数字化档案计算机管理研究

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【摘要】

科学技术的发展，人类进入了互联网的时代，人类的沟通和交流由传统书信的传递到现代互联网的数字化得信息传递，这一革命性的举措为人类带来巨大的改变，数字化时代也为档案计算机的管理方面提供了一定的便利性，在提供便利的同时也带来了一些问题。笔者通过这几年的工作实践，对于数字化时代的档案计算机的管理进行了相关研究，希望这些研究能够为未来人们对于在数字化得时代下计算机管理方面提供一定的参考和借鉴。

【关键词】

数字化时代；计算机管理；档案管理

在数字化的时代下，人们的信息的处理和传输的方式发生了巨大的改变，人们的生活方式也发生了巨大的改变，与此同时档案计算机的管理也发生了巨大的变化，数字化在档案计算机的管理方面改变了以往的档案计算机的管理的方式，为档案计算机的管理提供了很多的便利。同时也改变了单位办公的主要的方式，现在多是实行了无纸化的办公模式，计算机办公可以让传统的档案的工作人员从传统的繁琐的工作中解脱出来，提供了很大的便利性，同时又节省了很多的人力、物力、财力等。笔者接下来为数字化时代下档案计算机的管理进行主要的分析。

1数字化档案计算机管理带来的改变

互联网时代的到来，使得计算机行业得到了快速地发展，计算机已经成为各行各业中不可或缺的一部分。其中数字化档案管理，是将档案以电子文档的方式进行归档，这种归档的方式便于对档案的查找保存时间长，同时能够使信息快速地传递，又能快速地实现资源的共享，相较于传统的纸质的档案管理具有很多的优越性。数字化时代下的档案计算机的管理与传统的通过手写的归档的方式具有很大的不同之处，主要体现在档案计算机管理可以做到对于文件级别的管理，其中具体的操作的流程有：档案部门对档案文件进行归纳整理之后，会根据一定的文件的编号和相应的文件的整理的标准，对文件进行唯一的命名，然后根据文件的特殊性和保密性进行相关的文件的保密的处理，也可以进行相应的标引。在平时如果需要对相关的文件进行查阅时，可以电子档案的系统的输入关键词的方式进行相关档案的调阅，这种调阅的方式相比于传统的纸质版的方式更加方便、快捷同时又节省了人力和时间。档案计算机管理的对象发生了很大的改变，由传统的半自动化转变成全自动化。档案计算机管理的对象主要是电子档案全文，其中店址档案全文可以从网上下载或者在计算机的数据库中进行关键词的查找。其中档案的数据库包括全文数据库、多媒体数据库等，其中全文数据库是一个比较大的文件其中包含很多的文档，这些文档没有具体的大小的限制，可长可短，其中也可以包括声音、视频文件。全文数据库中包含声音、视频等文件时就是多媒体数据库。其中档案数据库会面对很多的对象，其中只是用来存储文件的数据库是关系型的数据库，对于数据的处理要用另外的程序进行。

2数字档案计算机管理的未来的发展

数字化需要一定的网络来实现，其中在数字化网络的环境下，计算机将要实现网络化的管理。数字档案网络的计算机的管理对于网络具有很强的依赖性，同时也依赖于一定的办公的软件。在档案的二次信息的管理时，一般都是采用专门的针对处理档案计算机的软件来进行处理，这种软件一般都是单机版的，同时功能简单、易于维护和操作。由于网络的出现，网络运行环境下的办公自动化有了很大的发展，这种网络自动化改变了以前的单一的档案处理的模式。可以将文件从形成到归档到系统的管理的整个过程都涵盖在其中，但是这种办公自动化得文档的管理比以前的计算机的档案管理系统要复杂。在未来档案计算机管理会实现文档管理的一体化，在网络的环境下，文件中生成到归档都可以在网络上进行，文件在生成文档之后的电子档案，这种电子档案具有一定的复杂性，对于这种特性需要对其进行相应的系统维护和整理，以确保电子档案在保存的过程中的安全性，电子档案能在长时间处在可读性的状态中。其中在对电子档案的维护中的管理的工作可以在计算机的软件的平台上，查找电子档案的位置和信息，但是查找的前提下要保证网络环境的安全性和网络载体的安全性等问题，进行定期检查，检测，同时定期进行转存和对电子档案的维护的工作。电子档案的保存的过程需要依靠一定的计算机的硬件，而且不同的电子档案的保存会出现不同的计算机的硬件系统，会产生对于电子档案的可读性的问题，因此可以将不同的文件转化成标准的格式进行保存。

参考文献

[1]范英.浅谈运用计算机在数字化档案管理中的利与弊及其对策[J].科技与企业，2014（15）：64.

[2]王蓓.浅谈数字化时代公共图书馆档案管理信息化[J].图书情报论坛，2016（02）：22~23+33.

作者:朱浩然 耿智星 梅开 单位:南京邮电大学自动化院自动化系