茶企人事档案管理利用及信息化建设

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摘要：随着信息时代不断地发展，信息技术已经获得广泛运用，为人们的生活与工作提供便捷。人事档案作为茶企内部管理核心内容，直接影响企业发展与进步。通过运用网络技术，给茶企人事档案管理进行信息化整合，不仅可以提升茶企业人事档案的质量，还可以提高茶企人事档案效率，进而带动茶企的发展。本文通过茶企人事档案管理利用及信息化建设进行深度探究，并提出相对应策略，为之后茶企提供有效地参考。

关键词：茶企人事档案；信息化建设；有效策略

现阶段，信息技术影响人们生活与工作的方方面面。人事档案管理作为档案管理工作的核心内容，人事档案管理工作不仅可以为茶企提供大量优秀人才，还可以帮助茶企各个部门工作顺利开展。在人事档案管理过程中及时地引入信息技术，进而实现档案管理的信息化与智能化。从根本上提升档案管理质量与效率，并符合社会发展需求。

1人事档案管理特点

在新时代背景下，信息技术已经走入千家万户，为人们的生活与工作提供便捷。茶企在招聘过程中，没有人事详细记录信息，就会间接影响茶企可持续发展。人事档案管理是茶企内部非常重要的服务工作，对茶企人事档案统一收集、存放以及调用等等，作为人力资源管理极其重要的内容。人事档案管理对于茶企发展起到至关重要的影响，与普通的档案具有一定的相同性，也具备普通档案的管理特点。人事档案管理具有准确性、流动性、机密性特点。首先，准确性。人事档案作为人事信息的存储器，为招聘工作以及调用工作提供有力参考。由此可见，人事档案中全部记录内容确保准确性，这样就可以根据茶企需求，掌握茶企内部工作人员信息，如出生年月日、学历、以及工作经验等等。其次，流动性。在人事档案管理过程中，人事档案工作要保持一致性，因为茶企肯定会有工作人员流动现象，人事档案也随之进行流动。最后，机密性。人事档案记录着茶企所有人的信息，当中有很多内容关于员工的隐私，所以，人事档案管理部门需要做好保密工作，为员工负责，为茶企负责。

2人事档案管理信息化建设重要意义

人事档案管理工作直接影响茶企可持续发展，人力资源作为茶企竞争的重要因素，需要加强人事档案管理工作，为茶企竞争提供足够的优势。在信息化背景下，人事档案管理已经朝着信息化与智能化方向发展。人事档案通过信息化平台集中的进行管理，将信息技术合引入到其中，这样不仅可以提高人事档案管理的效率，还可以为茶企生产提供保障。

2.1提高人事档案信息查询效率

随着信息技术快速发展，为人们的生活与工作提供便利，在人事档案管理中引入信息技术，就可以对相关数据进行高效率处理。传统人事档管理工作都是采用纸质版进行记录，如果档案信息需要查询，就要工作人员进行查找，浪费大量时间与人力，进而导致工作效率低下。当人事档案信息化建设，计算机作为人事档案信息的载体，在档案信息查询过程中，利用计算机自身的优势，及时查询到需要的信息，进而让查询效率快速提升。

2.2减轻茶企员工的工作压力

传统人事档案管理工作都是运用人工，花费大量时间与人力，给茶企的员工带来很大的压力。而人事档案管理信息化的建设，就可以及时地解决遇到这部分问题，有利于茶企员工减轻工作压力，大大提升工作效率质量，同时也可以节省时间与精力。比如，在数据收集过程中，利用信息化平台，让数据进行充分整合。此外，在档案信息录入时，不仅可以有效地防止资源的浪费，还可以提高信息的利用价值，进而帮助工作人员减轻工作压力。

2.3提升人事档案工作效率与质量

人事档案管理信息化作为茶企发展的必要手段。传统人事方案依然存在很多的问题，不及时进行改革与创新，就会直接影响茶企可持续发展。传统人事档案管理一般都是利用人工去进行相关工作，以纸质版形式为主，这样不仅占用存放空间，还不能进行永久的保存。久而久之，纸质版档案不能得到合理有效使用。此外，纸质版档案长期存放与不断地翻阅，就会出现破损的现象，同时也会出现丢失问题。由此可见，人事档案管理信息化可以节省大量的时间与精力，档案保存也是极其的方便。为档案信息收集、记录以及查询提供便捷。

2.4档案信息具有安全性

档案信息对于茶企发展起到至关重要的影响，如果茶企档案信息发生泄漏与丢失的现象，就会给茶企带来巨大的损失，直接影响茶企发展。因此，档案信息保密工作也是档案管理非常重要的部分。档案管理信息化建设可以保护档案信息的安全。在信息化管理过程中，茶企人员对相关信息检索与保存时，如果遇到问题，及时地找到问题方法，进而保证档案信息安全。

3人事档案管理信息化建设中存在的问题

3.1不重视对人事档案管理

人事档案工作具有默默无闻的特点，因此，大多数管理人员没有认清人事档案管理的重要性，并存在很多的误区。在人们的心里，档案主要工作内容就是登记、保管相关工作，认为所有人都可以胜任此项工作，并不是茶企当中最重要的工作，主要将档案保存好，不发生丢失与泄漏的情况，就可以成为一名合格的档案工作人员。所以，档案管理工作非常容易被忽视，茶企的档案工作人员素质不高，经常被动应付，是现阶段很多茶企存在的问题。

3.2缺乏有效地档案管理

目前，有的茶企人事档案工作管理理念陈旧落后，管理制度存在着很多的问题，特别是在管理过程中，个别的茶企管理水平薄弱，管理方法落后。人事档案工作单单注重个人信息记录，而忽略了现阶段内容优化与更新。由于工作人员自身素质偏低，没有经过严格的培训，自身不具备收集意识。所以，工作人员对档案管理等业务处理不当，不具备全面性与系统性；针对需要归档的材料缺乏科学合理整理与归纳，依然运用传统的管理方法进行管理，直接影响了档案管理水平。

3.3人事档案信息化、现代化水平偏低

随着信息技术快速发展，虽然档案管理工作已经获得了茶企广泛运用，但是还是有个别的茶企人事档案管理工作停留在纸质档案上，自身没有建立完善电子数据库，管理还是非常注重实体管理，将电子化管理呈现一种口号，并没有此项工作落实到位。部分茶企即使配备了微机，但也是单单运用于打印档案目录，不能满足人事信息的查询与检索。微机成为了工作人员的工具，并不是档案管理的机器。无法实现人事信息的相关工作，没有完善的纸质档案与电子档案保存与共用的管理制度，无法顺应时代对档案管理工作的要求，一部分人事统计工作还是依靠人力，给茶企人力资源带来了巨大的浪费。

3.4档案的收集管理意识薄弱

档案管理工作是指对材料进行收集与保管。但是，档案工作人员自身没有高度重视自身的工作，进而忽略了档案收集与保管重要性，导致了茶企中一部分人事档案材料与个人实际情况不匹配，给档案工作带来了巨大的影响。由于档案不具备动态化管理，人事的继续教育、收入以及经济审计重要事项没有资料能够查询。干部人事档案管理是一项专业性、保密性的工作，需要有专门的工作人员进行管理，单独的存放起来。但是大部分茶企普遍存在的现象还是由非专业的人员进行管理。

4人事档案发展信息化建设策略

4.1建立完善管理制度

茶企建立完善管理制度，可以保证人事档案管理信息化工作的开展。在人事档案信息化管理中，茶企需要不断地完善人事档案管理制度，进而提高档案管理服务，促进信息化管理工作组织开展。茶企根据自身的实际情况，建立专门人事档案信息化部门，这样不仅可以创新管理观念，还可以将管理制度得到充分运用，进而加强人事档案信息化建设的监管力度，从根本上将信息化建设落实到位。因此，茶企需要不断地完善人事档案制度，根据茶企规章制度，保证档案信息真实性，防止出现信息丢失问题。茶企建立完善管理制度，不仅可以提高档案效率与质量，还能为茶企发展保驾护航，让人事档案信息化管理在茶企当中发挥自身巨大的价值。

4.2加大资金投入

茶企在进行人事档案信息化建设时，需要有足够的资金作为支撑，如果资金不到位，档案管理信息化建设就会呈现表面化。因此茶企就需要投入大量的资金，不仅可以加强设施建设，还能够升级相关仪器设备，进而保证人事档案工作的顺利开展。此外，茶企设备之后的维修与保养也需要足够资金来支撑。如果没有充足资金，可以分批进行投入，逐渐更新仪器设备。同时也需要预留一定的资金来维护设备，防止人事档案信息化工作因为设备问题而耽误工作开展。在资金使用过程中，人事档案部门需要提前进行规划，结合信息化建设的内容，合理有效地进行资金分配，这样不仅可以提升资金的使用率，还可以防止出现浪费的现象。

4.3创新档案管理模式

在信息化背景下，人事档案信息化直接影响茶企发展。在人事档案信息化建设时，传统人事档案管理模式已经不能满足信息化管理的需求，因此，档案管理方式也需要不断地进行创新与改革，进而让人事档案信息管理具有准确性、科学性。良好管理模式既能提高人事档案管理工作的质量，还可以让茶企内部工作氛围更加活跃。在档案信息化建设影响下，档案形态已经发生翻天覆地的改变，充分展示出数据化特点。将纸质版档案信息录入计算机，进而让档案数据化管理得到更好运用，方便人事档案信息查询工作。信息化档案信息可以进行分类管理，将档案资料进行整理与分类。信息的传输格式与指标、以及数据结构统一进行管理，将信息资源整合功能与共享功能充分展示出来发挥最大的价值。

4.4提高茶企员工专业素质

在人事档案信息化建设中，人事档案管理部门定期对档案工作人员进行培训，以此来提升员工自身的专业素质。工作人员作为茶企档案管理一线人员，工作思想理念与工作方法直接影响茶企的可持续发展。因此，对于档案管理流程需要进行严格管控与监督，提升工作人员的意识，保证信息化管理工作的开展。此外，茶企人事档案管理人员自身需要具备专业素质。在接触工作之前，茶企对于工作人员统一进行岗位培训，没有问题就可以上岗。在工作的过程中，需要根据茶企规章制度进行工作，由于自身工作的特殊性，不能将员工的信息资料进行泄密。同时，档案管理人员也需要具备数据处理能力以及相关知识内容，提升自身专业素质，保证茶企人事档案工作顺利开展。

4.5建立档案数据库

在进行档案管理信息化建设时，数据库建设给此项工作带来很大的帮助。茶企建立数据库，可以将档案信息通过数字化的模式全部展示出来，方便茶企员工的管理与运用。首先，档案管理部门结合纸质版档案的内容，并构建人事档案数据库，将纸质版档案信息转变成数字化档案信息在保存到电脑之中，让档案信息变得更加安全。在建立数据库过程中，需要确保信息准确性与完整性，防止发生丢失问题。其次，在茶企当中，可以建立专门操作模块，能够及时公布人事档案管理涉及内容，方便茶企工作人员进行操作。此外，在建立模块过程中，也需要建立完善安全体系，茶企设置专门的人员进行管理，确保信息的安全性。茶企建立档案数据可，不仅可以防止发生丢失、遗漏的问题，还可以提升人事档案管理质量，为茶企之后发展奠定基础。

5结语

综上所述，人事档案信息化对于茶企的发展起到至关重要的影响，不仅可以提升茶企员工的工作效率与工作质量，还保证人事档案信息安全性。茶企人事档案管理信息化建设也需要不断地发展，通过建立完善管理制度、加大资金投入、创新档案管理模式、提高茶企员工专业素质、建立档案数据库来确保茶茶企符合时代的发展需求，为茶企发展打下良好基础。

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作者:刘玥 单位:衡水学院人事处