电子档案科学管理论文

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一、深度开展电子档案管理的重要意义

1．电子档案可以完成信息成果多份拷贝，有利于提高档案服务水平。

使用电子档案，能够将大部分原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或数字通信技术，实现众多用户对档案的查询和筛选，便于拷贝和传输，为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，扩大社会影响，拓宽服务范围，提高服务水平和质量。

2．电子档案可以使档案信息顺利地与最新技术接轨，有利于顺应信息传播的时代要求。

现如今，人类正在进入一个“水平化”的信息高速扩散时代，对群众高度关注的重大突发事件信息及时进行公开透明的，不仅是破解各类不实谣言和不良信息“乘虚而入”的唯一药方，也是维护政府公信力、提升政府执政能力的重要体现。当前，我国正在大力推进“信息高速公路”建设，档案管理工作必须适应这一客观形势的变化和新时代的要求，实现档案信息电子化。

二、现实管理工作中存在的主要问题

1．电子档案管理存在认识上的局限性。

以往常常把档案贴上封条往档案室里一放了事，电子档案也只是在相关设备里一存便完事大吉，忽视了档案信息公布于社会、服务于大众的功能，更认识不到电子档案服务大众的方便、快捷优势，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。更有少数极端者，认为档案是单位的私有财产，使电子档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上向公众公开了。

2．电子档案管理标准化的进展缓慢。

电子档案管理的标准化是实施计算机管理的前提和基础。现实中，许多单位和部门的电子档案管理业务基础较差，案卷质量不高，各类档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，各自为政，各行其事，妨碍了电子档案管理的标准化、规范化进程，制约了电子文件的整理、归档、利用。

3．电子档案管理存在安全性隐患。

电子文件档案信息通过网络传送的过程中，容易被窃听、泄密、篡改和伪造，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒入侵，致使电子文件档案的原始性、真实性、完整性容易被破坏，电子文件档案信息的安全就会受到严重威胁。

三、对策探讨

1．组织教育培训，全面提高对电子档案管理的认识。

电子档案是指具有保存价值的已经归档和正在归档的电子文件及其相关资料。做好电子档案管理工作，必须对管理人员开展系统的宣传、教育和培训，使其深刻领会开展电子档案管理工作的重要意义，充分认识电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法的差异和不同，发挥好电子档案管理的社会效益和经济效益。

2．加强制度建设，建立规范的电子档案管理机制。

一是健全和完善电子档案管理业务流程和技术规范，细化工作环节和步骤，明确归档方式、归档范围、归档制度和归档时间；二是建立必要的安全保障制度，确保电子档案的安全性、完整性与真实性；三是建立一级抓一级的层级检查制度，强化对电子档案管理的监督检查；四是建立服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用相统一的高效服务制度——集成服务，让用户满意。

3．强化管理措施，保证电子档案信息安全。

要构建一个相对完善的电子档案管理和利用制度，规范电子档案管理相关步骤，从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，采用签署、加密等技术方法，定期检查电子档案管理网络，及时针对网络安全漏洞进行修复，防范对电子文件的非法访问和随意删改，防止网络“黑客”的进入，最终要形成一套网络基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面实用、有效的安全科学管理机制。要对电子档案进行实时更新，保证电子档案信息的实效性。

作者：葛昕 刘天骄 单位：蛟河市社会保险档案管理中心