行政公文教材编著的缺陷及改善措施
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办公自动化即利用计算机等现代先进设备处理工作，它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，目前，公文的撰写、印发、处理等基本上实现了办公自动化。然而，当前有关行政公文写作的教材，仍以2000年执行的《国家行政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）为蓝本，这一标准存在严重的表述模糊化的缺陷，以此作为编写行政公文教材的蓝本，进而指导教学，有失科学。2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），旨在进一步规范公文格式。但该条例依然没有纠正2000年《格式》表述模糊化的缺陷，其第十条规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行”[1]。因此，行政公文教材在编写中不可避免地存在以下问题。
（一）部分概念解释缺失
《国家行政机关公文格式》[2]第8条称：“置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首……。”而纵观前文，并未对红色反线有任何概念性的介绍或定义，突然有此描述，未免突兀，令人对“反线”的概念摸不着边际，进而影响到对“眉首”的理解。在之后的8.3.4提到“版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心”，也没有说明眉首下红色反线是否与版记中的反线是同一回事。对事物作出定义或进行概念解说，目的都是帮助人们认识事物的本质。学习一门学科，若不了解学科本质，就谈不上深入学习。同样，《实用应用文写作》[3]教材（胡伟、周红梅、赵崇平主编）也对此解释缺失，第24-25页解释行政公文一般格式时说：“置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首”，而之前也没有涉及红色反线的定义或解释。这一叙述存在以下问题：首先，前文尚未介绍反线，后文就用其来解说眉首，不符合事物的认识规律；其次，用不明了的红色反线定义解释另一定义，并不能真正阐述眉首的定义，至少没让读者明白眉首应当包含哪些要素；再次，始终未给红色反线下任何定义。《格式》中，定义概念缺失的还有骑马订等。如第7条第4点对“装订要求”的阐述：“公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。”由于全文并没有解释什么是骑马钉，导致行政公文写作教材在涉及装订要求时，也含糊其词。如《应用写作》[4](张德实主编，高等教育出版社2000年版)第23页，在讲述“装订要求”时，只概略地提到：“公文左侧装订，不掉页。”行政公文教材在表述“反线”、“骑马订”时采取避而不写的方式，一方面是由于教材篇幅所限；另一方面，是因为《格式》没有下相关定义，教材编写者不方便自行下定义解释。中山大学陈少夫教授在应用文写作研究和教学领域贡献巨大，由他牵头编著的《应用写作教程》[5]曾试图解决这一困惑，在该教材第114页对反线做了进一步的解释：“所谓眉首，就是公文版头，即公文首页在红色反线至页面顶端的部分。公文的眉首与主体部分用一条较粗的红色横线分开，这条红线就称为红色反线……”该定义强调了反线是一条较粗的红线，但到底有多粗，无从得知，也无法在计算机上进行具体设置，只能由各公文制定者自行操作。因为无相关标准可循，导致各级公文中出现了各类粗细不一的反线。
（二）操作标准阐述模糊
随着科技的发展，办公自动化日益普及，怎样使公文的写作更符合计算机操作要求的问题日益凸显。《格式》的许多标准与计算机操作要求相去甚远，使行政公文办公自动化缺乏可操作性。
1.将“行”表述为“标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。”这一标准中，至少有2项不易操作的内容：一是“行”的概念不清，所谓纵向距离是指纸张的高度，还是指字行之间的高度，或是上一行底端到下一行底端的高度，就很不明确；二是在计算机上实现字号7/8倍的距离是一个艰难的工作程序，非普通人能够胜任。
2.规定发文机关标识的字号“应小于22mm×15mm（高×宽）”。这个标准如何掌握，难道用尺测量？如果能给定一系列标准的字号，就容易操作了。3.版心尺寸规定为156mm×225mm，看似具体，却无法直接操作。试想，有什么办法能在word文档直接将版心设成规定的规格？《格式》的表述问题，直接影响到人们的理解，乃至影响行政公文写作教材的编写，进而影响到教学。陕西交通职业技术学院辛华和戴夏燕主编的《新编经济应用文写作》[6]是相当优秀的教材，该教材第28-29页“绘出上行文首页版式和下行文、平行文首页版式，并标上必要的数据”，也仅仅是标上有关用纸规格、天头、订口及版心的数据，至于《格式》未提到的翻口和地脚的数据，被一概忽略了。我们知道，在计算机上不能直接设置版心的尺度，只能通过设置四个页边距来确定。换言之，版心的数据是多余的，地脚和翻口的数据才是必要的。2000年《格式》施行以来，指导专家、学者编写的行政公文写作教材达到了数以千种。虽然当时计算机在我国的应用已经比较普及，大多数机关草拟公文已开始使用计算机完成，但《格式》中许多规定仍与word操作要求风马牛不相及。不管是侧重理论传授还是偏重技能培养的写作学教材，都因为不同程度地拘囿于《格式》，造成某些概念缺失或版式设置叙述模糊不清。教师在这些教材的钳制下教学，是很难准确地传授知识和技能的。为此，有必要修正《格式》中那些不切实际的描述，进一步完善相关规定，发挥其应有的意义和作用。
二、相关建议及措施
修正2000版《格式》，改编行政公文写作教材的呼声早已有之。如魏成春、范文春早在2003年就撰文《<国家行政机关公文格式>亟待修订》，对2000版《格式》的内容提出14条修改建议。[7]本文拟从办公自动化的角度，就2000版《格式》的修正方法以及行政公文写作教材编写的改进方法提出建议，以期能对新版《格式》的制定以及新教材的编写起到一定的参考作用。
（一）概念要明确，要符合办公自动化时代的相关定义
1.有关“行”的定义。
（1）将“基准行”定义为上一行字列底端到本行字列底端的纵向距离，亦可定义为上一行文字顶端到下一行文字顶端的纵向距离。
（2）鉴于在word文档直接操作“每面排22行”（参看下文排版规格处）后，行距已经固定，所以不需要再额外规定行距的数值。
2.有关“公文页边”与“版心尺寸”的定义。
（1）援引计算机用语上页边距、下页边距、左页边距、右页边距分别替代冷僻的公文名词天头（上白边）、地脚（下页边距）、订口（左白边）、翻口（右白边）。由于计算机使用的普及性，即使省略对用语的解释，也不影响人们的理解。
（2）明确各页边距的尺寸。上页边距37mm；下页边距35mm；左页边距28mm；右页边距26mm；根据实际需要，各页边距可±1mm。
（3）将版心定义为上、下、左、右页边包围的区域（设置好各页边距，版心尺寸就是156mm×225mm）。
3.有关“反线”的定义。
（1）要明确反线的概念。置于眉首与主体以及版记各项内容之间，用以隔开各部分内容的线条即为反线。
（2）指出反线的长度为156mm，最好能确定磅数，建议规定为2磅。
（二）各项规定要符合计算机操作要求，易于实施
1.排版规格操作。
（1）一般微机系统的小标字体需要另行安装，因此，建议取消使用小标字体的规定，直接使用一般系统自带的字体。
（2）正文“一般每面排22行，每行排28个字”的要求应指出具体的操作方法。即在word文档执行：文件—页面设置—文档网格—行数—每页22。至于每行28字的要求，只要使用三号仿宋字，不需进行额外设置就能实现。
2.公文中各要素标识操作。各要素标识操作应立足于计算机操作的要求。
（1）规定发文机关标识与版心上边缘的行距。《格式》规定，“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm”，还规定“信函式公文发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm”。这些规定在word文档不好操作，只能力求接近。由公文版心高225mm和每面排22行的规定，折算出每行高度为10.2mm。由此，可执行右键—段落—行距（多倍行距）—2.5或8，当然，这一操作过于复杂，违背了易于操作的原则。因此，建议非上行文及信函式公文，从版心上边缘到发文机关标识的距离为3个行距；上行文则是8个行距。此外，非上行文之公文份数序号、秘密等级及保密期限分别顶格标识于首行左右两侧，紧急程度顶格标于第二行；上行文则在第四、五行标识以上内容。
（2）发文机关标识。发文机关标识用红色宋体字（取消“小标宋体字”的规定）。字号取消“一般应小于22mm×15mm（高×宽）”的说法，根据不同发文机关的级别规定，建议国家级行政机关，如国务院及各部委使用一号字，省级及省级以下行政机关使用二号字。《格式》规范下的行政公文写作教材编写，与办公自动化时代对公文的撰写、印发、处理工作具有诸多不相适应的方面，迫切需要修改完善。限于篇幅，本文不能一一列举，只能管中窥豹。因此，建议有关部门汇集更多的专家学者，进行深入的研讨，立足于计算机操作的要求和人类的认知规律，设计更规范的标准。
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