高校行政机关提升工作效率的对策

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一、引言

行政管理工作在我国高校发展过程中所起的作用是非常重要的。行政管理工作是高校内部管理体制的一个重要组成部分，高校需要通过行政管理来协调校、院、系和各部门之间的关系，以促进整体的协调发展，对高校而言，没有行政管理就很难成为有效率的组织。高校教育行政管理工作的重点是服务于教学和科研；因此，提高高校教育行政管理的工作效率，用尽可能少的人力、物力、财力和时间消耗，完成数量尽可能多或质量尽可能高的行政任务，对提高教师的教学水平和教学质量，增加高校教学科研成果，有着重大的意义。但目前，由于观念陈旧、缺乏科学合理的规章制度、机构设置不合理、行政管理人员缺乏专业知识和素质参差不齐、工作手段落后等问题，导致我国高校行政管理工作存在着效率低下的问题。

二、影响高校行政管理工作效率的因素分析

目前，影响高校行政管理工作效率的因素主要有以下五个方面：

1．高校轻视行政管理工作，行政管理部门未树立起正确的服务观念。主要有两种观念影响着高校行政管理工作效率，一种是高校自身轻视行政管理工作，还有一种是行政管理部门自身未树立起正确的服务观念。在高校内，无论普通的教职工，还是高校的领导们，都把行政管理视为无关紧要，机构可多可少，人员可多可少，素质可高可低，甚至只是安置教职工家属的部门。高校自身对行政管理的不重视，自然也会导致行政管理部门的人员对待自己工作的消极态度，也造成了效率极其低下。另一方面，行政管理部门自身长期形成的传统管理观念把教师和学生看作管理对象而不是服务对象，在工作中消极地执行高校的相关管理规章制度，不能积极主动地改进工作方式和方法。从领导到一般行政人员都不同程度的存在工作效率不高，时间观念不强的问题，都不同程度地养成了不重视效率的习惯，这种传统观念严重影响行政管理工作效率的提高。

2．行政管理缺乏规范化的工作制度。行政管理效率低下的另一个原因在于行政管理工作的规章制度不健全，行政管理工作没有纳入规范化的轨道，行政管理缺乏规范化的工作制度。行政管理工作效率低下的高校，往往无规范化的工作制度，工作经常凭主观经验，随意性较大，这样的状况必定造成行政效率低下。而有些高校行政规章制度虽然已经制定，但没有好好执行。

3．高校行政管理机构设置不科学，随意性大。高校行政管理机构设置与现代大学制度不相适应。首先，许多高校行政机构设置过多、职位过多，导致机构重叠、职能交叉、职责不清、人浮于事；这种情况不利于高校行政管理各部门、各层次之间的沟通协调，且工作中间环节过多，工作流程过长，出现相互扯皮、推诿，结果只能是行政效率下降。其次，由于传统的习惯，高校行政管理部门成为领导安排家属工作的部门，机构的设置和定编存在较大的随意性和盲目性，因人设岗，因人扩编的现象相当普遍，编制缺乏硬约束。有些部门和岗位在某个时间段内设立，过一段时间又被撤销，出现有些行政管理部门和岗位“今天有，明天无”的现象。

4．行政管理人员缺乏相关专业知识，素质参差不齐，工作积极性不高。造成行政管理人员缺乏相关专业知识，素质参差不齐，工作积极性不高的原因主要有三个方面：一是由于传统的习惯，高校的行政管理者大多数是从毕业留校的学生或各种岗位的教师走上管理岗位的，这些人多数为非管理专业，一般都没有系统地学过高等教育理论、管理学知识等，因此，对于管理方面的知识特别是现代管理知识，知之不多。另一方面，高校的行政管理岗位上教职工家属及子弟占了很大比例，这类人员学历层次不高，素质参差不齐，致使行政管理人员性别结构不平衡，这也是影响高校提高行政管理效率的重要因素之一。最后一方面，由于高校的特殊性，在高校领域里一直存在着轻视管理工作的偏见，从而就造成了从事行政管理工作的人员待遇偏低、专职的管理人员年龄偏大、学历偏低、行政管理人员进修机会少等情况，进一步导致了行政管理人员的流动大、工作积极性不高、消极对待工作任务等问题的出现，这些也都严重影响着高校行政管理工作的效率。

5．教育行政管理工作手段落后。当前，在高校行政管理中，文件多是一大特征。以一个中等规模的高校为例，每年发文不下一百号，加上各职能处（室）的发文，数量更加可观。有的业务打个电话或坐下来商量就可以解决，非要以请示或函件来解决，费时费力，效率很低。另外一方面，高校行政管理工作涉及面广，工作量大，工作对象不仅仅涉及到物而且更主要是涉及到人。面对复杂多样的人，管理过程中所采用的方法和手段如何，直接关系到行政管理效率的高低。而目前，许多高校的行政管理部门的办公手段仍然只靠陈旧的一叠纸，一只笔及一部电话，工作方法和技术落后的现象依然存在。

三、提高高校行政管理工作效率的对策

通过以上对影响高校行政管理工作效率的因素分析，提出以下几点措施，提高高校行政管理工作效率：

1．改变思想观念，牢固树立起正确的效率观念。要提高行政管理效率，首先要解决的是思想观念的问题，牢固树立起正确的效率观念。首先，通过宣传和教育使大家认识到提高行政管理效率的重要性，打破旧的懒散的习惯，树立新的效率观念。通过加强宣传和教育，强化行政管理部门的工作人员管理育人的服务意识；严格遵循高等教育的规律，紧紧围绕以教学为中心，从有利于形成健康、高效、有序的行政运转体系出发，提高广大行政管理人员对行政管理效率重要性的认识。其次，转变轻视行政管理工作的观念。高等学校虽然是一个学术机构，但是它首先是一个组织，需要高效的内部协调运作，有效的行政管理是高校运作的基本前提，只有高效的行政管理，才能保证正常的教学秩序和开展科学研究，不断提高教学、科研水平。

2．建章立制，保证管理机关的高效运转。凡是行政管理工作效率高的高校，必定有完善的规章制度，一切行政管理都具有基本的规范和程序，各职能部门明确职权和责任，各司其职，各尽其责。因此，高校必须建章立制，时刻保证管理机关的高效运转。合理的、配套的、切实可行的规章制度是提高工作效率的重要保障，高校行政管理工作首先必须从实践中不断总结方方面面的规律，建立起健全的管理规章制度，使高校行政管理工作不断科学化、规范化。在建立制度方面，可建立和健全教授治学、学术委员会制度等，确保学者、专家参与学术事务决策的权力落到实处；或健全校务公开制度和教代会制度，使教职工参与学校民主管理和监督的权力落到实处，真正做到民主管理、依法治校，提高工作效率和管理水平。建章立制是工作的一方面，还需要保证制度的有效执行。现在许多高校的行政管理部门都建立了重要岗位的责任制，但多数却出现了只有岗位责任制，却没有检查、考核和奖惩制度，导致有章不依，使责任制度成为一纸空文，流于形式。究其原因，主要是制度执行不严。因此，在建章立制的基础上，还需要严格认真地执行，应当做到有“法”必依，执“法”必严，以维护规章制度的严肃性和权威性，使之充分发挥作用。

3．科学、合理地设置高校行政管理机构。高校行政管理工作效率的高低与机构设置是否科学合理有关。应从以下两个方面着手，提高高校行政管理机构设置的科学性和合理性：一方面是坚持精简、效能的原则。一直以来，政府教育行政管理部门没有针对高校行政管理机构的设置制定统一的标准，长期以来基本上靠各高校自我约束；这就出现了之前提到的高校行政机构的设置不科学，随意性大的问题。因此，今后高校行政机构的改革应从实际出发，全盘考虑行政管理机构的总体布局，科学、合理界定各机关的职能，对机构设置作根本性的变革，一切从实际出发，一切从科学出发，该精简的就精简，该合并的就合并，该加强的就加强。另一方面确定编制的依据，维护编制的严肃性。高校作为国家的事业单位，要严格执行国家的编制计划，编制就是法规。虽然高校内部机构的定编与政府机关的定编有所不同，但其硬约束性的道理是一样的。因此，必须树立编制的法规意识，尤其是校领导要自觉维护编制的严肃性，不能随意增设机构或扩编。

4．重视人才培养，正确运用激励手段，调动行政管理工作人员的积极性。要加强行政管理人员队伍建设，不能为了安排教职工家属及子弟而降低对行政管理工作人员的要求标准。在选人的过程中注重行政管理人员的学科、知识层次、年龄结构的科学搭配，努力建设一支富有生机活力，具有较高素质的行政管理队伍。破除旧观念，注重对行政管理人员的培养。必须认识到行政管理部门是高校的重要有机组成部分，要确保高效的行政管理，必须要有高素质的行政人员作保障。尤其是教务、人事、科研、办公室、后勤和二级学院的办公室等重要的行政部门工作人员，直接为教学科研第一线和校级领导决策服务，既要有较高的文化和不同学科的专业素养，还要具备较强的组织、协调等行政管理能力。所以，高校必须重视对行政管理人员的培养，尤其是根据管理人员自身的发展方向进行有针对性的培训，鼓励行政管理人员通过攻读高一级学位及岗位培训，学习现代管理的理论和方法，掌握科学管理的技能和手段，更新管理观念，不断加强知识积累和经验积累，从而提高管理能力和效率。除了重视人才培养之外，应实行激励机制，进一步建立和健全行政人员的管理、考核、激励制度和机制，切实实施行政人员的岗位责任制，根据管理层次的不同和工作岗位的不同制定工作目标和具体的岗位职责要求，健全行政人员的考核激励机制，提高行政人员的成就感和工作的积极性。此外，学校行政人员，在实际工作和生活中常常遇到具体困难和问题，学校领导应采用物质、精神激励的方法来调动他们的积极性，同时要关心他们的职称、职务、住房、工资等实际问题，解决他们的后顾之忧，使他们的积极性和潜力充分发挥出来，以提高行政管理效率。

5．教育行政管理设备与手段的现代化。要想提高教育行政管理效率，必须补充现代化的管理设备，采用现代化管理手段。首先，高校教育行政管理部门应该补充现代化的管理设备，适应时代的要求，从自己的任务和力量出发，用电脑、高速复印机、传真机等现代化的办公工具代替落后的手工操作。其次采用现代化管理手段。随着信息技术的迅猛发展和高校校园网的不断建设和完善，为高校推行电子校务提供了有利条件。通过电子校务系统，可以实现信息、服务、交流等多方面的功能，从而在更大程度上实现信息资源的管理和共享，节省人力、物力、财力，切实提高行政管理效率。因此，在综合考虑学校信息化建设的现状与需求的基础上积极推进电子校务建设，科学规划电子校务建设的发展规划与实施计划，全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设，按照规划协同有序推进。逐步实现高校校园的计算机网络化管理，使各种人事、教学、科研信息资料便于迅速的查询和掌握，逐步实现行政办公的自动化，紧跟科学技术发展的步伐。

四、结语

高校行政管理工作是高校的重要组成部分，在高校的建设与发展中有着举足轻重的作用，在知识经济时代来临之时，任何一类组织都需要科学的行政管理，都需要注重提高行政管理效率，高校也不例外。因此，推进高校行政管理改革，提高高校的行政管理效率，已势在必行。高校必须在认识到行政管理工作重要性的基础上，深入透彻地分析不利于提高行政管理工作效率的各种因素；在分析的基础上，采取有针对性的、行之有效的措施，提高行政管理工作质量和效率的提高，更好地为广大师生和教学科研工作服务。