企业完善流管理思考

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摘要:电力企业管理的目的是提高企业效率和竞争能力,为此需要先进的信息管理系统辅助企业管理。提出企业自动化信息管理的实质就是用工作流技术协调控制各管理过程。文中从介绍工作流的概念入手,分析了工作流的本质、分类及工作流实现的几种模式。在此基础上,针对电力企业特点,介绍了工作流在电力企业管理中的应用。最后对电力企业管理中的典型工作流进行了详细分析。对企业信息化管理有一定的指导意义。

关键词:工作流;进程;状态;电力企业

中图分类号:TM734;TP311文献标识码:A文章编号:1006-6047(2002)03-0026-03

0引言

电力企业管理的工作重点是协调各种资源,保障设备的良好运行状态,使发电能力自始至终满足电网的需求,并将运营、维修及能源消耗等方面的费用尽可能地降低。完成上述任务涉及到多学科的交叉综合,需要丰富的电力企业管理经验,同时要用科学的理论及先进的技术手段实现电力企业管理自动化[1]。计算机信息管理系统(MIS)就是一种强有力的综合自动化工具,它使企业管理科学化、标准化、规范化。

MIS系统对企业的自动化管理实质上是用工作流(WorkFlow)技术监督、控制和协调管理过程,并对各项任务进行分解,对信息流程,以及资源的利用和投入进行预先跟踪[2~4]。详细地分析和合理地组织工作流,对提高管理过程的效率起关键性作用,从而增加了电厂在市场经济环境下的竞争能力。工作流可以认为是管理过程自动化的理论基础。本文拟对工作流及工作流在电力企业管理中的应用进行介绍,并对一个管理流程实例进行详细分析。

1工作流介绍

1.1工作流及其特点

工作流是为提高工作效率而提出的,目前尚无统一明确的定义,一般认为工作流是“业务流程的全部或部分自动化”,是所要完成的工作在外界环境变化的情况下不同状态间的转化过程。通过对工作流进行深入的比较分析,引用了操作系统中进程(Pro-cess)的概念描述工作流,认为工作流是进程的一个实例,而进程是工作流的概括和抽象。可从以下几个方面对此进行说明。

1·1·1动态性

进程描述的是一个动态概念,而工作流是一个典型的动态过程。

1·1·2并行性

进程反映了并行特点,多个进程是可以并行运行的。同样,实际运行的工作系统中,也往往同时存在多个不同的工作流程的并行运行过程。

1·1·3不确定性

进程可以看作动作序列,这些动作在步与步之间是可以中断的,从而造成了系统的不确定性。工作流也有类似不确定性。如公文管理中,某位执行人由于出差或其它原因而导致系统流程的中断。

1·1·4生命周期

进程从创建到撤销有一个生命周期。换句话说,它有开始、运行和结束。工作流也一样,有其产生、动作和停止的过程。

开始一个进程的行为称为创建进程。因此,创建进程也就意味着一个工作流的开始。公文管理中,可以是拟稿人拟一份文稿从而打开了一个工作流程。一般需要填一份表格。究其实质,打开一个工作流也就是开始了一个特定的工作。

进程的运行是其在各个状态之间的转换,其中包括进程由于阻塞而被挂起,由于激活而就绪。在运行工作流的过程中,执行任务的人员必须掌控某些信息,并作出必要的决策。当执行人由于某些原因导致流程中断时,工作流被挂起并等待激活。可以通过执行人修改流程激活被挂起的工作流。此外,这一阶段中还必须对跟踪系统中的每个工作流,以获得一些重要的管理信息。

进程生命周期的最后一个阶段是关闭进程。同样,任务完成后工作流被关闭,此时其中流转的文档被认为是历史信息,可以归档并被调阅。

由此可以看出:通过进程,对工作流的特性能够有一个比较全面、深入的了解,对其运作过程也能有一个整体的把握。

1.2工作流模型

工作流本质是协同性,它需要多个人或部门的配合才能完成。LotusR5是当前实现工作流的最佳平台之一。

司推出的新一代Domino/Notes软件的总称,它是一个群件(Groupware)标准,突出了群体协作完成某一特定任务的过程。对企业而言,群件是一个功能强大的工具,它包括3种基本功能:通信、协同操作和协调运行。为此,Lotus定义了3个重要抽象信息模型,即通信(Communicate)、协作(Cooperate)和协调(Coordinate),又称为3C模型。一个好的工作流应该是这3种模型的综合运用。

通信主要与E-mail有关,它把信息主动从一方推送到另一方,所以称发送模型。工作流中,工作人员或部门之间通过E-mail互相联络。如公文管理发文流中,通过发送提示审阅邮件提示下一执行人的动作。协作模型亦称共享模型。主要涉及把进程中的信息存入共享数据库以达到有效的信息共享。发文流中,下一执行人收到的E-mail中包含一个链接。该链接指向存在公用数据库中的一个发文文档。所以文档并非真正的从一个人转到另一个人,而是留在Domino数据库中等待被共享。

协调最具反映工作流的特性,通过电子手段协调一组人员的工作。在工作流或进程的开始、运行和结束过程中,能够跟踪其中的每一步,发现薄弱环节并做出改进。在这种模型下运作的信息管理系统显然较传统手工管理要有效得多。

1.3工作流分类

根据业务处理流程的不同,工作流可以分为3类:标准工作流、异构工作流和单向工作流。其流向分别如图1(a)(b)(c)所示。

标准工作流描述了2个工作组之间的闭环业务处理过程。工作流进程从哪里开始就在哪里结束。

异构工作流则是多个工作组之间的开环业务处理过程。一个最简单的异构工作流就是进程从一个工作组开始经过中间工作组到达目的工作组。单向工作流顾名思义指两个工作组间的单向业务处理。进程从源工作组直接到达目的工作组。一般而言,一个实际的工作流进程往往是这3种类型的结合。

2工作流在电力企业管理中的应用

工作流可以用来描述、规范业务处理流程,并对业务流程进行模拟,概括出业务处理的进程模型。继而可以使用Notes平台或其它平台,采用上述工作流模型中的一种或几种,使之实现流程自动化,从而使业务处理更有效率。同时提供对业务处理的监控,找出薄弱环节,加以改进。所以对工作流应用的分析重点在于对业务处理流程的分析。

电力企业是电力市场的主体,电力产品的生产者和供应者要求动态平衡,为市场提供不同等级的电力和相应的服务。电力企业经营管理的一个重要职能就是它的协调职能。协调是指为了有效地实现既定的经营目标,在执行计划的过程中,对整个管理活动加以统一和调整,建立系统内外、纵横协调一致的良好工作关系,防止各方面发生矛盾或重复、脱节现象。协调包括外部协调和内部协调。外部协调既包括电力企业与系统内其它电力市场主体(电网经营企业,电力消费企业和市场管理者)之间的协调;又包括电力企业与非电力部门之间的协调。内部协调又分为纵向协调和横向协调。纵向协调是指企业内部上下级管理人员之间和上下职能机构之间的活动协调;横向协调是指企业内部同级部门之间,同级职能机构之间的活动协调。总而言之,电力企业的经营管理是多部门协调的结果。这就给工作流提供了广泛的应用空间。

3典型工作流介绍

文档(包括图片、动画、映像等)的传送是信息管理中主要手段之一,在电力企业管理中,文档管理主要存在以下工作流程。

3·1外部协调

a.收文管理流:负责描述上级来文(包括通知、批复、计划、便函、简报等),以及外单位来文的流转过程。

b.发文管理流(外部发文):负责描述对外公文(请示、报告、申请)的拟稿、审核签发等流转过程。

c.信访管理流:负责描述来人访问、来信或上级转信的流转过程。

3·2纵向协调

a.发文管理流(内部发文):负责描述内部公文的拟稿、审核等流转过程。

b.计划管理流:负责描述各分场、科室计划的制定、审批等流转过程。

c.安全管理流:负责描述违章、缺陷的登记、解决等流转过程。

3·3横向协调

a.档案管理流:负责描述各类文档的归档登记、借阅审批等流转过程。

b.会议管理流:负责描述会议通知、会议纪要等流转过程。

c.设备管理流:主要描述设备的日常管理工作,包括设备的申领、审批等流转过程。d.燃料管理流:负责描述燃料的验收、核对、化验等流转过程。

由此可见,电力企业的生产经营中存在着多种工作流,这些流程的集合构成了企业管理的核心内容。通过对这些流程的分析建模,实现各自的自动化就可以实现整个企业管理的自动化目标。

4工作流实例分析

电力企业管理的典型应用为企业文档管理系统,典型的公文发文流如图2所示。

这是一个标准工作流、异构工作流和单向工作流相结合的动态过程。从以上流程可见,在公文管理系统中,任何一项任务都是由5个要素组成的:执行人、文档、动作、状态及状态变化。

执行人是行为主体,是动作的执行者,他具有各种操作能力(或者说具有一定的决策能力)。上述发文流程中,执行人是拟稿人、办公室主任、相关领导、总经理、档案人员等角色的集合。若文档操作者不在此集合范围之内,那么他就没有操作文档的权利。文档是行为客体,即公文。一项任务仅有一个文档,它存储在共享数据库中。

动作指执行人发出的行为。即指拟稿、审稿、核稿、会签、签发和登记归档等的集合。它们由执行人在适当的时候触发。

状态及状态变化是5要素中最为重要的2个因素,也是系统工作流得以实施的基础。发文流程中共有7种状态:拟稿完毕待审核,审核完毕待会签,会签完毕待签发,签发完毕待归档,审核有异议退回拟稿,会签有异议退回拟稿,签发有异议退回拟稿。在流程的不同阶段,文档状态在这7者之间不断变化。这5个要素的集合代表了一项任务:某一执行人对处于某一状态的文档执行一次动作,并在其后使文档的状态发生改变。

在实际的工作中公文的发文过程并不是一层不变的,其过程将随着5个要素组成的变化而具有不确定性。例如由于执行人的空缺而停顿,由于文档性质的特殊而改变流向,由于动作(执行人发出的行为)不同(包括同意、不同意、修改、重拟等)而改变状态。因而一个完整的文档管理系统应具有多种可供选择的动态工作流。LotusR5支持多种工作流的设置,但每一工作流的动态选择要由MIS系统确定。所以在用工作流概念解决信息管理过程时,既要解决多种工作流的定义,又要能动态地自动根据具体情况选择适当的工作流,以满足各种变化的情况。以上仅以公文发文为例进行讨论。实际上在电厂中,所有的信息管理过程都遵循着这一规律,例如:生产计划的拟定,定期的财务报表,物资管理计划,干部人员的管理任命都可以归纳为标准、异构和单向工作流相结合的动态过程,正确地描述工作过程和合理地处理组成每一过程的各个要素,就能充分协调资源,使其发挥最大的能动性。

5结论

实践证明,采用计算机化的工作流程解决方案可以帮助人们把作业环境规范化,减少失误与重复劳动,缩短办理周期,提供过程优化的依据,从而达到提高效率和科学管理的目的。此外,通过工作流还可以改进管理。因为当作业步骤按既定流程进行时,可以得到进一步关于管理的信息,可以知道每一个步骤的效率,可以知道作业瓶颈在那里,也提供了那些环节可以得到进一步改进等信息。

当然,自动化的实现还要求人的积极参与和有效规范的管理模式,这对于人员素质和现代企业管理提出了新的挑战。

参考文献:

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