组织结构设计管理

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摘要：多校区大学管理是我国教育行政部门和各学校普遍关心的问题，其关键和基础是组织结构设计。本文在对多校区大学及其存在的问题进行一般描述的基础上，运用组织结构设计理论，根据多校区大学的特点，提出了其组织设计的重点，研究分析了多校区大学组织结构设计的自变量、基本组织结构和沟通与协调机制设计等问题。关键词：多校区大学；管理；组织设计近年来，随着我国高等教育规模的快速扩大和高等教育管理体制改革的不断深化，多校区大学现象日益增多，数量节节攀升。据统计，1992年到2002年经合并调整形成了261所普通高校，其中绝大部分都是校区地理位置分散的多校区大学。多校区办学既是高等教育改革和发展历程中产生的一件新生事物，也是各学校管理中的普遍难题。其中，根本性问题就是如何设计和优化多校区大学的组织结构。本文试图在分析多校区大学及其存在问题的基础上，运用组织理论对多校区大学的组织结构设计进行研究与探讨。一、问题的一般描述多校区大学这个概念虽然在日常工作，甚至学术论文中经常被使用。但要展开组织结构设计研究，就必须首先对其概念进行必要的界定。我们这里借用国内学者对多校区大学的定义，［1］指具有一个以上独立校区的、但只有一个统一的独立法人办学实体的大学。它是一个与单校区大学相对而言的概念。为了使研究的问题更具有普遍意义，我们所说的多校区大学既可以是由一所以上原本独立的大学相互合并而形成，也可以是为了拓展办学空间、办学规模或办学功能而开辟新校区后形成。一般来说，多校区大学的基本特点是学科齐全、规模巨大、校区分散、情况复杂。正因为如此，一些教育研究者归纳总结了多校区大学在管理方面存在的问题：［2］(1)由于校园文化差异、参与合并各校的办学理念、学术精神、管理方式差异较大，使管理复杂性增加；(2)由于设置校区派出管理机构，实行校院系管理模式，使管理跨度加大、管理层次增加；(3)各校区资源共享困难；(4)校区之间信息沟通滞后。多校区大学要克服管理过程中出现的问题，就必须从根本上入手，完善和优化大学的组织结构设计，这样才能更好地发挥学科全、规模大的办学优势。所谓大学组织结构，是指大学组织内部的结构要素在外部环境诸要素的作用下组成的具有一定关系的组织形式。［3］也就是说，大学组织结构是由可以称之为因变量的内部结构要素组成。这些要素包括单位划分、单位间的协调与一体化、计划与控制系统、联接装置、集权与分权、培训与灌输等。组织理论告诉我们，大学组织内部的结构要素与外部环境诸要素作用直接相关，这些要素可以称之为自变量。典型的自变量有组织环境、战略、组织技术等。它们的状况和变化必须会引起因变量的变化。因此，大学组织结构必须依据自变量要素的状况和变化情况，以及管理者对这些要素认识程度进行科学设计。所谓大学组织结构设计，是指大学组织管理者根据大学所处的内外环境，按照组织结构的规律，精心安排、选择大学组织内部诸要素，并组成一定组织形式的过程。［4］因此，设计多校区大学组织结构，首先必须研究分析多校区大学所处的内外环境，即进行自变量分析；然后根据组织结构理论，对多校区大学组织内部诸要素作出恰当的安排。由于多校区大学是大学的一种形式，具备大学的一般特征。所以，对多校区大学的组织结构设计研究，主要关注多校区大学组织结构的特殊部分，从层次上讲更应关注中层结构的设计，从内容上讲更应关注组织的基本结构和联接装置、协调机制、信息流、参谋机构和资源配置的设计。二、多校区大学组织结构的自变量分析从前文论述我们可以看出，大学组织结构自变量是指影响大学组织结构，影响大学组织结构设计的基本要素。对大学来说，组织结构自变量主要有以下几个：组织环境、组织技术、权力、战略、组织规模、文化。组织环境，从广义上讲是指组织界线以外的一切事物，是组织生存和发展的全部外部条件的总和，大学的组织环境主要有科学技术、经济、人口、政治、法制、文化特征；组织技术是指完成某项任务或活动所需知识的组织和应用，还包括在解决问题时使用的智力技巧和方法，大学的组织技术可以分为教育技术和管理技术；权力也是影响组织结构的重要因素，大学的权力包括政治权力、行政权力、学术权力、学生权力：战略指包括组织长远计划和实现目标的行动过程，大学的战略有多种多样，如质量领先战略（包括人才领先、科研领先、服务领先）、规模战略、效益战略等；组织规模大小通常以大学中工作人数总和来衡量；文化主要指大学内部的组织文化，哈代(Hardy·C·B)认为无论组织的背景如何，都可以分成四种类型的文化：俱乐部(club)文化、角色(role)文化、任务(task)文化、个人(person)文化。大学组织结构自变量的不同，直接影响大学组织结构构成形式和状况。多校区大学组织结构设计是以大学组织结构设计为基础的。研究时，我们不再研究大学组织结构设计的一般性内容，而着重考察多校区大学组织的特殊结构设计。因而，对多校区大学组织结构自变量分析，我们也将着重考察与多校区大学组织结构设计密切相关的自变量。在与大学组织结构比较的基础上，我们认为这些特殊的自变量主要包括：战略、技术、组织规模、文化、空间距离。战略包括多校区大学的发展目标、各校区功能定位。研究表明，一旦制定了大学的组织战略，组织战略就会决定组织结构。多校区大学形成之后，一般都要制定大学发展规划。规划中，都要明确大学的发展定位是教学型还是研究型，各校区的发展定位是按学科门类区分还是按培训层次区分，或者按地域区分。这些都直接决定了大学及其管理机构、院系的组织结构和构成样式。组织规模指大学的学科规模、校区规模。多校区大学学科数量及其相互关系，既决定了各校区组织构成，也决定了各校区资源分布情况，从而直接影响到组织结构设计。反过来，各校区规模（包括校区数量和大小）也会对组织结构产生影响。一般来说，学科规模和校区规模大，将会使组织结构趋向精细化、复杂化、分权化。空间距离是多校区大学组织结构设计的一个特殊自变量。它是指各校区之间的物理距离和交通便利情况，重点是主校区与其他校区间的空间距离。空间距离短、交通便利有利于组织结构向职能式、集权化结构发展，空间距离大、交通不便有利于组织结构向事业部式结构、区域式结构和分权化结构发展。多校区大学的组织技术的特殊之处在于教育技术和管理技术的数字化程度。当教育与管理信息数字化程度高时，组织结构会更加倾向于职能式结构；相反，数字化程度较低时，组织结构会倾向于事业部式结构或区域式结构，同时会更加注意协调机制、联接装置和信息交流系统的设计。文化指大学学术文化、校园氛围等。多校区大学有多校合并和新建校区等类型。多校合并时，由于参与合并的学校有教学型、研究型学术背景和理科、工科、文科等学科背景，会较多地产生文化冲突；新建校区则容易造成文化缺失。学术文化与校园氛围将要求加强协调机制、信息流体系、参与装置和灌输系统的设计。以上要素之间是相互关联、相互影响的。三、多校区大学的基本组织结构多校区大学的类型有多种多样。我国现阶段的多校区大学主要有以下几种情况：(1)“大学城市”，如浙江大学、吉林大学，它们是由位于同一城市的多块校区构成；(2)“一校多区”，如复旦大学、同济大学，它们也是由位于同一城市的多块校区构成，但有一发挥中心功能的主校区；(3)“一校多地”，如中山大学，除广州南北校区外，还有异地的珠海分校；(4)“大学分校”，如山东大学，除位于济南的各校区外，还有独立设置的威海分校。从形成过程的角度看，多校区大学有院校合并和新建校区两种情况。从校区之间的空间距离区分，有紧邻的多校区、近距离的多校区和远距离的多校区三种类型。紧邻的多校区是指校区之间距离很短，相距一两公里，有的甚至只隔一条马路，基本上可看作单校区；近距离的多校区是通常关注的多校区，校区在同一城市；远距离的多校区实际就是异地办学，校区不在同一城市或校区之间距离达数十公里、交通不便。不同类型的多校区大学，其组织结构应该存在差异。但从理论和实践两方面看，各类大学组织都会遵循组织结构设计的基本规律，其组织结构都有基本的结构样式。根据国外学者的研究，企业组织的基本结构有职能式、事业部式、区域式和混合式等。［5］从组织中层结构设计角度看，多校区大学组织基本结构也基本相同。

（一）职能式结构在职能式结构中，组织从下至上按照相同的职能将各种活动组合起来。教务工作、科研工作、人事工作、后勤工作等都由学校相应的职能机关负责。这种结构的优势是纵向科层控制与协调便捷、效率高、能产生职能部门的规模效应，劣势是高层和职能机关负担重、部门之间缺少横向协调、组织对外界环境变化反应慢、缺乏创新。这种结构仅适用于规模较小、校区紧邻的多校区大学。（图表略）（二）事业部式结构事业部式结构，有时也称为产品部式结构或战略经营单位。它实际上是一种联邦分权制。这种结构的显著特点即组织结构设计出发点是组织产出或产品。大学按照人才培养、科研、服务的需要划分单位，大学及其职能机关的主要职责是制定发展规划，组织人力资源，选拔与考核各学院领导人，制定教学、科研和服务标准等。学院有负责教务工作、科研工作、人事工作的职能机关，能在本学院内最大限度地行使权力。因而这是一种垂直分权的组织结构。它的优势是灵活性好，适应能力强，学院内协调便利；劣势是失去了规模效应，机构设置重复，各学院之间协调困难。这种结构适用于大学规模较大、校区之间距离适中的“大学城市”、“一校多区”等情况。（图表略）（三）区域式结构区域式结构又称多分部结构，是指将资源组合起来，以便为某特定地区提供服务的组织结构形式。它是按地理位置设立分校，分校有独立性更强、更加分权的职能机关。它与事业部结构的最大不同点是设置分校的出发点是地域，而不是产品。所以，区域式结构中，甲分校有工学院，乙分校也可能会根据地区经济发展的需要设置工学院。这种结构与事业部式结构有很多相似之处，包括其优势和劣势。这种结构适用于校区极为分散、校区之间距离较远的“一校多地”、“大学分校”等情况。（图表略）（四）混合式结构混合式结构意味着一个组织同时拥有两种以上的结构。这种结构通常也称作矩阵式结构。由于多校区大学一般会同时具备多种条件，如有的校区之间距离较近或存在一个较大主校区内，而有的校区位于其他城市。这样，大学组织可能会同时需要根据职能和产品事业部和地区或其中两项来设计结构。目前，我国的多校区大学大部分是混合式结构。如山东大学有独立设置的威海分校，北京大学有相对独立运行的医学部。四、多校区大学组织结构的优化与完善多校区大学管理问题的克服，需要依靠组织基本结构设计来解决，包括单位划分、集权与分权，但从实践经验看，更需要引入有效的沟通与协调机制来解决。其中，重点是明茨伯格(HenryMintzberg)提出的联接装置、信息流、协调机制的设计。这些结构是对多校区大学组织的优化和完善。（一）联接装置设计联接装置（机构）是指组织中联结单位与单位、个人与个人的组织设置。根据明茨伯格的研究，它包括个人、小组、专门机构。它的设置是为了加强组织中的协作统一以确保目标实现。明茨伯格将联结装置分为四种：联结装置；任务小组和常务委员会；统一经理和矩阵结构。对于多校区大学来说，由于校区分散，特别是为了增加组织的有机性，往往选用包括事业部式或区域式结构的混合式组织结构，较大程度地实行垂直分权。合理地设置联接装置是解决事业部式结构和区域式结构存在的弊端的一种有效方法。在组织结构设计时，可以设置大学副校长兼分校校长、大学教务处副处长兼分校教务处（科）长、专门负责与分校协调的大学校长助理等联接位置，也可以设立校区管理委员会来协调校区内各校区和校区内各学院的教学、科研、后勤等事务。（二）协调机制设计明茨伯格认为，组织有五种协调机制：互相调整；直接监督；工作过程标准化；工作技能标准化；工作产品标准化。［6］互相调整是指通过简单的非正式的信息沟通达到协调的一种方式，如联合攻关、综合治理等；直接监督是指大学组织中管理人员直接监督下属人员的领导协调方式；工作过程标准化则通过规定工作流程和要求来进行协调；工作技能标准化通过工作人员技能和知识的标准化实现协调；工作产品标准化只对工作结果、产品或行动范围进行规定，从而实现组织协调。对于多校区大学来说，大学对分校、学院的管理仍然是一种科层的组织管理，其协调更多地依靠直接监督。而在教学、科研工作领域，大学对分校、学院的协调机制是工作技能标准化和工作产品标准化。学校必须通过规定教师、管理人员的素质要求，强化人员选聘、职称评定、考核任用等环节管理，实现全校人员工作技能标准化；学校还必须在教学计划制定、教学质量评价、学科专业评价等环节上强化管理，实现工作产品标准化。互相调整是大学的常见协调机制，在同一学院、同一校区内比较容易互相调整，而不同校区、学院之间的互相调整机制则要依赖于联接装置和信息流的设计。（三）信息流设计大学组织内部有正式权力信息流、规章信息流、非正式信息流和工作星座信息流五种形式。正式权力信息流是指严格由上而下地沿科层组织依次传递的信息流；规章信息流是指大学各部分的规章制度，还包括有关结果的反馈和参谋人员提供的决策信息和建议的信息流；非正式信息流是指存在于组织内部的非正规渠道传递的信息流；工作星座信息流是指组织中人员聚焦成同行小组后传递的信息流。多校区大学组织设计重点应关注的是规章信息流、非正式信息流。多校区大学的规章信息流传递的瓶颈是规章执行结果的反馈信息、各校区对决策咨询与建议信息向上传递不畅通；校区间非正式信息，包括教学信息、科研信息，特别是组织文化信息难以实现横向传递。因此，多校区大学组织结构设计时，应该设立计划调查室和由各校区专家参加的专家咨询委员会、审议委员会，建立群众意见反馈渠道和校区间的横向协作机制，加强全校校园网和宣传机构一体化建设，实现信息流的畅通。此外，参谋机构设计、资源配置设计也都完善和优化多校区大学组织结构设计重要内容。注释：［1］陈运超、沈红。浅论多校区大学管理［J］.载清华大学教育研究（北京）。2001,(2).［2］钱勤元。多校区大学管理的实践与思考［J］.载东南大学学报（哲学社会科学版）（南京）。2002.(6).［3］吴志功著。现代大学组织结构设计［M］.北京师范大学出版社，1998－10.(1).127.［4］吴志功著。现代大学组织结构设计［M］.北京师范大学出版社，1998－10.(1).128.［5］理查德·L·达夫特著，李维安译。组织理论与设计精要［M］.机械工业出版社，2003－1.(1).43.［6］HenryMintzberg·StructuresinFives：DesignEffectiveOr—ganization·Prentice－HallInc·EnglewoodCliffs，P136－139.