管窥人事档案信息化建设

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一、信息化的人事档案管理的优越性

1.信息化的文档输入功能可以大大减轻人事档案工作者的劳动强度。由于人事档案是动态性的，需要人事档案工作者，对于发生变动的人事信息进行及时记载，实行信息化人事档案管理以后，一旦有人事变动，档案管理工作人员就可以在人事信息模型板块中轻松而又快速地登录变动人事信息，从而使得人事信息记载更为全面、准确，防止因工作繁忙造成信息登录不及时，造成人事档案的缺档或断档。

2.信息化的搜索功能可以快速查询人事档案信息，为领导拟定员工培训计划、实施绩效管理、合理组合人才等方面提供详实的依据。通过调查发现，过去由于人事信息档案只有纸质化的档案，档案多而杂，不少单位的领导在进行一些人事决策或者人事处理时，想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息是一件非常困难的事。而信息化的查询功能就可以有效解除领导的这个烦恼，无论是要想了解员工什么方面的信息，只要鼠标轻轻一点，就可以及时查询到各方面的信息，从而为员工培训计划、实施绩效管理、合理组合人才等方面提供详实的依据

3.信息化的提醒功能，可以及时提醒员工退养、退休等事宜。由于一个单位的员工较多，哪些员工什么时候可以退养、哪些员工什么时候可以退休，仅凭人事管理工作者的头脑记忆不是一件简单的事情。由于信息化具有备忘提醒的功能，如果将所有的人事档案全面实行信息化管理，就可以利用信息化来提醒人事管理工作者及时为退养、退休人员办理手续，防止因工作繁忙造成工作的疏忽或耽误

二、人事档案信息化建设建议

1.开展人事档案信息化建设，需加强信息技术人才的培养。人事档案信息化建设是一个大规模应用信息技术的过程，在某种程度上可以说，信息化水平的高低，一方面取决于其所应用的信息技术水平的高低，另一方面又取决于开发利用信息技术的管理者水平的高低。因此，各单位需尽快建立一支高素质、高科技专门人才为骨干的人事档案队伍，以满足档案信息化建设的需要。目前应加强对现有档案工作者信息意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。

2.开展人事档案信息化，需加大安全保密工作的力度。针对目前人事档案工作者普遍缺乏计算机信息安全保密方面的基本知识，各单位应大力住教育、抓制度、抓防范。经常性地组织人事档案工作者，开展计算机信息安全保密方面的教育活动，不断增强档案工作者安全保密意识，逐步提高安全防范的工作能力。还要结合本单位的实际尽快制定出计算机信息安全保密方面的具体实施办法，真正做到有法可依，有章可循。同时，为防止人事信息传播中的非法访问，非法收集和删除破坏等现象发生，应在相应的网络接口部位安装监控设备，并定期进行检测与维护，还要定期对计算机系统进行杀毒，确保人事信息万无一失。

作者：崔英姬单位：延边红十字中心血站