二级学院行政部门工作状况及改善措施

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对校内的师生员工来说，行政人员代表着本部门、本学院；而对校外的有关单位和个人来说，行政人员又代表着学校。因此，他们的工作态度、精神面貌甚至一言一行都会对其部门、学院甚至学校产生影响。行政服务水平的高低已成为衡量学校综合竞争力的一个重要标准。目前，国内大部分高校采用校、院（部）二级管理模式，二级学院（部）处在为广大师生员工提供服务的第一线，面临着许多困难和挑战。如何解决当前二级学院（部）行政职能部门工作的困难与矛盾，提高效率，更好地为学校、学院（部）教学、科研服务，是重要的研究课题。

一、二级学院（部）行政职能部门的定位

1.界定校级和学院（部）行政职能部门职能的意义任何一个组织要充分发挥潜能，使组织效能最大化，都必须科学划分和界定组织本所应有的职能，最终实现组织目标。随着高等教育改革的不断深入，高校的管理体制也发生了深刻的变化。在此新形势下，科学划分和界定二级学院（部）行政职能部门的职能,并提高其服务水平，对于提高管理效率，更好地为学校教学、科研服务具有重要意义。

2.校级和学院（部）行政职能部门定位的差异目前，国内大部分高校采用校、院（部）二级管理模式，学校、二级学院（部）根据各自的职责分工，分级负责、相互协作、相互支持，共同发挥各自的服务效能，以提高服务工作效率和效益的活动。学校的管理中心下移，大量教学、科研、社会服务工作转移到二级学院（部），以实施计划、监督、调控、服务为主，主要职责是把握办学方向、改革管理体制、选用中层干部、制定发展规划、筹措办学经费、制定招生政策、组织学科建设、负责财务管理、发展公共关系、考核评估与协调监督，负责校园、重点实验室、图书馆和网络中心等共享资源的建设和管理。因此，校级行政职能部门更多的是提供专业性服务，而院（部）级行政职能部门则侧重于提供教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等日常事务性的服务。

二、二级学院（部）行政职能部门工作现状

1.工作任务繁重高校扩招以后，随着在校学生人数的剧增，教师的数量也逐渐增加，涉及全日制本专科生、研究生及成人教育等的教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、资产管理、校友联络、退休工作、行政管理等工作大大增加，因此二级学院（部）行政职能部门承担的课程安排、成绩管理、教师科研项目申报、教师教学与科学工作量统计等具体工作也相应地增加了。另外，近年来，国家越来越重视高校的教学、科研工作，各高校也纷纷大力深化本科教学改革，全面提高本科教学质量，同时教师申报科研项目的积极性也越来越高，二级学院（部）教学、科研部门要处理的教学和科研管理工作也越来越多。

2.工作要求较高二级学院（部）行政职能部门工作涉及面广,不仅要处理学院（部）内部的事务，还要与学校各机关职能部门、兄弟二级学院（部）、校外单位等沟通联络，而目前高校逐渐采用无纸化办公，校级机关职能部门对二级学院（部）的工作要求、相关指令以及二级学院（部）间的工作联系大多通过网络，二级学院（部）完成的任务也通过网络报送至学校。另外，诸如科研管理、教学管理、人事资源管理、资产管理等软件已相继开发成功，科研申报、学生选课、成绩管理、资产卡片建立和资产报废申请、教师职称评审报名等工作都必须在电脑上完成。这就要求二级学院（部）行政职能部门人员既要熟悉业务，又要懂得熟练操作计算机，成为具备“通才”和“专才”统一体。

3.工作没有得到充分重视从整个高校的发展来看，学校更多关注教学科研人员，教师、科研人员的地位与收入越来越高，行政人员队伍建设没有得到足够的重视。二级学院（部）行政人员的工作量大，但是整体职务少，职称偏低，甚至有些师生认为行政工作没什么难的，什么人都能做，未能充分尊重行政人员。二级学院（部）工作人员平时付出的劳动多、工作时间长，但没有明确的工作评价体系，任务量多者与少者收入基本一致，任务量多者未受到相应的奖励积极性受挫，任务量少者收入未受影响产生严重的懈怠心理。以上种种都严重挫伤了二级学院（部）行政人员的工作积极性。

三、如何改进和完善行政职能部门的服务水平

行政职能部门只有通过为全校师生提供优质、高效的服务，才能树立起工作权威。我认为要从内部和外部两方面来改进和完善二级学院（部）行政职能部门的服务水平。

1.外部——充分利用校级行政职能部门的资源校级行政职能部门在技术、政策、信息等方面具有院（部）级行政部门不可比拟的优势。

（1）技术资源。校级行政职能部门由于职能相对比较集中单一，具有对业务进行钻研和推敲的优势。二级学院（部）要充分掌握校级行政职能部门所提供的技术性服务项目，为师生提供高效便捷的服务。如二级学院（部）可以利用学生处提供的学生管理系统软件、学生就业信息网等方面的技术资源，更好地为学生服务；二级学院（部）可以利用教务处开发的教务管理系统软件，为教务管理提供便利；二级学院（部）可以利用科研处提供的科研项目申报、管理平台等方面的技术资源，更好地为科研工作服务。

（2）政策、信息资源。校级行政职能部门掌握了大量与自身职能有关的政策、规定、文件和其他信息。校级行政职能部门及时处理这些政策、信息，并将其中的有效信息适时传递给二级学院（部）。二级学院（部）要与校级行政职能部门积极沟通，并在其指导下充分消化、吸收、利用这些有效信息，为二级学院（部）的发展提供方针、政策支持。

（3）公共资源。经费办学、引进人才住房、师生互派的交流活动等相关工作由学校统一负责，二级学院（部）都想从学校得到最大限度的资源为自身的发展服务，但是学校总的公共资源是有限的，二级学院（部）难免会与其他学院（部）发生冲突，这就需要校级行政职能部门进行分配协调。充分利用好校级行政职能部门的各种资源，能使二级学院（部）的服务达到事半功倍之效。

2.内部——根据自身建设发展需要积极采取有效措施人是最积极的因素，行政职能部门能否提供优质的服务，很大程度上取决于行政人员是否拥有提供优质服务的能力。因此，二级学院（部）要注重行政人员队伍的建设，要用抓师资队伍建设的力度，抓行政人员队伍的建设，努力提高行政人员队伍的水平。

（1）合理配备二级学院（部）行政人员队伍。合理配备二级学院（部）行政人员队伍，是提高二级学院（部）服务水平的首要条件。针对二级学院（部）行政人员队伍问题不一的情况，应采取不同的措施：对于行政人员精简过于严重、长期处于超负荷运行的学院（部），应在严格控制人员编制的基础上，适当调整、分配行政人员；对于机构臃肿、人员超支的二级学院（部），则应坚持科学、统一、高效的原则，精简人员。总之，二级学院（部）在行政人员队伍配备问题上，应该坚持科学设岗的原则，既要精简人员，避免冗员，又要注意必要的岗位不能缺员。

（2）提高二级学院（部）行政人员的综合素质。行政人员的素质直接决定其服务水平。因此要加强行政人员的继续教育，不断提高他们的思想素质和业务素质，使他们忠于职守，爱岗敬业，团结协作，精通岗位业务，树立一种不学习、不更新知识、不提高能力就要落伍掉队的危机感，强化求知意识和进取意识，树立自信心。二级学院（部）要在责权范围内制定相关的政策，使管理人员继续教育制度化，形式上不能仅限于学历教育，要积极组织他们参加短期进修或培训班（比如学校举行的科研管理系统、人力资源管理系统、资产管理系统等软件培训以及政策说明会），并创造条件让其参加实践，这样才能形成一个高素质、乐于奉献、积极向上的群体，胜任各项工作任务。

（3）调动二级学院（部）行政人员的工作积极性。通过完善人事分配和考核奖励制度，充分调动二级学院（部）行政人员的工作积极性。二级学院（部）要充分重视行政人员的待遇与职称问题，并且制定出一套科学的、便于操作执行的绩效考核指标体系，使“德、能”的定性考核与“勤、绩”的定量考核相结合，对行政人员开展科学的评价，对于工作责任心强、管理能力突出的行政人员给予表彰和奖励，提高二级学院（部）行政人员的工作积极性。