人事档案管理中人工智能技术应用

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摘要：通过人工智能技术的语言识别与图像识别，可以对人事档案信息进行分类处理，提高档案信息搜索的有效性，为处理人事档案信息提供最佳方案，满足各方面对人力资源应用整合的需要。本文探索如何将人工智能技术更好地应用到智能化人事档案管理当中，从而提高人事档案管理的效率，发挥人事档案资源的使用价值。

关键词：人事档案；人工智能；应用措施

人工智能技术可以有效识别图片、音频、视频等不同形式的档案资料，实现人事档案的广泛收集和分类整理。发挥人工智能技术的优势，提高数据信息处理水平，才能更好地满足人事档案的应用需求。

一、信息时代人事档案管理工作存在的难点

（一）档案信息量不断增加

信息化时代，新型档案数据信息形式不断涌现。目前，我国人事档案资料过于繁杂，档案数目持续增多，档案流转日渐频繁，档案信息缺失、失真现象增加。工作人员需要寻找有价值的人事档案信息，但是工作效率相对低下，在档案采集、分类、整理与维护中耗费了大量时间，对档案资源的使用造成了一定的影响。

（二）非结构化数据管理难

受到档案数据信息技术的影响，以往数字化人事档案信息具有结构化特征，人事档案处理规范性较强，但是应用功能不足，不具备进行个性化人事档案服务的能力。随着非结构性数据的增加，多种生产、科研、营销中的信息被关联到人事档案当中，需要对各种非结构档案进行有效管理。这需要人事档案管理人员不断提高对各种文档、图片资料的管理水平，有效处理特殊格式档案。对非结构化信息的管理与使用能力是影响档案利用的瓶颈，还需要提高人事档案管理人员的数据处理能力。

（三）信息挖掘的能力有限

人事档案管理日益具有服务化的特征，要求人事档案管理人员不仅保证档案信息准确无误，而且还要做到挖掘人事档案中的潜在信息，为优化人力资源配置服务。由于人事档案管理人员不足，工作经验不同，因此在获取隐性档案信息质量方面有一定的差别。如何有效挖掘隐性信息，实现人事档案信息的全面直观展示，是当前对人事档案管理人员的具体考验。

二、人工智能技术在人事档案管理中的具体应用

（一）用于广泛收集人力资源信息

目前人工智能技术已经被广泛应用到人事档案管理当中，能够做到以多媒体的方式呈现人事档案信息。满足了对传统纸质人事档案分类、整理、提取信息的需要，又可以将各种途径获得的人力资源信息制作成标准化的人事档案，借助多种智能化手段建立了人事档案数据库，提高了人事档案管理的自控性、主动性和应变性，可以依据档案管理规则进行人事档案收集工作，保证了机读档案的真实性，满足了各方面对人事档案的个性化应用需要，提高了人事档案的应用效率，更好地丰富了人事档案。

（二）提高人事档案分类搜索效率

随着人事档案内容与形式的不断增加，需要进一步提高人事档案的检索效率。人工智能技术的智能检索功能具有较强的分辨技术，可以更加精准细致地收集关键信息，通过人工智能可以过滤大量不符合要求的人事数据，减少档案检索需要的时间。人工智能可以识别、检索文本形式档案，或者识别语音、视频等多种形式的媒体资料，从而构建了更加科学、专业的档案管理体系。

（三）鉴定评价人事档案信息价值

通过人工智能的专家系统可以更好地按照既定标准对人事档案的信息进行鉴定。采用专家系统可以打破时间约束，能够随时随地进行人事档案价值的鉴别，并且给出可行的参考建议。人事档案管理人员只需要创建专家库，将人事档案评定的相关知识、方法与注意事项输入到计算机当中，然后由计算机系统自动创设数据库。经计算机系统对知识数据库的合理训练后，可以利用一定数据的人事档案进行验证训练，使已经建立的数据库熟悉人事档案鉴定的方法，在对该系统进行多次验证以后可以做出总结，然后对该系统进行改善，最后创立较为完善的人事档案管理专家系统。这种专家系统的使用方法较为简单，档案管理人员可依据专家系统给出合理的改进建议，既保证了档案管理的高效性，又可以有效判别档案性质，保证档案管理的质量。

（四）保证人事档案数据信息安全

首先，人工智能技术具有较强的识别技术，可以识别人的指纹、声音及人面特征。这些识别技术可以有效识别访问人事档案系统人员的身份，避免人事档案管理人员登录时的不便和黑客入侵。人工智能技术还具有较强的数据信息监控功能，可以直接对人事档案系统使用行为进行分析检测，先进的智能化人事档案管理系统可以对异常数据信息情况发出警告，提升相关人员加强防范意识，提前采取行动，从而有效防止人事档案数据信息泄露情况的发生。人事档案管理部门可以借助人工智能技术有效避免意外情况，实现对人事档案的长期保存。近年来，人事档案管理部门主要采用防火墙技术与智能化监测系统对人事档案进行防护，有效避免了外界的非法入侵，及时监测与人事档案相关数据信息的变动，起到了有效的安全防控效果。防火墙系统还可以对用户的访问行为进行分析，及时对访问终端的网络病毒进行防范，保护档案管理系统免受破坏，并且有能力恢复被破坏的数据。

（五）实现人事档案管理的智能化

人事档案管理智能化是人事档案管理工作的发展趋势，是人事档案管理工作发展建设的战略选择。通过人工智能技术可以为用户提供更加贴心的人事档案服务。人工智能技术还可以对用户的人事档案应用习惯进行分析，根据不同用户的需要进行档案供给，真正做到了人事档案服务的个性化。

三、人工智能技术用于人事档案管理的发展方向

（一）学习档案管理新技术

目前，我国人事档案管理人员的信息技术能力有所欠缺，对人事档案管理信息化建设的重视不足，需要积极更新技术手段。例如，重视人事档案管理工作，积极进行相关工作的技术手段更新，强调在人事档案管理中引进编纂标准、史料标准，基于人工智能技术理论更新档案管理方式，重视提高人事档案工作效率，不断加强核心技能的建设。人事档案管理人员还要了解人事档案信息化的优势与弊端，仔细分析人事档案管理的漏洞，依托技术进行弥补人事档案管理的不足，进一步保证人事档案的安全性，推动人事档案管理的科学化运转。

（二）培养创新型档案人才

档案管理工作不仅具有严格的程序，要求人事档案管理人员按照既定的规章制度办事，还要进一步激发人事档案管理人员的创新意识，强调人事档案管理人员基于人力资源信息挖掘的需要创新人事档案管理方式，提高人事档案服务效能。为此，我国应当培养具有人工智能技术背景的人事档案管理专业人才，要求档案管理人员掌握人工智能技术，把人工智能技术与人事档案资料管理深度结合起来。现阶段，人工智能技术用于人事档案管理工作还处在摸索阶段，技术手段还不成熟，应用方式相对单一，隐性档案信息挖掘能力有限。为此，需要大力激发人事档案管理人员的创新意识，调动档案管理人员的工作积极性，鼓励人事档案管理人员创新思维突破人事档案管理的难点。还要组建具有信息技术背景的档案管理团队，加大人事档案管理人员的培训力度，促进他们在基层岗位发挥自身价值，把人事档案管理提升到新高度。

（三）引进智能化档案设备

为了促进人事档案管理信息化、智能化、标准化发展，还要积极引进先进的人事档案管理智能化设备。一方面，更新人事档案管理系统，发挥智能化软件重要作用，注重开发非结构性的人事档案数据库，全面提高人事档案数据信息的收集、整理、校对能力。另一方面，大力探索人事档案管理工作的服务外包模式，鼓励人事档案管理融入第三方技术机构支持，从而有效节约人事档案管理现代化的成本，提高人事档案管理的整体水平，避免人事档案智能化建设中的安全风险。而且，应当拟定人事档案管理智能化建设的发展规划，明确阶段性的工作重点，根据人力资源管理的需要持续性地更新技术设备，从而促进人工智能技术的深度普及，更好地发挥人工智能技术对人事档案管理的作用。

（四）明确档案事业的方向

人事档案管理应当在信息化、智能化、大数据、云存储的背景下不断深化改革。重视依托互联网+技术提高人事档案管理的水平，促进人事档案管理向更广阔的方向发展。例如，人工智技术用于人事档案管理应当构建深度学习工作机制，注重总结计算机开展人事档案管理的规律，进一步优化人事档案服务的系统，满足人事档案管理人员个性化的管理需要。档案管理部门还可以利用人工智能技术构建专业的服务系统，细化档案网络体系，使档案服务满足档案利用的需求。广泛宣传人事档案智能化建设的意义，优化相关工作氛围，促进各方面的深度合作，基于更有力的平台全面提高人事档案智能化建设效率。总之，现代人事档案管理工作应当充分重视使用人工智能技术，依托人工智能管理理念与技术手段提高人事档案的处理效率，发挥人事档案信息资源的使用价值。为此，还要从人事档案管理数字化发展建设方向出发，基于人工智能技术对人事档案进行科学分类、充分提取和有效应用数字化人事档案信息资源，进一步保证人事档案的安全性，提高人事档案的服务水平，促进人事档案管理有序发展。

[参考文献]

[1]胡春锐,雷稚蔷.浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用[J].黑龙江档案,2019(01).

[2]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J].决策探索(下),2018(08).

作者:许巍巍 单位:黑龙江省水文水资源中心