专科院校人力资源管理中信息化应用
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0引言
随着科学技术的不断进步，特别是信息技术飞速发展的今天，现代人力资源管理工作不再局限于人力资源管理的传统模式。为了能够更好地提高人力资源管理的效率，全面开发可实施、科学、便利的人力资源管理信息系统，成为了人力资源管理信息化的一个新的里程碑，这有利于专科院校人才的可持续发展，推动着专科院校向信息化进程迈进。因此，人力资源管理信息化进程中，要尽可能让专科院校各个部门的教职工，通过人力资源管理信息化平台有机联系到一起，让各级不同的部门也能够通过人力资源管理信息化充分享受其便利性，实现信息的共享，不受传统纸质化、公共操作、静态管理模式、时空的限制，把“以人为本”与信息化管理有机结合并灵活运用于专科院校的信息化管理中。并且人力资源的信息化管理，实质上就是一种新的管理方式与管理理念，其除了能够让人事管理工作更加具有效率与质量，还能将专科院校中传统的人事管理体系与时代接轨，转变成新形势下与信息技术相结合的新人力资源管理，进而推动专科院校人事向多元化、扁平化管理体系并进，加快专科院校人力资源管理信息化的实现。专科院校运用符合自身真实校情的人力资源管理系统，这有利于专科院校实现现代化管理。
1专科院校人力资源管理信息化的含义及其意义
1.1专科院校人力资源管理信息化的含义
为迎合时代的快速发展，人力资源管理逐渐实现信息化，它是通过现代化的管理理念与高速发达的科学技术结合而来，是二者交融的产物。从计算机的出现到其在中国的发展，现如今计算机技术普及化，促进了网络技术的运用从生涩逐步走向成熟。人力资源管理信息化的基本特征是促进计算机信息技术和人力资源管理的发展，并实现两者的有效结合。提升人力资源管理效率的有效途径，不仅包括人为，还包括技术先进的计算机硬件和软件。在信息库集合的基础上，实现信息的自动化处理和自助服务，通过信息共享的方法，结合先进的科学技术，促进人力资源管理信息化水平的全面提升，在节约成本的同时提高其效率，这种行为已经被当前高校运用为提升人力资源管理效率的主要手段。
1.2专科院校人力资源管理信息化的意义
信息化在人力资源管理中的应用意义主要体现在以下3点：（1）人力资源管理的信息化发展，引入了一种全新的管理思想与理念，推倒了高校以往的传统化人力资源管理观念。高校的发展带动了高校职工的迅速发展，使其逐年增加，在此基础上，高校需要通过借助工具的合理化以及科学性来对自身发展数据进行分析，并根据这些数据分析的结果来制订出合理有效的管理方案，为高校领导提供严谨的资料，作为其决策的依据，以此来促进学校内部的人力资源管理工作的有力实施。（2）人力资源的信息化可促进数据的共享，带动高校的发展，并作为建设信息化人力资源管理的信息依据，与此同时，也可以实现与其他的一系列相关系统的有效共享。（3）人力资源管理的信息化可以促进其需求以及相关策略的实现。不同的专业以及职能导致不同的人力资源管理战略，使各高校之间产生差异化，对其自身人才需求以及相关的人力资源管理工作产生很大的影响。在这种情况下，需要各高校根据自身的实际发展状况，以各高校不同的人才需求为基础，形成本校个性化的人力资源管理。
2专科院校人力资源管理信息化的现状及其原因分析
在信息科技不断发展的今天，高达80%的专科院校已经开通校园网，其中大约10%的专科院校正朝着数字化校园的方向发展。这部分的专科院校运用信息化管理技术，实现专业化的人力资源管理，不仅解决和优化了人力资源信息庞大而杂乱的问题，还大大提高了职工的工作效率，已初步达成信息化建设的预期目标。然而，人力资源信息化应用还没有在专职院校中普遍开展，依旧存在一部分专科院校对人力资源信息化管理认识的不足，信息化建设相对落后，将不利于该校人力资源信息化的发展，甚至是制约着学校的办学效益。大力推广和实施专科院校人力资源信息化管理，必定会快速地提高人员的工作效率，稳定学校的发展步伐，因此全面实行专科院校人力资源的信息建设，已经成为我国最近几年来办学发展规划的重点工作之一。就目前情况而言，专科院校还存在以下4点问题，阻碍着人力资源信息化管理的建设：
2.1人力资源信息管理人员匮乏，力量薄弱
现阶段，专科院校人力资源管理人员中，能完全掌握计算机应用技术的人数不多，只有运用先进的信息技术，对数量庞大且繁杂的信息数据进行处理，才能快速地提高教职工的工作效率。信息化人力资源管理系统作为一个新的技术系统，被引进专科院校的时间不长，学校需要花费一定的时间和资源，在人力资源管理人员和全体教职工当中，开展相关的理论和实操培训工作，让更多的人认识和接受该系统，使系统发挥其最大的作用。当然，管理人员和教职工从陌生到掌握，再到灵活自如地利用人力资源信息化系统，是一个较长的过程。另外，由于人力资源管理模式并不是一成不变的，也会发生持续的变革，加上一部分专科院校欠缺高技术的信息管理队伍，在推广和实行人力资源信息化管理系统的过程中，导致一些人力资源管理信息系统无法及时跟上人力资源管理模式的变革步伐，甚至严重滞后于变革速度，造成资源的浪费，工作效率大打折扣，不利于学校工作的顺利开展。例如，江苏省部分专科院校在2008年购买了江苏省通用人力资源管理软件，因为缺乏技术指导，并且该软件自身设计缺乏灵活性，它是全省人事编制基础信息数据库的建设工具，没有结合各专科院校实际情况来开发各项具体功能，操作及其复杂和繁琐，现有的工作人员也没有时间去研究系统该如何操作，导致资金浪费，软件被搁置。
2.2基础薄弱，部门系统各自为政，信息严重不对称
由于部分专科院校办学历史悠久，对信息化管理环节投入的力度不足，计算机设备未能及时更新换代，或者多媒体信息技术配备不完善，计算机的运作速度较缓慢，人力资源信息化建设的基础相对落后，其工作效率相对滞后。另外，人力资源管理信息体系只限于学校内部某些部门使用，在各职能部门间未能实现信息资源的共享，其表现出来的封闭性和局限性，已经严重影响高职院校日常有关人力资源工作的开展进度。甚至有些职能部门为了方便开展自己的工作，各自建立起了仅限部门内部使用的信息系统。其实，各职能部门对信息资源的需求有其共性，员工的基本信息和教学科研信息可以被高职院校里的多个职能部门所利用。虽然人力资源信息的概念、内涵和作用，对于每个部门而言会有所不用，各职能部门根据自身的工作需要，建成了部门内部的信息系统，但是这种做法容易造成各自为政，部门之间缺乏良好的沟通交流，不利于学校的整体发展和长远目标的实现。职能部门自行搭建的信息系统不能直接通过学校系统的相互连接，把可以共享的信息资源传送给人力资源部门或者其他的职能部门。同样，其他职能部门也无法实现信息的公开化和共享化，造成了信息管理的“孤岛”现象。当相关信息发生更新时，系统无法实现信息的同步更新，就会出现信息不对称的情况，无法有效地实现信息资源的共享。例如，人力资源部门的人力池系统中有一个字段信息“工作职位”，是反映和统计教职工的职能身份和不同工作职能的人数。图书馆系统中，也涉及到工作职位，假如今后的工作中，教职工的职能身份发生变化时，最先会在人力资源部门的信息系统中更新，因为信息系统各自为政，未能实现信息的共享，所以图书馆系统无法进行信息同步，未能及时获得最新的信息，从而造成系统间信息的不对称。
2.3缺乏必要的技术支持与资金投入
人力资源信息化管理系统未能实现全面进入专科院校，其中的原因之一在于学校缺乏对其的重视程度。学校正在使用的人力资源信息化管理系统，已经无法满足学校的实际运营需要，学校缺少对先进技术和先进系统开发和利用的资源支持。绝大部分学校因为对其不重视，没有划分出信息化系统建设的专项资金，或者确实设定有专门的资金支持，但仅仅是停留在系统前期的开发阶段，对后续阶段的设备维护、技术引进和人员培训的资金投入几乎为零。部分专科院校没有做好信息化系统建设的长期计划，因为一时资金的松动，就引进人力资源信息化管理系统，后期的开发和利用阶段，由于缺乏资金和技术等资源支持，就不得不把该项目延后，甚至是放弃对该项目的投入。对于一些办校规模较小、办学环境较差，特别是西部欠发达地区的专科院校来说，因为缺少长期的技术和资金投入，难以将先进的人力资源信息化管理系统引入并推进。
2.4人力资源信息管理数据繁杂，工作量大
人力资源信息数据的计算工作量十分之大，且每一年都要重复统计，假如只是运用传统的人工计算和统计方法，必将会造成人力资源的浪费和工作效率的低下。上传的报表数量非常多，有些报表里存在重复内容，因为没有建立统一且先进的人力资源信息化管理，各职能部门需要通过不同的路径把报表上传给其他的职能部门或者是上级管理层，容易产生反复的劳动，机械化的日常事务性操作难以提升学校教职工的工作能力，甚至没法抽出空余的时间，参与学校开展的培训活动，专业知识和业务水平不能得到持续的提高。例如，专科院校人才培养工作数据的采集和汇总平台，每一学年都需要按照教育局的要求进行上报。人力资源部门需要对采集回来的信息进行填写、核对和审理，其中针对学校内专职教师、学校外聘教师、学校外聘人员的调查表格就高达12份，每个表格内的字段信息至少有9个，其内容有关于被调查人员的姓名、性别、民族、学历、专业领域、职称、职业资格和培训等。此外，人力资源部门有些需要上报给上级管理层的报表中，也涉及上述的相关内容，假如只是运用传统的Excel表格进行人工操作重复繁琐的劳动，使学校教职工的工作强度大，上班无精神，甚至会产生抱怨和抵触心理，将不利于专职院校相关工作顺利地开展。专科院校的人力资源管理信息化建设难以开展，主要原因包括：①信息管理人员把全部的关注度放在日常的事物处理中，对信息系统技术的掌握和应用能力相对欠缺；②学校教职工对人力资源管理信息化建设感觉陌生，没有获得相应的技能培训，难以大力支持和积极参与；③人力资源信息化管理系统的引进和推广相对滞后，学校内各职能部门各自为政、缺乏沟通，没有建立相应的信息资源共享平台。
3高职院校人力资源管理信息化的建设理念
3.1提高认识，转变理念
不管是学院的管理层人员，还是普通的人事工作者，都必须了解建设人力资源管理信息化的必要性以及时间的紧迫性，用自身的行动来促进高职人力资源管理的信息化发展。
3.2创新管理，重组流程
信息化代表改变人力资源管理的方法，校园实现数字化，在很大程度上减少了高校的管理层次，大部分高职院校的组织形态逐渐转化为扁平式以及矩阵式。为适应这个信息时代以及这个时代的价值体系，人力资源管理需要对其组织结构和职能进行相关调整，设定新的业务流程。
3.3顶层设计，规范接口
为实现数据间的共享，人力资源管理信息化系统应该与高校的教育系统、科研系统以及财务系统无缝链接。①对数据进行统筹，制订整体规划；②设计顶层，明确建设的目标，划分系统与系统间的边界；③确定系统的功能，拟订数据标准；④检查系统的安全性，使数据接口实现规范化，导入导出相关文件。利用同步的技术，实现不同业务间的数据交换与处理，同时，建立合适的数学模型，指定相关目标函数，为设置学科、培训教师以及专业发展提供相关决策信息，为学校实现人才战略目标打下基础。
3.4构架先进，强调扩展
高校人力资源管理带有政策性，但是由于政策手段以及方法的持续革新性，此时便要求信息化系统配备耦合机制，对系统的体系结构进行设计与修整。以构件为基础，实现动态的、低成本的对系统的某些功能进行实时的更新，在工作流技术的前提下，能够做到在线办公，使系统达到集成、统一、智能以及完整是其最终目标。
3.5加强推进，深入应用
信息化系统的缺陷在于其重建轻管，在加强推进的同时，要弥补其缺陷，实现建管并举，促进职工信息化办公的意识以及能力的增强，谨记维护人力资源管理系统人人有责，并实时推进。通过自助填报和分级审核的系统运作机制，维持数据的基本效率。同时，增强人力资源管理信息化系统的研究力度、建设力度、运行力度以及管理力度，通过对人事管理者进行相关技术的培训，增强其信息化应用的能力，在数据挖掘、报表订制等计算机相关技术的条件下，实现对数据用度的增强。
4专科院校人力资源管理信息化建设策略
4.1进一步规范数据和简化、细化工程流程
提高专科院校的人力资本管理效率是人力资源管理信息化系统的目标，实现“以人为核心”，提高人力资源管理核心信息竞争力，通过运用先进的技术手段，构建快捷、方便、准确的人力资源管理运用平台，结合先进的人力资源管理理念及其管理方式，在日常的管理工作中灵活运用，并充分考虑人力资源管理的实质需求，保证数据库结构与系统的统一性与一致性，确保数据的保密性与安全度。同时，还要为系统的操作者提供多种数据转换接口，由此实现其他数据库与人力资源管理系统的成功转换，让人力资源管理系统变得更加直观与便于操作。为了能够给人力资源管理信息化建设创造良好的条件，一定要将其基础数据进行规范化的管理，例如教职工的履历、个人基本情况等都要做到准确无误。人力资源管理部门中的内部业务，要做到信息化、程序化、精简化与精细化，这样才能有效利用人力资源管理信息化中的相关技术，科学发展人力资源管理信息化中的相关工作流程，注重信息化建设的技术支持。
4.2领导和管理层应当给予高度重视及支持，教职工也要积极响应
各部门权责和义务的重新划分是人力资源管理信息化建设过程中必然会涉及到的问题，若要有协调和调动各个部门的能力，高职院校主要领导就必须要全程参与。若要实现人力资源部门效率最大化，被授予自助权限的信息人员就必须要承担起信息查询的责任，遇到信息查询任务时，不必直接求助于人力资源部门相关人员，而是依靠整个系统来运行。这样，将大大减小人力资源部门的工作量，相关工作人员也能从琐碎的工作中解放出来，这就不会违背人力资源管理信息化的目标与初衷。如此一来，可以在很大程度上减少不必要的人力工作，必然能够大大提高整个信息系统的运行效果。要想充分体现人力资源管理信息化建设的效用和价值，全院教职工就要充分认识到人力资源管理信息化建设的重要性，大力支持，参与到其中并积极运用系统。
4.3分阶段逐步实施，全面推进信息化进程
专科院校人力资源管理工作有着强政策性的特点，因此其需要不断更新政策的落实方式与手段，这就需要耦合机制对所需的信息化系统进行改造，这样也有利于扩展系统框架内所开展的系统体系结构的设计，运用SOA系统或者构建，能够将人力资源管理系统功能进行低成本、动态、实时地更新，通过工作流的技术从而实现在线办公，节省时间。专科院校也要依据自身的实际情况，把基础系统模块进行落实，等待人力资源管理人员熟悉系统操作后，并且功能也慢慢完善之后，再将薪酬模块、管理模块一起纳入信息化建设系统中，这样整个系统的功能才能够得以完善，更有效地为人们服务，让信息化建设的最大价值得以体现。
4.4提高管理者及信息员队伍的计算机信息化技术应用能力
加大人力资源管理部门管理人员的操作技能培训工作，组建一支优秀的、独当一面的管理队伍。在人力资源管理过程中所运用到的计算机技术主要分为网络技术与计算机信息管理技术，若想熟练地操作上述两种技术，就一定要培养综合型的高素质管理人才。因此，在建设人力资源管理信息化过程中，专科院校应向全院的教职员工提供相对应的培训机会，向教职员工有针对性地讲解一些疑难问题，并鼓励教职员工亲身实践，在培训过程中强化教职员工的实践能力和应用能力，从整体上提高他们的信息处理能力和信息化水平，帮助教职员工提高其技术技能。另外，教职员工必须要充分对这方面加以重视，提高自身的信息化水平，善于通过各种渠道进行自我学习，可以查阅相关资料、主动向他人学习等，不断提高自己的信息处理能力，提升个人的信息素质。这样一来，将原来的信息人员队伍不断加强壮大，让原来的信息维护员与管理人员能够在不断地实践与培训当中能够学习到更多的系统使用技巧，用心感受反馈系统中每一模块的优缺点，在这个过程中会找到系统中可能存在的问题，便于系统开发者优化系统，推动人力资源管理信息化建设的更进一步地发展与成长。
4.5打破部门壁垒，增强信息共享度
由于组织制度的不完善，沟通的不足，很容易让员工产生部门壁垒。专科院校各个部门之间更应该加强彼此间的沟通，因为教育是一份神圣且庄严的工作，有时候足够的沟通能够改变一个学生的命运。同理，对于人力资源管理信息化也如此，信息本身是开放的、共享的、没有界限的，因此在这个过程中必须打破部门壁垒，让不同部门之间产生有效的信息关联、资源共享，若各个部门之间拥有足够良好的沟通，集体协商，那么就会提供给系统开发商更加有利于工作开展的建议，让开发商不再囿于现有技术的枷锁，能开发出让各个部门有效连接的系统，加强部门与部门之间数据的关联度、有效性，让其所录入的系统信息实现增值，让不同的部门均能实现信息的共享。
4.6技术创新
4.6.1人力资源管理信息化系统的设计与结构为了能够进一步提升工作效率，能够与时代接轨，适应人力资源管理理念与体系的转变，适应信息化的快速发展，笔者认为可建立创新性的人力资源信息化系统。系统开发人员要跟专科院校各部门、院系积极沟通，对所需统计的数据进行收集、整理，开展人力资源管理信息化系统的需求分析，收集信息之后，要确定系统所要运作的目标，构建系统运行的模型，进而确定人力资源管理系统所需的数据库，并对系统进行调整与不断地测试，待测试通过就能投入使用，建立适合专科院校日常管理工作的用户角色、业务流程、界面等，并制订人力资源管理系统的使用说明书，以便管理人员与教师、用户能够有效操作该系统。上述模块中的各组数据之间是相互联系、紧紧相扣的，其中基础是信息管理模块，也是其中最为核心的模块之一。只有做好信息管理，才能让其他模块更好、更加顺利地实现人力资源管理信息化的进程，为开展信息化而打下良好的基础，以便其他子系统与其有效连接。这样，其他模块才能随时调用基础数据库的信息，并且其他模块也能通过自身的功能优化与更新基础数据，让每一个模块都成变成一个有机的整体，以提升系统的整体效率，进而实现统筹化管理。
4.6.2人力资源管理信息化系统的优化与运行在人力资源管理信息化系统投入使用的时候，要与相关工作人员或系统开发人员取得良好的沟通，并且结合当地专科院校人力资源管理工作的特点，不断实时对系统进行更新优化，让其更加适合专科院校的个性化设置。该人力资源管理信息化系统应具有以下特点：（1）用户的操作时间、内容等都会保存于系统日志库中，为了日后发现填写中的信息错误、信息修改的痕迹，追究起来提供有章可循的依据。除此之外，系统还要满足保密性、安全性等各种要求，提供对数据访问权限的设置、数据的加密等方式，对信息进行保护加密，让人力资源管理信息化更加安全有保障。（2）人力资源部门的相关工作人员应该被授予与其职责相对应的权限，确保不同职责的工作人员的权限范围各不相同，确保其权限的安全性。管理者要对工作人员进行合理的分工，将具体的工作进一步细化、落到实处，这样每位工作人员能够在自己的职责范围内，能够随时查看、调用录用人员的关键字段的信息，让工作人员能够随时审核、更新、添加教职工所提交的个人信息，这样就能够防止重复劳动，尽可能提高工作效率。而管理层或领导则应赋予系统审批的权限，逐渐实施办公无纸化，有利于快捷、高效、准确的数据处理、统计、分析等，便于管理层提供决策的依据，更好地统筹与建设专科院校的人力资源管理工作。而一般的教职工，则可以凭借用户名与密码登陆系统，查询自己的信息、证书、成绩、课程等，更好地规划自己的时间，推动自身的职业发展。（3）首先，由于专科院校每年都会进行教师的合同续签、专业技术职务评定、考勤情况的记录、离退休人员手续的办理、饭卡消费情况等工作，上述的这些情况，系统均可以预先告知或提示相关工作人员或教师本人，让他们能够尽快处理相关事务，管理者也能够更加及时、科学、快速地完成相关事项，让专科院校人力资源部门的办事效率大大提高；其次，网络自助服务也可用于招聘流程当中，让专科院校能够通过新媒体进行招聘，可以通过网络招聘信息，让更多合适的人才看到院校的招聘工作，并利用新媒体对应聘者进行筛选和审核，让更多优秀的人才跻身教育行业中，便于建设更为优秀的师资队伍；最后，通过系统对报表中所要求的格式与内容等储存，智能化报表统计，将数据的上报与统计工作进一步简化，大大提高专科院校人力资源部门对外服务的效率与质量，系统还要实时按照管理工作的变动性需求，在系统内独立设置特殊的字段或需求的表格，让信息储存的愿望得以实现，并且不受到其他信息之间的干扰，不会自动与系统内的其他信息发生关联，以便工作者能够随时查询其此前所做的相关工作。
5结束语
逐步在专职院校中开发和利用人力资源信息化管理系统，是学校开展管理工作的必然之势。把先进的信息技术和人力资源管理相融合，不仅是一种管理技术的创新，还是一种管理模式的革新，更是专职院校稳步发展的需求。专科院校人力资源管理系统信息化建设的推广和实行，并不是一蹴而就的事情，需要得到专职院校全体教职工的重视和配合，主动认识和接受这项新的系统工程，掌握运用其方法和技巧，总结和分享使用心得和经验，主动发现和提出人力资源信息化系统存在的问题，共同探索推进和提高人力资源信息化系统使用率的有效措施，为专科院校全面实现信息化管理贡献一份力量。
作者：陈佩馥 单位：辽宁税务高等专科学校
