管窥干部人事档案管理工作

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一、顺应当前形势，超前谋划

干部人事档案管理工作随着信息化的发展，使用纸张也有了明显的变化，过去归档文件一律使用16K型，近几年，随着打印机和复印机的普及，所形成的文件材料基本都改成了A4型。虽然我们每年归档材料都反复强调16K型，但各单位管档人员反映极其强烈，怨声载道，就连我们自己都感到将一份份打印清晰的材料，人为裁剪成只剩中间内容的不完整材料，非常可惜，既不美观也影响完整。中组部顺应时代要求，果断的提出了改版要求。我们作为人事档案管理人员，义不容辞要成为改革的先锋，承担起这项光荣而又有积极意义的任务。这项工作是一项系统工程，每一步都要精心谋划，既要满足当前工作需要，又要从长远计议，从有利于档案保护出发，超前谋划，一步步将本单位人事档案工作积极稳妥的保质保量整理好。

二、分清轻重缓急，分级分步

组织实施这项工作的难点就是工作量太大，从各级管档单位存档情况看，有的单位存档几十卷，几百卷，大部分单位存档几千卷。原来各单位整理的情况也参差不齐，有的已分类排序、机打目录、装订成册，有的可能就从未整理，零散装进档案袋里，但无论哪种情况，都需要痛下决心，重新规划、审核。我单位就从最原始的散装进档案袋开始，将原有16K或者其它型材料全部粘贴成A4型，并按中组部要求，收齐新归档材料，科学分类，机打目录，按要求装订成卷。作为馆存几千卷人事档案的单位来说，任务量可想而知，这样一来，就要拉长工作战线，势必要影响平时的提供利用工作，这样还是分级整理比较稳妥。各单位可以按照提供利用情况分类进行，如:可以先整理副处级及以上职务、然后科级以上、后备干部、科员，也可以按院士、博导、教授、一般教师顺序整理，这样可以尽快将成果展示给大家，以最大量的优质案卷提供利用。

三、高标准、高起步，为以后工作奠定良好的基础

在整理档案之前，要先给自己一个定位，也就是必须保证所整理案卷规范、漂亮，尽量选用材质比较好的原材料。随着案卷整理数量的增加，慢慢就会明白，使用材料所需的费用远远低于人工费用，而更重要的是保护了档案的完整安全，便于查阅。如:档案盒、隔页纸、粘贴用纸、胶水、墨盒、打印纸等一定不能含糊。档案盒的规格、材质中组部已有明确要求，要按中组部规定执行。隔页纸种类很多，有用宣纸印刷的、有在白纸或复印纸上贴角的，作用相同，我经过反复比对，感觉用进口彩色打印纸比较好，一是色彩鲜艳，易于区分类别;二是与现代用纸匹配，不易破损;三是进口纸质量细腻，纸质薄，不会增加案卷的厚度。粘贴用纸也有很多种，有过去传统的粉联纸、油印纸甚至还有使用反面的废纸，这几种纸我都尝试过，共同的优点是纸质较薄，造价低，但粘贴出来不整洁、不漂亮，整本案卷看起来比较破旧，从眼前看是节省了资金，随着所整案卷的增加，就会发现与我们的卷盒、机打目录完全不匹配。我建议从第一本整理就要用比较好的，稍薄些的复印纸，无论是用作托纸还是粘贴用纸条，一律用这一种纸。墨盒尽量用稍好一些的，以保持时间长久。

四、集中精力，整理案卷

案卷整理可以按原来的程序进行即可，需要注意的是在整理之前，一定要再检查一下每卷档案中的每份材料是否属于同一个人的材料，因为档案形成的时间跨年度较长，经手人员较多，特别是这次大拆大粘之后，有可能一时疏忽，装错或者装反档案，特别注意容易重名的人员，也可以把几个重名人员的档案一同提出，逐卷逐份审核，除审核姓名外，还要进一步审核性别、出生年月、籍贯、专业等信息，确保所装订的材料确属本人。新规将所有16K型变为A4型粘贴时，《干部履历表》、学生登记表、《入党志愿书》、入党申请书、转正申请书等材料，拆开后容易散落，先用胶水固定，一定要粘贴整齐，才能保证整本档案整齐。过去机打目录为添加方便，设置很多空格，按中组规定每年都要添加散页，没必要设置很多空格，第三类考核类、第九类工资类可多设三个空格，其它类可设一个空格为宜。打目录标题时尽量按加盖圆章的最终审批机关审批时间为准，也要注意笔误，如:考核表的形成时间，应该在本年度年末或转年度年初，如果发现有的考核表为本年年初，一定是笔误。工资变动审批表的文件形成时间，以执行时间为准，因为它的审批时间不确定，有时跨年度很长。以上是我几年来经过实践摸索出来的经验，也走了很多弯路，我希望各位档案界同仁，尽快找到适合自己的工作方法，用最快的速度，事半功倍的效率，打好档案整理这一仗。

作者：陈晶晶单位：天津大学档案馆