人事档案管理模式选择分析论文

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摘要：随着我国经济的迅猛发展，企业的发展也是日新月异。本文分析了我国企业现行人事档案管理中的路径依赖问题，认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径，并提出了路径选择中应注意的一些问题。

关键词：企业人事档案管理；路径依赖；路径选择；信息化

“路径依赖”最早是由生物学家在理论分析中提出的。后来，North等经济学家引入新制度经济学和进化经济学当中。路径依赖是指今天的选择受历史因素的影响，人们过去做出的选择决定了其现在可能的选择[1]，类似于物理学中的“惯性”。由于某种现象具有先动优势，即使后来环境发生了改变，它也有可能继续自我增强，最后“锁定”在次优的状态。随着我国经济的迅猛发展，企业的发展也是日新月异。而企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础，也是企业档案信息资源的重要组成部分。因此，研究企业人事档案管理中的路径依赖问题具有重要的现实意义。

一、企业人事档案管理中的路径依赖

1.企业人事档案管理管理制度不完善，手段落后。

企业以追求最大利润为价值取向，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为企业与员工是一种雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上。长此以往，这种现象不断自我强化，导致了企业人事档案管理制度不健全、缺乏科学性、先进性。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式制约人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

2.企业人事档案内容简单雷同，个人材料分散。

目前，仍有不少企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种计划经济体制下制定的企业人事档案内容显然已不适应新形势的发展。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，挫伤了员工的创新热情，失去了真正意义上的参考价值[2]。另外，长期以来，人事档案管理、利用形成了一种分散局面。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料。而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。

3.企业人事档案管理不规范，利用率低。

有些民营企业是从家庭小作坊发展起来的，管理本来就不是很规范，人事档案管理更是不规范。有的员工职务升降、工资待遇随意性很大，甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象，使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成。由于企业人事档案管理的不规范，产生了不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。这些原因相应地造成了企业人事档案价值不高，利用率降低。

二、企业人事档案管理的路径选择

企业不同于其他组织的最大特点就是它是以追求利润为目标的经济组织。企业是依法设立的以盈利为目的的从事生产经营活动的独立核算的经济组织。企业的一切管理工作都是以是否有利于企业获得利润为目标的。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。如果企业的人事档案管理能够满足企业的这种内在需要，它就能生存和发展[4]。因此，针对企业的特点，应突破传统人事档案管理的路径依赖，选择信息化、现代化的新路径。信息化是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理的革命，是人事档案工作的深入，是工作方法的改变，也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。这一路径的选择对企业人事档案管理提出了新的要求。

1.完善人事档案管理制度是信息化的基础

在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。

2.依托专业人才是信息化的有力保证

由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和者的角色转换，要提高人事档案管理人员的计算机应用能力，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对专业人才的培训主要分为两个方面：一是基础理论和业务技能培训，档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得文件与档案的管理原则，熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术；二是现代化信息技术培训，培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训使档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家能手，确保档案管理系统平稳、正常的运行。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案管理信息化工作，为企业服务。

3.建设人事档案管理系统是信息化的重点

利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。人事档案管理系统的主要功能如下图所示：

人事档案管理系统

数据复制

文件传输

报表管理

员工管理

系统安全

一方面，通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限，然后进入正式文件库。档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书，业务部门的管理动态，及时进行指导，从而实现档案的超前性、预见性管理[5]。

另一方面，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。

三、路径选择中应注意的问题

1.信息化档案管理面临的经费问题。

档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，都需要不断的更新设备和技术等。为此，企业在选择进行信息化建设的过程当中，就得花大量的人力、物力、财力去解决这些问题。这就制约了一部分企业，尤其是中小企业去选择信息化的新路径，而“锁定”在传统的人事档案管理上。超级秘书网

2.档案保密和档案安全受到挑战。

信息网络已经不断的深入到各个领域。在网络环境下，影响档案保密和安全的因素主要有：一是人为因素，档案管理人员的档案安全意识和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意信息，对的信息缺少严格的审查和管理；二是技术问题，当前电脑病毒很多，并且黑客也很厉害，使得档案信息的安全和保密受到威胁，这些势必引起企业档案管理现代化的高度重视，需加以研究解决。

总结

综上所述，本文分析了我国企业现行人事档案管理中的一些问题及原因，认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径，并提出了路径选择中应注意的一些问题。我们认为，企业人事档案管理，以网络建设为依托，以各种先进技术为手段，最终目的是为了更好地利用档案资源，发挥人事档案的实际效能，为企业提供服务。

参考文献：

[1]诺思.制度、制度变迁与经济绩效[M].上海：三联书店，1994

[2]刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯，2005，5：10-12

[3]张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J].兰台世界，2006，12：41-42

[4]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案，2007，2：71

[5]刘彦丽.关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化，2005，4：70-71