持公开原则，创新服务机制，从而保证档案信息的共享性。建立完善的档案管理长效发展机制，从而提高计算机档案管理的利用率。除此之外，档案管理部门还应该制定统一标准，根据数字档案管理的共享要求，不断规范档案数字化与网络化建设，从而实现档案信息资源优势互补和共享，最终推动计算机档案数据库规范化建设与管理。

2.3完善计算机档案管理规章制度

在运用计算机管理档案中，完善计算机档案管理规章制度显得非常重要。只有完善了计算机档案管理规章制度，才能保证计算机档案管理工作的顺利进行。对于那些涉及到数据安全、网络安全等方面的重要档案信息应该根据相关的规章制度来进行统一管理，并妥善存放档案中的重要信息、密码、资料、文档等。同时，还要禁止闲杂人等进入档案管理室，要保证档案管理信息、文档、数据的完整性和真实性。

3结束语

综上所述，运用计算机管理档案符合我国现代化发展的需求，因此，相关档案管理人员应该充分认识到计算机管理档案的重要性，不断积累丰富的工作经验，妥善存放档案中的重要信息、密码、资料、文档等，从而保证计算机管理工作的顺利进行，促进我国社会经济的不断发展。

参考文献

[1]王新凤.档案计算机管理工作存在的问题及改进措施[J].中国管理信息化，2012，14：96~97.

[2]邓喜英.现阶段档案管理计算机化过程中若干问题的思考[J].黑龙江科技信息，2016，14：174

作者：滕腾，郗颖 单位：青岛市市南区社区