员工手册在企业管理中应用

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企业在人力资源管理中可以运用很多管理方法和管理工具，本文仅从企业员工手册的编制与完善方面，研究其在企业人力资源管理中的应用。编制实用性高的员工手册，是让员工直观了解企业、统一其价值观、规范其行为的有效途径之一。企业根据自身的管理理念，设计出符合企业发展的员工手册，对企业人力资源管理有着重要的意义。

一、员工手册的作用

1.员工手册里汇编了企业的重要制度。新员工入职后通过阅读员工手册，能够快速了解企业的文化发展、运作模式、企业政策、员工日常行为规范等，迅速成长为合格员工。

2.员工手册是很好的企业文化宣传教育平台。企业自身特色的意识形态或行为规范的总和形成企业文化，企业通过提炼将其编写进员工手册，可以让员工感受企业魅力，增强企业的凝聚力。

3.不同的企业对员工有不同的要求。在符合国家法律法规的前提下，员工手册可以有行业的个性化特点或企业的特殊要求，这样能够提升企业整体的运作效率。

4.依法编制合理、科学的员工手册。这样有助于劳动关系双方互相沟通与理解，为日后可能出现的劳动纠纷提供协商解决的依据，帮助企业规避用工风险。

二、员工手册的编制原则

合法性

1.编制、发布程序的合法性。《劳动合同法》第四条明确规定：为保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度。同时也对企业制定和修改重要制度或事项需要通过民主流程做了相应的规定。在实际操作中，很多企业只编制规章制度，而忽略让制度产生合法效力的过程，从而留下可能产生劳动争议的隐患。因此，企业应该执行民主流程和公示流程，将与员工切身利益相关的规章制度和重大事项决定告知劳动者。

2.内容的合法性。员工手册的内容必须遵守国家法律法规，它作为企业的内部法则，不能与国家政策相抵触，不得侵犯员工的合法权利，不得违反公序良俗。

实用性

员工手册是企业对员工管理规则的具体化，是企业管理制度的延展。员工手册作为员工快速入门的途径，要体现它的实用性，方便员工执行和遵守，其应体现与员工日常工作密切相关、出现频次高或员工最关心的事，如请假、出差、报销申请流程等；其他职能、业务部门的工作流程、操作规范，则可以在部门工作指南中再详细要求。员工手册适合印成小册子方便随时阅读，在员工入职时人手一册，有效约束员工行为规范。

动态性

员工手册不仅要同步国家或地方政策的更新，同时要匹配企业的发展，与自身现状和管理要求相适应，紧跟政策，与时俱进。

三、编制员工手册的步骤

1.项目组组建。员工手册的编制是一项比较系统的工作，一般由人力资源部门牵头，各职能部门主要负责人或安排专人成立项目组，推动员工手册编制工作有序进行。

2.小组协商。首先，人力资源部门负责人根据企业实际情况、管理思路，以及各部门工作对接流程、数据指标等，按照可行可操作的方式编辑提纲；其次，项目组的成员讨论，通过反复验证对手册进行优化；最后，员工手册在小组协商达成共识后形成初稿。

3.民主审议。员工手册需由职工代表大会进行审议，获得全体职工代表半数以上赞成票，视为通过，方可发布；还没有成立职工代表大会的企业，可以以集体会议、集体讨论或各部门分小组讨论的形式，最终收集员工意见，进行平等协商再定稿。

4.更新。员工手册定稿后，人力资源部门落实手册签发、培训等工作环节，在执行过程中要根据企业实际管理状况以及国家地方性政策的变动，适时做出相应修改。

四、员工手册的内容

以笔者所在企业编写的员工手册为例，其包含以下内容：

1.总则。明确员工手册编制目的、试用范围、生效时间及其他注意事项。

2.企业简介。向员工介绍企业的发展历史、经营范围、企业价值观、企业愿景、组织架构等。很多企业将这部分制作成专门的课件单列出来授课，将其作为员工入职培训、企业文化宣导的必修课程，不体现在员工手册中。

3.人力资源管理各项程序指南。这一部分主要包括员工招聘与录用、工作时间、休假、加班、培训、薪酬福利、绩效考核、员工关系、离职手续办理等各项说明，主要呈现原则性的规定，而不是把人力资源管理制度全部搬进来，具体细则指南员工可以查看对应规定。

4.奖惩制度。包括奖励制度和惩罚制度，奖励制度明确表彰项目、表彰形式；惩罚制度明确违章条款、违章登记、处理方式等。企业用明确、详细的条款来规定员工能做什么、不能做什么、怎么做、做错需要承担什么责任。

5.附则。说明该员工手册制定、修订、解释权归属本企业，也可标注手册未尽事宜，按国家、当地及企业的有关规定和制度执行。

6.回执。设计员工手册时，最末端看可以附上员工签收回执，包括员工签署、时间日期。

五、员工手册应用风险防范及注意事项

1.企业经常利用《劳动合同法》第三十九条“严重违反用人单位的规章制度的”这一款来解雇员工，同时不向员工支付经济补偿金。在实践工作中，如何界定员工是否严重违反规章制度？如何充分利用员工手册来执行相应程序？国家法律法规中查不到对“严重违反用人单位的规章制度”的详细规定，如果企业单方面解除劳动关系要适用这一条款，需要有充足的证据证明该情形的存在，就需要企业在员工手册及管理制度里，结合本企业的性质，罗列出“严重违反规章制度”的情形。如文中提及的员工手册的内容包含了惩罚制度，这里需要企业明确列出违章分类，可以采用A、B、C、D四种级别，并说明D级为次要违纪，依次递推A级为重大违纪或对企业和其他员工造成重大影响或损失的违规行为，详细罗列构成A、B、C、D级违章条款的细则，使员工若有违纪行为均可以在细则中找到对应条款。重点需写明，累计违反3次低级别的违纪条款公布为违反高一级的违纪，类推则累计3次B级违纪，视同为违反A级违章条款（第三次违反B级可公布为A级）。同时，制定不同等级的违纪处理分类，包含但不限于口头警告、书面警告、赔偿损失、不等额罚款、停职、解雇等。不管员工违反某个级别的违规细则，处理结果是口头警告、书面警告或赔偿损失，都需以书面形式呈现，填写《处罚单》，描述事件经过、处理结果、被处罚人（员工）签字确认，再由人事行政部门统一归档。如上，从违章制度的制定，到处罚程序的执行，企业方面在操作上做到有理有据，层次分明递进，并有《处罚单》及对应的处理结果作为依据。因此，在实践工作中企业参照《劳动合同法》第三十九条第二款解除劳动合同的情形，可以参考这个流程来处理。

2.企业在履行告知义务方面，为避免在劳动争议中出现举证困难的情况，公示规章制度时，应采用书面形式，保留好签收或培训资料。《劳动合同法》第四条明确了关于重要事项公示、公告的民主流程要求，所以员工手册要想发挥作用、用到实处，必须有证据证明员工手册在企业内已进行了公示，并对员工进行了告知。员工手册可以以纸质打印本或者电子版的方式送达员工，无论哪种方式，档案中需保留好员工签收的回执原件；纸质版可张贴企业公告栏，电子版的员工手册也可在企业内网进行公布，也可以通过企业、部门微信群群发传达，最后落实签收回执。企业可以采用以下做法：员工入职时，必须阅读员工手册，并且在员工手册末端回执处签字，并签注日期。入职培训时，员工手册是其重要的培训组成部分；新员工岗前培训考核体系也包含员工手册的内容，因此员工不仅在培训记录上签字，也要在培训后参加员工手册内容的笔试考试。企业与员工签订劳动合同时，附送员工手册并确保员工签收，企业保留签收记录存档。在职期间，企业还可以定期组织员工培训学习员工手册内容，这能够帮助企业更有效地管理和规范员工的日常行为和工作。这样，企业就履行了告知义务。

3.员工手册实时更新很有必要，否则其权威性将大打折扣，同时也会给执行造成困扰。例如，员工手册违规条款中可能会规定“不允许员工在企业内给电动车充电”，但随着企业进行人性化管理，增设了充电桩，应允许员工电动车有序摆放并应急充电。这样就需要修改相应的违规条款，例如从“不允许”改为“允许”，并在充电桩用电安全方面增加约束。另一个层面的更新是指国家法律法规的更新与颁布，员工手册需同步更新。例如：2016年《福建省人口与计划生育条例》做出修改，第四十一条“依法办理结婚登记的夫妻享受婚假十五日；符合本条例生育子女的夫妻，女方产假延长为一百五十八日至一百八十日，男方照顾假为十五日”。其中关于员工产假、陪产假的规定，时间分别做了延长，这个对于员工属于利好消息，员工关注度非常高，如果企业及时在员工手册中对其做出相应调整，效果事半功倍。企业对国家政策的反应，侧面反映了企业的人文关怀，一方面体现企业响应国家政策的决心与效率，一方面表现了企业对员工重视的程度，企业的快速反应这无形中提升了员工对企业的满意度，增强了企业凝聚力。《员工手册》是企业用来约束和引导员工日常行为规范的重要工具，也是员工熟悉企业管理制度、了解自身的权利和义务的窗口。因此，编写一份适用企业、合法的《员工手册》是人力资源管理的一项重要并艰巨的任务，它不仅体现了企业人力资源管理部门对法律的重视与理解程度，也体现了企业的管理理念和水平。

作者:郑慕兰 单位:伟成油脂有限责任公司