高校办公室行政管理分析

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一、高校办公室行政管理工作的概述

行政管理是指运用国家权力对社会事务的一种管理活动，是指国家各级政府部门在执行法定职能及其具体运作的过程中，对所经历的程序、环节，以及所处理的事项和解决问题等一系列的管理活动。我国高等学校教育改革最紧迫的任务是提高质量，随着高校的不断扩招，办公室行政管理工作越来越多，高校办公室是行政管理工作开展的运行体系，是高校的主要管理部门，决定着高校管理水平的高低，高校办公室为全校师生服务，传达学校最新信息，负责学校信息的与汇总，组织、协调各部门的职能和工作，将学校各部门按不同比例进行划分，每个部门设置自己的目标与任务，在办公室协调下各部门发挥各自的作用，为了适应当前教育改革的需要，提升高校办公室管理水平十分必要，为高校实现办学的目标奠定坚实基础。

二、高校办公室行政管理工作现状

目前，高校办公室处于改革阶段，虽然行政管理工作开展得较为顺利，但由于各方面的原因，仍然存在着一些问题。

1、缺乏科学的管理方法

高校办公室行政管理工作事情较多，操作较为繁琐，比如学生的档案管理、教学管理、学籍管理等，需要办公室人员耐心细致的去完成，但由于在日常工作中，工作人员注重于对系统的管理，分不清主次，职责不明，使得办公室各个方面无据可循，以至行政工作不能适应新时期的发展要求；工作人员忽视人本管理，不能树立大局意识，认清当前学校的发展趋势；不能从全局思考，定位办公室的行政管理工作，缺乏科学的管理方法，导致高校办公室行政管理工作质量有待提高。

2、对高校办公室行政管理工作认识不足

高校办公室行政管理工作是否到位对高校各项活动能否有序进行有直接影响，然而个别办公室工作人员对自己所负责的办公室工作却认识不足，错误的认为高校的目的就是培养更多的优秀人才，只有提升教学质量才是高校唯一该关注的问题。长期以来，高校办公室工作人员对行政管理工作认识缺乏，在行政管理工作中惧怕协调各方面的关系，阻碍了学校各方面工作的顺利开展，导致办公室行政管理工作的重要性不能充分发挥，也丧失了高校办公室行政管理工作的真正意义。

3、办公室工作人员业务水平偏低，主动性不足

高校办公室行政管理工作需要协调多方面的关系，涉及到的部门较多，具有灵活性、随机性、偶然性等特点。因此，尚未形成固定的方法与模式，需要花费更多的精力与时间，再加上很多办公室行政管理人员都是从其他部门抽调的，还停留在“经验型”，不具备专业的行政管理业务水平。在处理办公室工作时常常会感觉到千头万绪、难以胜任，长此下去，工作人员失去了对办公室工作的主动性。总体来讲，办公室行政管理人员业务素质偏低，不能井井有条地处理繁琐的办公室工作，这是造成高校办公室行政管理工作停滞不前的重要原因之一。

4、高校办公室制度规范欠缺

高校办公室的工作不但要及时更新和购置硬件设备以便提高工作效率，还需要完善相关的制度规范，正所谓无规矩不成方圆。在日常的办公室工作中，办公室主要负责接待、传递、会议、通知、宣传等工作，由于工作人员职责不明、职能相互交叉，一旦出现问题，工作人员就相互推脱，以至不能快速解决问题，降低了高校办公行政管理的工作效率。

5、领导忽视办公室行政管理工作的重要性

办公室行政管理工作需要完成领导临时交办的任务。领导在布置工作时，一般不能为办公室行政管理工作提供便利条件，往往根据事情临时指派，没有考虑知识管理的涵义，即是否增加了办公室管理工作的负担或是否属于其职责范围。这种现象普遍存在一些高校的管理中，导致办公室行政管理工作开展过程中经常面临尴尬的境地，究其根本原因就是领导对办公室行政管理工作的不重视，临时交办任务随意性强，导致很多办公室行政管理工作得不到落实。

三、改善高校办公室行政管理工作的措施

1、创新办公室管理方法

当今时代是信息化时代，互联网办公已成为办公室工作模式，传输信息量大，传播速度快。办公室工作人员要与时俱进，激发自身的创造能力，多研究问题、思考问题；总结行政管理工作的规律，转变管理观念，发挥创造性，充分利用新科技时代的产物；总结出科学有效的管理方法，结合办公室功能，开发出相适应的软件；节约工作时间，实现办公自动化和智能化，提高工作效率，适应新时代的要求。

2、建设高素质办公室队伍

提高办公室行政管理的工作效率，关键在于提高办公室工作人员的综合素质。高校办公室工作人员扮演着领导参谋的角色，完成了许多政策的制定和执行，传达的信息也涉及到教师自身的利益，只有掌握学校的政策制度，了解了党的方针政策和教育的法律法规，才能根据这些情况及时调整方案，把握师生的思想动态。掌握计算机、公共关系、经济法律知识不仅可以提高办公室工作的日常事务，还能进一步了解所负责分支的专业知识，为领导的决策提供所需信息，扮演好助手的角色，以达到合理计划，思路清晰，分清主次，公平公正的处理问题。对此应该建设一支具有敏锐观察能力的办公室工作人员队伍，总结出办公室工作的基本规律，摸索出相应的科学方法，处理好各种关系，不断提高办公室工作人员的协调能力，避免各部门冲突，化解双方矛盾。

3、加强办公室工作人员综合素质

3.1加强政治理论的学习

高校办公室是学校的党政核心部门，负责向全校宣传党中央文件内容。办公室人员务必保证其思想上、政治上、行动上与学校发展要求一致，与党中央教育观念一致；不断学习邓小平理论和三个代表等重要思想，认真学习党的理论、政策；提高自身的政治觉悟水平，自觉维护学校权威，为学校的发展贡献自己的力量。

3.2定期培训办公室工作人员

高校办公室人员一般是由辅导员、机关干部、教师或者留校的毕业生组成，缺乏专业的训练。要想充分发挥办公室的作用，需要投入人力、物力和精力有计划的培养工作人员的专业知识、职业素养及管理水平，以达做好办公行政工作，促进学校发展。此外，可以实行定期考核制，采取定性和定量相结合的方式，来衡量办公室人员的工作质量；组织工作人员分批外出学习、开阔视野，促进工作人员的工作、学习热情，提高行政管理工作水平。

3.3强化全局思考的观念

高校办公室常常协助领导参与决策，这就必须要求高校办公室工作人员站在以大局为重的角度上分析每一件事，提高对突发事件的反应能力，从全局的观念出发，提高工作人员的政治敏感度，提升政治理论水平，保证办公室行政管理工作的正常进行。

4、健全高校办公室规章制度

目前高校办公室行政管理制度并不规范，为了促进高校行政管理工作的进行，必须健全各项规章制度。建立一套科学、详细、完善、明确的岗位职责和规章制度，将办公流程以规章制度的形式确定下来，做到万事有理可循，统一各项工作的要求。细分职责到每个工作岗位，明确办公事务的先后次序、具体执行步骤等；确定岗位工作规范，避免出现重复杂乱的现象，针对办公室工作人员的工作表现，奖罚分明；对做事认真负责严谨的人员进行奖励，对工作态度消极、工作散漫的员工进行处罚。高校行政管理制度应秉着公开、公平、公正的原则，从全局出发，保证多方利益，争取做到制度齐全、职责明确、纪律严明、无差别对待，保证办公室行政工作人员坚守岗位、努力工作，促进办公室行政管理人员提高工作水平。

5、培养团队意识

高校办公室工作人员可以通过不定期的组织集体活动增进同事之间的情感，培养团队意识，办公室日常工作虽然简单，但不能单纯依靠一个人的力量，需要工作人员同心协力。因此，工作人员在完成自身工作任务的前提下，经常与同事进行沟通，克服所面临的困难，不断探索，学习他人的长处，建立良好的工作关系，提高工作效率。结束语：综上所述，办公室工作人员只有不断努力营造良好的办公环境，提高自身素质，保持良好的工作心态，才能充分发挥办公室的工作职能，更好的服务于师生，保证学校工作顺利进行。

作者：解靖 单位：对外经济贸易大学公共管理学院