大专院校行政管理探析

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一、行政办公室的作用

大、专院校系级行政办公室是综合性的办事机构，既有常规性的工作，也有非预见性的工作；既要了解各方面对系中心工作的思想反映，又要及时传递信息。总之，系行政办公室的作用概括地说：一是服务作用；二是信息处理作用。以此保证系内的各方面工作有序进行。

1．服务作用

教育系统的行政办公室既然是综合性的办事机构，就要热情地为上下左右服务。首先，发挥参谋作用为领导服务。系行政办公室无论是协助领导了解综合情况，还是处理来信来访，都是为了使领导从繁忙的具体事务中解脱出来，集中精力搞教学、抓大事。为使行政办公室工作起到参谋作用必须把握好几个基本要素，一是提出的建议要有针对性和科学性。要针对领导最费精力及群众最关心的问题提出建议，才能起到参谋作用。例如：在计划经济时期，房屋分配、职称评定和调整工资等问题是群众最关心的事情，也是领导最费脑筋的事情。这时行政办公室就要注意了解、收集群众的反应，并归纳出几个方面的材料及时向领导汇报，供领导决策时参考。在“市场经济”条件下，上述问题依然存在，但已经不是“群众最关心的事情和成为领导最费脑筋的事情”。因为现在货币化购房已经初具规模，职称的评定工作有了相对的民主和透明度，工资结构和劳动报酬随着社会的改革有了很大变化。二是分析问题时要注意全面性和科学性，不仅要分析解决问题后的积极作用，而且要预测以后可能产生的问题。例如：在向领导反映群众意见时，要提出自己对问题的看法和建议，这种建议是在分析问题的基础上提出的；分析问题时要实事求是防止感情用事，以维护社会安定构建和谐环境为主导思想。三是办事要讲究时效性。俗话说：“当其时，一语千斤，过其时，一文不值。”这说明时效l生对领导的决策起着非常重要的作用。这两点无论在什么条件下都适用。因此在办事时一定要养成“马上”就办的良好工作作风。其次，要热情地为师生服务。服务工作在某种程度上讲是建立和谐社会的有机因素组成部分。为什么这样说?因为，系行政办公室是一个单位对外(内)工作服务的窗口，是联系群众工作的纽带。所以，行政办公室要树立服务育人的思想意识，急师生所急，想师生所想。尽量为他们提供工作方便，努力解决生活上的困难。既便问题一时难以解决也要向当事人讲清道理。使大家感到集体对个人的关心和温暖。尤其是生活上的事情虽然与教学、科研工作没有直接关系，但是解决好生活上的小事可使教师解除后顾之忧，集中精力做好教学、科研工作。当然与教学、科研工作有直接关系的问题更要主动做好，以保证全系的教学、科研工作顺利进行。这就是基层单位建设和谐环境工作中必不可少的环节。再次，要主动地为兄弟单位服务，及时处理来信、来访。对涉及到兄弟单位的事情要尽力做好，既要坚持原则又要注意两个单位的关系。特别是对来访人员要主动、热情的接待好，使其高兴而来，满意而归。总之系行政办公室的工作无时无刻不体现服务性。没有热情服务的思想和意识是做不好系行政办公室的工作的。因此，只有努力为领导、教师及学生服务，思想意识领先，才能明确具体工作的目标，分清缓急落实工作内容。

2．信息处理作用

全面、准确、及时地收集传递信息，是系行政办公室的重要任务之一。尤其在当前改革不深入的形势下，新情况、新问题时有发生，使领导及时了解信息对正确指导工作非常重要。如何才能处理好信息，概括讲“一学习，二了解，三反馈”。日常工作中要坚持“三勤”方式：①勤收集信息，向领导汇报的同时征求上级的意见，指导工作。②勤向学校管理部门沟通信息，了解动向引导、充实自己的工作内容。③勤与周围的同事交流工作经验，提高自己的工作能力。工作中即要学习党和国家的重要法规及方针政策，又要熟悉学校的规程制度。以此做为了解情况处理问题的依据，要了解本单位的教学、科研改革情况，了解教职员中的倾向问题，要把掌握的各种信息及时反馈给领导，以便工作得到补充和完善。在做好上述工作的同时还要做好报送学校领导文件的记录和存档工作，当然与学校各职能部门来往的报告也要有明确的记录，这些都是办公室工作中必不可少的手续。在做好上述工作的同时还要做好系内信件、杂志和报刊等的发放工作，尤其是一些重要的信件等要有收发记录。建立此记录的目的是为了日后核查工作能顺利进行。

二、做好系行政办公室管理工作的方法

机关工作是各级职能部门日常工作的有机组成部分，尤其在当前的新形势下，新问题、新情况时有发生，如何面对和处理问题，本人的体会如下：

1．建立、健全合理的规章制度是搞好系行政办公室管理工作的基础

俗话说：“国有国法，家有家规。”没有规矩，不成方圆。要想做好管理工作，不仅需要思想上有正确的认识，还需要有一套合理的规章制度做保证，以制约和规范办事人员的行为，合理的规章制度不仅对办事人员起制约作用，而且也是激励、调动办事人员工作的动力。同时也是办事人员处理问题、解决问题及奖勤罚懒的依据。如：处理公文、接待来访就可以按照规定分门别类的及时处理，否则因职责权限不清而延误处理问题的时间。又如：领导也可以按照工作任务明确规定每个办事人员的具体任务及考查标准，同时奖勤罚懒，树立正气，办事人员就可以根据职责要求积极主动的开展工作，避免等、拖、靠的不良现象。总之，我们在面临全球新机遇、新挑战的大潮中，强调建立健全合理的规章制度作用仍然是搞好学校各项管理工作的基础。

2．提高办事人员的业务素质是搞好系行政办公室管理工作的保证

高校系行政办公室的工作是综合性工作。它头绪多、联系面广。在改革发展不断深入和快速发展的形势下，这就需要机关办事人员更要不断地充实、更新自己的知识、技能以适应当前新形势的需要。过去要求从事高校的行政人员只要为人老实忠厚，工作上能吃苦耐劳肯干，热情为师生服务就行了。可是现在要求要掌握现代办公技能，且要懂得国家法规及学校的规章制度；知识面要宽；还要作风严谨；有创新精神。因此必须提高办事人员的文化素质，努力克服知识面偏窄的问题。如：处理公文，协助领导处理琐碎事务等工作，必须用现代办公手段来完成。只有掌握了现代化的办公技能才能遇事不慌、不急，繁简巨细都能适应。业务素质的提高不是一朝一夕的事，要在转变观念、有超前意识的思想指导下，在实际工作中不断充实头脑中的知识，学习是提高自己素质、能力的有效途径。总之，素质体现在政治、思想、纪律、作风、业务等各方面。工作人员的整体素质提高，可将群众团结起来，使集体增强凝聚力和战斗力，从而在工作上开拓进取。群众提高素质，在胜任本职工作上善于勤奋敬业，自觉积累工作经验，总结工作规律，自觉提高工作效率。素质是一种无形的力量，它可以推进和保证系行政办公室工作开展的有声有色。

3．提高办事人员的敬业精神是搞好系行政办公室管理工作竹重要措施

在各级职能机构的办事人员中，是不是有了合理的规章制度和办事的业务素质就能把一个单位的工作搞好呢?不是!社会在发展，时代在变革，但是有一点是不变的，那就是敬业精神。什么是敬业精神?人能自觉地要求自己的行为以报效祖国和以人民利益为己任，兢兢业业的从事工作，这就是敬业精神。那么对我们个人来说，首先要把学习掌握的知识、增长的才干和智慧有机的结合起来，自觉地服务于社会主义祖国的建设中去。还要在实际工作中不断实践“三个代表”的思想，在日常工作中不辞辛苦，任劳任怨，积极思索，公私分明，在世界观、人生观、价值观的大事大非面前才能有正确的决择。如：在教育系统工作的杨为民同志，他在工作中勇挑重担，奋力拼搏，奉献个人的聪明才智，对党对人民的利益一片赤胆忠心，在工作上几十年兢兢业业，大公无私，在金钱和荣誉面前他淡薄名利，甘于清贫，一心只以祖国的航空航天科学技术的发展、党的教育事业的需要为己任。他这种只求奉献，不图索取的敬业精神是我们学习的榜样。又如：立业敬业在气象工作系统的陈金水同志，他25年如一日的工作作风，记录整理上万个数据无差错，填补世界气象史上的空白，攀登了世界气象科学高峰。他的思想境界、工作成就用朴素的语言写下了人生“不言崇高自崇高”的美丽赞歌。这都是敬业精神在实际工作中的体现，且都是实实在在的真人真事。因此说：刻苦学习，勤奋工作，勇于创新，自觉奉献，“把自己的命运同祖国和人民的命运紧密地联系在一起，自觉地为建设有中国特色的社会主义的伟大事业而奋斗”为己任就是敬业精神。这种精神在工作中起着重要的作用，我们万万不可忽视。总之．要把上述工作搞好，三点缺一不可。