办公室行政事务管理策略浅析

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【内容摘要】随着企业的不断发展，办公室行政事务管理的重要性得以凸显。但是，因为各方面因素的影响，导致办公室行政事务管理工作无法持续开展下去，阻碍组织机构行政发展水平的提升，同时影响企业的可持续发展。因此，作为办公室行政事务管理工作者，应将办公室行政事务管理的职能完全发挥出来，以促进企业的有序运作和可持续发展。

【关键词】办公室;行政事务;行政管理

办公室是进行综合事务管理的主要部门，是企业管理的核心所在。在企业内部管理中要重视办公室的工作，清楚认识不足之处。所以，如何落实办公室行政事务管理工作，更好地服务于企业的管理和运作就成为当前开展办公室行政事务管理要重点关注的问题。

一、办公室行政事务管理工作概述

针对办公室行政事务管理而言，其意义非凡，特点主要表现在:一是繁杂性。众所周知，每一项综合性的工作都会带有内容繁杂的特点，当然，办公室行政事务管理依旧。考虑到其本身会涉及到诸多部门的各种事项。所以，开展行政管理工作时除开做好办公室本职工作之外，还会牵涉到诸多部门。作为行政管理人员，就要与各个部门保持密切的联系，但这会耗费大量的精力和时间，工作难度非常大。二是服务性。行政事务管理综合性较强，这样就使得其本身的服务性也非常明显。在持续的推动企业进步发展的环节，是否能够高效开展办公室行政事务管理工作会对企业的发展产生直接的影响［1］。

二、办公室行政事务管理的主要职能

针对办公室行政事务管理，其主要职能在于:第一，管理助手。新时期下的办公室行政事务管理就是为了给企业建言献策，属于领导强而有力的后盾，其作用对于领导层而言是至关重要的。第二，执行助手。企业领导层在布置工作任务，下达对应的指示精神，都是需要办公室的行政事务管理人员来传达、落实、督促。所以，办公室作为核心需要发挥其助手的职能。第三，决策助手。相对于企业来说，在办公室事务处理中，对于决策会产生直接的影响。作为办公室的相关人员，还需要针对各个事项、决策效果等进行全面的调查研究与分析，这样就可以发挥其关键性的作用，为领导层提供自己的建议［2］。

三、办公室行政事务管理的有效途径

针对办公室工作而言，还需要明确的了解其具体的工作职能范围;完善行政事务管理工作制度，注重管理模式的改革与创新;实现行政事务监督工作的合理优化;加大信息管理系统建设的力度;提高管理人员的综合素质等对应的方式方法入手，这样才能落实其行政事务管理工作。

(一)明确办公室行政事务管理工作职能范围。由于办公室的行政事务管理工作是一项突发性强、范围宽、不确定性高的工作，这主要是因为其具备综合性质。因此，纵观企业的实际发展情况，在办公室内部存在职能职责不清楚、权责不明等问题，由于缺少对应的规章制度的支持，在实际的操作中需要按照对应的业务需求来进行职责与职能的调整和划分。基于职责范围事务的具体分析，就需要让界定变得更加的明确，这样就会对于工作人员进行直接的安排，一旦这种类似的情况在无限积累之后，势必会影响到办公室的工作效率，同时影响到行政管理工作的秩序性。为了高效发展办公室工作，就需要做好统筹处理，将对应的责任管理体系加以完善，基于定责、定岗、定标准等要求来明确各项工作，这样才可以确保办公室整体工作效率的提升。定责，要求结合实际情况，将各个岗位的责任进一步明确，确保真正做到人岗匹配、分工明确、权责对等;定岗，需要基于单位的实际要求，设置好必不可少的工作岗位;定标准，要结合岗位的实际工作要求明确岗位工作实施细则，明确日常的工作管理规范，这样就能按照既定的工作流程和职能权限，确保各项工作的顺利开展。

(二)完善行政事务管理工作制度，注重管理模式的改革与创新。将办公室系列工作规范制度加以落实，就可以确保各项工作能够有序的开展。将企业的制度设计完善。基于体现制度的优越性，全面激励员工，以促进全面的创新，做好各项事务程序的简化，营造和谐的办公环境，提升事务处理效率。完善相对应的制度，并且做好绩效考评制度的合理补充与调整，将不合理、不规范的制度全部剔除，将责任追究制度、奖惩机制和监督机制完善。随着责任的明确，基于机制管人管事可以积极推动工作的开展［3］。在管理模式的改革与创新中，针对办公室行政事务管理工作来说，管理模式的改革与创新也是日常工作之中不容忽视的一项内容，其不仅仅能有效引导行政事务管理工作的持续开展，同时能对制度的真正落实、员工行为与思想产生一定的约束作用。此外，作为管理部门还要将“以人为本”的基本理念与改革更新之后的管理模式结合起来，这样在管理模式得以落实与完善的同时为行政事务管理工作提供支撑条件，提高其管理水平和质量。

(三)实现行政事务监督工作的合理优化。监督服务作为办公室行政事务管理工作开展的关键，能为领导层的决策提供有效的、科学的参考意见。在新时期下，开展办公室行政事务管理时需要深入贯彻党的组织理念，并且以此为基础不断完善监管制度，将行政事务管理的执行力提上去。在开展行政监督工作的过程中，办公室还要与相关的企业做好积极的沟通与交流，在协调能力得以增强的同时确保管理手段更加科学与合理。此外，在实施办公室的行政事务管理时，无论是对于领导还是对于全体员工而言都是不可或缺的重要服务，想要进一步提升办公室的行政事务管理效率，就需要发挥各个部门的作用，这就要求进一步提升对于监督管理体系优化的实际重视度。针对办公室的行政事务管理工作，还需要打破传统思想观念的束缚，一方面要将管理的态度加以改变，另一方面要适当拓展管理的范围，真正帮助领导层制定决策，为存在实际困难的员工提供对应的帮助［4］。

(四)加大信息管理系统建设的力度。随着信息技术的不断发展，办公室的行政事务管理与网络之间的联系变得越来越密切，而现代化的行政事务管理虽然在效率方面有了一定的提升，但是依旧需要引入大量先进的设备与技术，这样才能做到与时俱进。同时，基于办公室行政事务管理的角度出发，需要对于具体的管理要求有充分的考虑。第一，构建相对应的信息化管理系统。第二，将技术加以落实，并且持续的做好改进处理，这样才可以让企业的实际需求与行政事务管理直接匹配起来。同时，在具体构建行政事务管理系统的时候一定不要吝啬资金与技术方面的投入，实现与网络信息系统和计算机设备的相互融合，提供高程度的保障，服务于行政事务管理工作的有序开展。如，针对行政事务管理系统的设计，首先就需要针对其行政事务的具体内容加以分析，以明确行政事务各个系统的具体作用以及对应的功能组成。针对企业的行政事务管理系统功能而言，具体见图1所示。图1系统总体功能模块图为了更好地了解办公室行政事务管理的流程，在具体的设计之中可以考勤为例，针对其具体的系统设计进行分析，技术架构见图2所示。考虑到行政事务管理系统的重要性，其功能结构就成为关键，在具体的设计中需要结合具体的内容，融合模块化的设计思想，为办公室的行政事务管理工作提供建议与措施。

(五)提高管理人员的综合素质。一直以来，人力就是生产的原动力，针对企业的办公室行政事务管理而言也是如此。想要将管理的质量与效率从根本上提升，就需要相关的管理人员的综合素质和专业水平能够达标。所以，办公室的行政事务管理部门要与具体的情况结合起来，针对管理人员的素质进行综合性的分析与研究，确保及时发现其存在的问题，然后找到对应的解决途径。如利用培训的方式帮助管理人员弥补知识与技能的不足与缺陷，与行政事务管理的具体要求充分结合。一般来说，办公室的行政事务管理人员培训主要是集中在工作态度、实践能力、专业技能等方面，可以提升其全自动化办公的信息化技术水平，也要注意管理人员本身的创新能力和沟通能力的进一步提高［5］。

四、结语

对于企业开展各项工作而言，办公室作为主要的场所，其本身就发挥了联系部门、沟通领导的纽带性作用。在办公室的日常行政事务管理之中，不仅需要对于各项工作流程进行全盘的考虑，还要基于实际情况针对各个岗位划分对应的职能权限。同时，在辅助决策方面要将工作流程落实，做好决策之前的调研、决策中的论证、决策后的监督与反馈等工作，保证发挥办公室行政事务管理的基本作用，促进企业的可持续发展。

【参考文献】

［1］王辉．新时代办公室行政事务管理策略研究［J］．办公室业务，2020，1:187+189

［2］彭伟乐．浅谈做好企业办公室行政事务管理的举措［J］．技术与市场，2019，11:179～180

［3］余和平．新时期做好办公室行政事务管理措施［J］．中外企业家，2019，25:140

［4］屠翠．企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施［J］．企业改革与管理，2019，16:19～20

［5］梁超．关于企业办公室行政事务管理工作的相关思考［J］．科技资讯，2019，24:79+81

作者:淡军 王杭 单位:云南电网有限责任公司昆明供电局