ERP系统下企业人事档案信息化管理探析

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企业人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，人事档案信息化也是档案管理的必然趋势。erp（EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划）是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。本文主要结合当前电力企业人事档案管理的现状,把纸质档案与电子档案优劣势作比较，利用现行的ERP系统实现人事档案的信息化管理，实现人力资源的集约化管理，为企业培训、选拔、任用人才提供客观依据，提升企业的管理能力。

一、电力企业人事档案现状

国务院于2002年2月10日国发[2002]5号文，提出电力体制改革方案，实行厂网分家，重组发电和电网企业。要求重组后“各类电力企业要注重转变经营机制，优化组织结构，精简管理层次，深化企业内部劳动、人事和分配三项制度改革，建立健全企业内部的激励和约束机制”。在这个大背景下，各家电力集团在用人制度上也是打破了“终身制”和“大锅饭”的局面，确立了人才能进能出、能上能下的绩效机制，各电力企业的迅猛发展也使得电力人才流动非常大，在精干高效的口号中，各企业对员工人事档案管理也趋于边缘化，在人才流动的过程中不断出现“弃档”“断档”“废档”“死档”现象，为新时期规范人事档案工作提出了新的挑战。在人事档案管理过程中，一般存在以下几个问题：一是员工本人没有充分重视，导致档案仍在原单位未转移。二是档案短缺材料较多，主要是档案形成原单位未将报到证、党团材料、专业技术职称、后续学历等材料归入本人档案。三是员工档案的重要信息有多处不一致，如需鉴定，需提供比当前人事档案形成更早的有效原始信息。四是虽很多企业已建立员工电子化档案，但系统集成度不高，且信息准确度偏差较大。

二、纸质档案与电子档案优劣势比较

1.纸质档案的优缺点。优点：一是纸质人事档案是目前档案的基本形式，具有客观真实性，纸质档案通过纸张、字迹、单位盖章等方式保留了最原始的历史真迹，档案形成以后再进行任何轻微修改都会留下痕迹，因此可靠性高，它也成为电子档案形成的主要依据，在各单位转移档案过程中，也是通过机要件的形式转移员工纸质人事档案。二是纸质档案可以保存较长时间，按档案标准严格保存的话可以保持几个世纪。三是纸质档案对于一些不会使用电子设备的人群，同样可以查阅，且具有直观性。但与电子档案相比，有其局限性：一是纸质档案在归档、立卷、保存方面需要投入很多人力物力，工作量大，效率低。二是在查询信息方面，纸质档案不如电子档案方便，需人工查找。三是纸质人事档案如经常翻阅容易破损，修复需要大量的精力。四是纸质档案信息更新不及时，如家庭信息，生育子女的一些材料不能完全根据实际情况及时更新进入档案材料。五是纸质人事档案通常只建立一份，在同一时间地点只允许一人查阅，造成资源无法共享。

2.电子人事档案的优缺点。优点：一是电子档案依托纸质档案而存在，它是衍生物，是干部人事档案的另一种形式，是通过人工对员工信息收集、填报、录入，形成员工电子档案信息。电子档案的显著优势在于可省去大量人工查阅资料的时间，实现个人档案信息查询快捷、方便。二是电子档案具有共享性，只要下载下个人的档案材料，可以被复制转发，被多人共享使用。再者，在系统上查找个人信息，不会对纸质档案造成破坏，从而能使纸质档案可以更长时间保存。三是有新产生的人事数据可以及时更新,耗时少。四是电子档案的集成度比较高，可以通过一系列的文档功能做出人才数据报表。缺点：一是电子档案安全系数不高，干部人事档案属于机密文件，不可随便翻阅，涉及员工个人隐私，但被制作成电子档案后，如果把关不严，可造成数据流失，造成员工个人信息泄露。二是电子档案数据可靠性差，容易被篡改，电子档案修改更新后不容易被发现。三是电子档案如果是保存在某个磁盘里面，如果电脑发生病毒或者人为删除，会导致系统数据丢失。

三、现行ERP系统主要相关数据内容

现运行的是SAP公司提供的企业管理软件系统，在系统上线前，公司历时3个月对所有员工的人事数据进行收集，为减少人事档案管理人员的工作量以及保证数据的完整准确，公司采取个人填报数据与档案审核相结合方式，在人事档案专责对其档案进行专项审核确认无误后，以档案数据为准，同时输入ERP系统。在系统中员工信息主要分为：人事基础信息、人才资格信息、薪资相关信息、考勤相关信息、其他人事数据、绩效培训信息。系统中数据分项已涵盖了员工人事档案的全部内容且还包含与薪酬相关的考勤信息、绩效信息及其他人事信息的语言、出国等其他个人信息。

四、依托ERP系统的人事档案信息化管理

为确保员工档案基本信息真实、准确，在系统上线前后人事档案管理人员对员工人事档案进行全面审核，核对了人事档案中员工所有需要录入系统的信息，如出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等信息，检查ERP个人填写的人事数据与档案信息是否保持一致，所有数据以个人纸质档案中的数据为准，如数据有填写不一致的地方，则以档案信息为准，保证电子档案与纸质档案保持一致，此项工作由员工个人、档案专员、人事系统管理专员三重填报审核，确保电子人事档案数据的准确性。鉴于一般的电子档案安全系数不高，ERP系统对系统数据查看、更改权限进行严格区分，不同用户角色的操作权限都是按照公司有关要求进行设定，目前只有人事部门负责人及人事专责有权限查看及更改系统中的数据，且如果在系统中进行数据更新或者修改都会留下修改痕迹，在系统中可以随时查出由何人、何时对人事数据进行何种更改操作，从而有效防止人事数据被私自篡改的可能。ERP人事档案系统最大的优势在于能够准确、快速实现报表统计分析及输出个人信息。报表统计是人力资源管理的日常工作，需要报送单位领导、相关业务部门、集团人事管理部门以及国资委，因此它也是最为重要、最费时间、最灵活多变的一项工作，此系统可根据用户实际需要，设计开发出各种人事报表。其次，该系统还建立员工简历平台，公司可根据自身需求量身定做简历模板，如人事部门常用的员工简历表或者干部履历表，模板建立好后，人事专员可迅速导出员工简历表及干部履历表之类的员工信息。以上功能切实解决了人力资源日常管理需要，实现人力资源管理流程的“自动化”“流水化”“集约化”。总之，此ERP系统的运行可有效帮助档案管理人员摆脱繁琐的日常事务处理，切实提升HR部门的核心价值，满足公司人力资源管理业务多层次多样化的管理需求，实现人力资源精细化管理，为领导决策以及公司培训、选拔、任用人才提供客观依据，为公司干部队伍建设打下坚实的基础。

作者:梁锦云 王超 单位:山西京玉发电有限责任公司