试论国有企业秘书的聘用

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国有企业的秘书人员，可以说是企业战略意志的传导者、管理秩序的维护者、日常运营的协调者、机关服务的保障者和领导形象的体现者。在实际工作中，大部分秘书都是埋头苦干、兢兢业业，围绕企业重点难点问题，积极献计献策，认真处理协调大量复杂性、事务性工作，为企业完成各项任务作出了积极贡献。但是也有部分秘书虽然学历和知识水平较高，但工作一段时间后发现，他们的其他方面比如人际沟通能力、综合协调能力都比较弱，并不适合秘书岗位，不但自己感觉很辛苦，也容易给领导造成很多工作上的被动。

管理学上有句名言：你可以教会一只火鸡爬上树，但最好是找一只松鼠。这就是所谓人岗匹配的问题，选聘人员应遵循人事相宜，人适其事，事得其人的原则，根据不同员工个体间的能力素质差异以及岗位的不同要求，将他们安排在最合适的岗位上，保持个体能力素质与工作岗位要求的同构性，从而提高人员的工作效率，有效完成各项工作。这里的个体能力素质在管理学上称之为胜任能力，即根据岗位的工作要求，确保该岗位的人员能够顺利完成该岗位工作的个人能力特征结构，它包含知识技能、态度能力、性格特质和内驱力等指标。知识技能是指对工作领域的了解，态度能力是指将工作做好的经验与技能，性格特质是指一个人持续稳定的内在特征，内驱力是指在工作领域里发至内心的想法和偏好，它将驱动和决定一个人的外在行动。在这些指标中，除了知识技能是显性的、易于感知的以外，其他都是潜在的、难以感知的。

那么对于国有企业秘书一职而言，它所需要的胜任能力是什么样的呢？国有企业秘书的主要工作是包括决策参谋、综合协调、督查督导以及文字工作等。决策参谋是主动研究企业面临的内外部发展环境，超前捕捉企业可能遇到的矛盾和问题，深入调查了解情况，及时为领导提供真实有效的信息，主动及时地向领导提供工作预案和工作建议。综合协调是发挥沟通内外、联系上下的桥梁枢纽作用，理顺和明晰各类界面间的关系，优化企业管理秩序，推动企业高效流畅地运转。督查督导是围绕企业的重大决策和重要工作部署，对存在问题进行客观分析，促进政策、决策的贯彻落实。文字工作是各种总结、材料和领导讲话稿的撰写。

从这些工作中，我们不难发现，秘书一职除了要求有一定得专业知识和文字功底外，更重要的是能够主动工作，充分发挥沟通协调能力，给企业领导充当参谋助手。因此，秘书岗位所需要的胜任能力指标中，知识技能对应的是行政管理专业知识，态度能力对应的是沟通能力、协调能力，性格特质对应的是工作主动性、注重细节等，而内驱力对应的是工作责任感。

通过以上分析可以看出，要选聘一名优秀的秘书，既要看其是否具备专业知识这个显性指标，更重要的是通过一定的方式获知其是否具备那些潜在素质指标。专业知识可以通过候选人的学历、学位等信息获知，而态度能力、性格特质和内驱力等指标则要通过一定的素质测评方法来检验。职业化的素质测评方法包括心理测试与智能测试。根据秘书一职的岗位要求，工作主动性、责任感、是否注重细节等都属于心理测试范畴，沟通、协调能力则属于智能测试范畴。在企业中用的较多的心理测试主要是自陈式测试和投射测试。自陈式测试是通过让候选人回答一些事先设定好的问题，然后根据答题情况分析他们的心理和个性状况。投射测试采用让候选人观察一张图或照片，并不容他们细加思索，让他们很快说出对图片的认识，从而探知候选人潜在的态度、动机等，因为被测者无暇思索，会把自己内心深处的心理倾向“投射”到图片上，难以掩饰，较为可信。智能测试最常用的是情景模拟测试。将候选人安排在模拟的、逼真的工作环境中，要求他们处理可能出现的各种问题，测试其实际工作能力、潜在能力等。情景模拟测试方法中应用比较广泛的是无领导小组讨论法。所谓“无领导”，是指不指定谁担任主持讨论的组长，不布置议题和议程，更不提要求，只给一个简短案例，案例中隐含着数个待处理的问题，以引导小组展开讨论。测试者通过闭路电视或者录像观察小组讨论情况，在讨论过程中，被测试者的各种能力便会通过其扮演的角色表现出来，如主动发起者、组织指挥者、鼓动者、协调者。因为企业秘书必须具备优秀的沟通、协调能力，所以通过无领导小组讨论法可以找出沟通、协调能力最强的候选人。

现代素质测评的工具与方法还有很多，企业应结合实际情况，通过多种科学、客观的测评方法对候选人的个性特征、职业倾向、动机等素质进行测试与评价，以判定他们与秘书岗位的匹配程度。通过专业素质测评方法选出的秘书，不仅专业知识丰富，更具备优秀的沟通、组织、协调能力，工作责任心强，一定能在企业发展的过程中发挥好参谋助手作用，实现企业与个人的共同进步。