学校档案收集的困难及措施

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由于档案的兼职人员不同于档案的专门人员一样拥有专业的知识和经过专业的培训，他们往往只是出于工作的需要跟本单位的档案人员学习日常文件归档所需的一些基本知识，对档案的整套业务流程不够熟悉，平时缺乏主动性，到立卷归档时，临时拼凑，遇到问题时往往表现得手足无措，需不断地向档案部门搬救兵，对档案部门人员产生了依赖心理，这样一来不但影响工作效率，而且也不利于档案按时归档。

档案人员在日常工作中较注重纸质材料的系统性，而忽视了其他载体材料的完整在学校的日常工作中，常常需要举办各式各样的活动，相应地就产生了许多的照片、录音、录像等材料，随着各种现代化电子设备的出现，以磁、电、光等介质为载体的文件也不断地应运而生，产生了大量的电子档案，这些材料的收集是否齐全完整，对日后的查询利用工作起了至关重要的影响，然而，档案人员却常常忽视了这类档案的完整性。长期以来档案人员以接触纸质档案为主，随着时代的进步，声像和电子档案逐渐普及，档案人员已意识到了这类档案的存在，并开始对此进行收集，但由于缺乏及时的再培训学习，档案人员对这块新领域的认识和了解甚少，对于这类档案如何收集完整更是一个难题，一方面容易导致忽视了此类档案的收集价值，另一方面不能有效地进行分类保管，造成了此类档案的遗失或者保管不善无法利用。

制度执行不力，缺乏有效的监督指导制度，收集工作难以有效开展收集工作是档案部门行政管理职能的充分体现，因为收集工作的目标虽然是档案实体，但是它的工作对象却是人。在学院的各个部门里都有明确的规章制度，详细地说明了需要归档材料的范围与内容，并规定档案的移交时间，但档案部门的收集工作却不尽人意，很多档案的兼职人员在收集工作中拖拖拉拉，到了归档的时间，却迟迟收集不齐全，移交工作一拖再拖，学校缺乏有效的监督和指导制度，严重影响了档案的收集工作。

随着社会公众档案意识不断加强，各单位、各部门以至普通公民都进一步认识到了档案的多重价值，尤其是档案的收藏价值和经济价值，出现了个人私藏档案的现象往昔，在事业单位里收集较多的是各级各类的红头文件、各种会议记录等等。现今，随着时代的发展，事业单位对内对外活动的日增，各种各样的题字、书画、礼品等相应产生，成为档案收集工作的新难点。近年来，学校领导受邀出席各种各样的纪念庆典活动日益频繁，单位内外部的联谊活动日益密切，各种各样既有纪念价值又有收藏价值的纪念品一批又一批地产生，这些题字、书画、礼品、纪念品等都是档案收集的范畴，然而，收集这类档案却比收集红头文件难很多。随着档案宣传力度不断加深，社会公众档案意识普遍增强，特别是各级领导的档案意识有了极大的提高，越来越注重档案带来的多重价值。而面对档案带来的种种利益诱惑，很多人就会自觉或者不自觉地站在个人的立场上，把档案私藏在自己的手里。还有些人出于自己工作上的利用方便，有意识或者无意识地将档案材料保存在自己的手中，造成档案收集难齐全。

解决存在的难点的几点对策

宣传贯彻档案法，强化档案法律意识档案法明文规定，对应当立卷归档的材料，任何人不得占为己有，必须向本单位的档案机构或档案人员移交，集中管理。各级各单位的领导应做好执行档案法的带头人，在增强自身档案意识的同时，深入宣传档案法，实行依法治档。只有在全体成员中做好档案法的宣传教育工作，使成员认识到私藏档案或者拒交档案都是违法的，增强成员自觉归档的意识，是为档案的收集工作提供有效的法律保障的基础。

建立档案管理网络，便于管理利用及保证信息的准确传达档案的收集对象是面向单位的广大成员，收集范围广，内容多样，仅仅靠各部门的档案兼职人员和档案部门的专职人员是很难完成的。为了能够及时、准确、完整地把具有保存价值的档案收集起来，建立单位档案网络是非常必要的。学校可建立了一个比较系统的，完善的，横向到边、纵向到底的档案网络，加强档案部门与其他部门之间的联系。在日常工作中，档案部门可以通过网络通知到各部门的具体人员，同时可具体要求收到信息者进行回复，以确保通知到位，这样一来，既省时高效，又可以避免以往的口头通知所造成的疏漏，保证了信息传达的及时、准确和通畅。另一方面，档案部门与其他部门可以借由网络的渠道相互联系感情，克服因距离而产生的困扰，拉近彼此的情谊。

对移交的档案及时进行整理，以促进档案的收集各部门的档案兼职人员把每学期形成的文件材料及时进行收集整理，在归档日期向档案部门移交，档案部门对移交来的档案要及时、系统地进行整理核对，经过详细的审查就可以发现问题，对那些内容不全、字迹不明、不按要求的材料实行退回原则，及时让档案的兼职人员负责补充齐全和修补，提高案卷的质量，保证文件的完整性，避免时间久了造成补救的困难。在整理案卷过程中，常常会出现复印件等非原始材料，或者在文件上缺少相应的盖章等问题，档案部门在发现问题后可用白色小纸条注明问题，夹在相应的页面上，及时通知相关的部门兼职人员来领回案卷，按照纸条上所注明的问题一一进行修补，然后交还档案部门。如果档案部门没有及时整理，成堆的案卷不断积累，时间久了才发现问题就很难追根求源，找不到或者记不清当时的相关负责人，损坏了案卷的完整性和准确性。

健全档案的归档制度，与检查指导和奖惩制相互结合起来事业单位各部门、各科室办理完毕的文件，凡有保存价值的都要经过整理立卷，定期向档案部门移交，由档案部门统一保管，档案的完整与安全是档案工作的基本内容，没有收集完整、保管安全的档案是不健全的档案，不健全的档案是无法为审判工作和其他各项工作服务的。档案部门应该遵照国家和档案管理部门的有关规定，结合本单位的实际情况，制定出本单位的文件材料的归档范围，应明确指出哪些材料必须归档，哪些材料不需要归档，必须归档的材料有什么具体的要求，建立健全各项规章制度，使档案管理有章可循，有法可依。对于各部门的档案工作是否认真贯彻和落实是整个单位档案工作的关键，把落实单位档案工作与适时的检查指导结合起来成为一项非常必要的工作。档案部门人员要经常深入到各部门去了解情况，发现问题，给予指导和监督，帮助各部门顺利完成档案的收集工作，这样做不但保证了档案的数量和质量，而且还减轻了档案人员的工作量，实现了专职和兼职人员收集整理的结合，分散收集和集中收集整理的结合，使档案的收集工作得以有效的开展。同时要有适当的激励机制，建立奖惩制，对认真做好档案收集整理工作的人员给予晋升、奖金等鼓励，对损坏档案、遗失档案、拒不归档、私藏档案的人员给予严厉处罚直至追究法律责任。“档案部门还要同纪律监察部门将具有较大收藏价值和经济价值的书画、礼品、纪念品等档案的收集工作列入反腐倡廉的议事日程，把隐匿不报和拒交这类档案上升到反腐倡廉的高度来认识，并视同贪污受贿提请纪律监察部门进行处理”。

转变观念，保持人员的稳定，重视非纸质档案的收集档案工作人员要改变以往的观念，充分认识到档案的价值及档案工作的重要性，树立正确的工作态度，档案人员在做好本职工作的基础上，还必须充分发挥主观能动性，不能仅仅靠坐收档案，还需采取各种有效的措施广为收集。档案部门人员要经常深入到各部门去了解情况，发现问题，切实掌握应收集的档案的形成、流动和积累情况，尤其是一些书画、礼品等非纸质档案的流向情况。收集工作中要加强对非纸质载体材料的收集，过去许多事业单位对非纸质档案不大重视，在档案的收集范围上十分狭窄。随着时代的发展，各种各样的非纸质载体档案不断更新问世，给档案工作提出了新的要求，档案的收集范围需要不断扩展。一般来说，非纸质档案具有比纸质档案更大的通用价值，例如照片档案，它所反映的是真人真事和具体事物，有些时间通过文字很难表达清楚，但通过真实形象的照片就能清晰展现在眼前。一份珍贵的照片常常被有关单位从不同角度去使用，它的真实性、形象性和交流性是一般文字档案所不能代替的。因此，在实际工作中，应该特别重视非纸质材料的收集，便于满足日后各方面的需求。在档案工作中还要保持工作人员的稳定，把收集工作落实到具体的个人，各职能部门应当明确各自的档案业务范围和内容，确定一位专职或兼职的档案人员，成为负责收集管理本部门档案的具体个人，由于档案工作专业性较强，人员变动频繁，新手上任，业务生疏，导致档案工作很难顺利展开。学校应将卷宗归档工作纳入各科室岗位责任制，明确了各科室领导在档案工作方面的分工与职责，并明确档案工作是教职工年终考评的依据。同时，应对各科室的案卷归档质量实行通报制度，对不符合要求的卷宗要求在规定时间内整改，对归档质量高的部门进行表扬。

加强和拓展档案人员的专业培训，提高队伍素质，培养工作热情档案工作是一项专业性和技术性很强的工作，它要求档案人员具备多种知识，具备多种技能。在新的科学领域不断拓展，现代科学技术不断创新的今天，档案工作早已超越传统的领域与内容，档案事业的规范日益扩大，档案收集内容日益丰富，档案载体日益多样，档案管理现代化手段日益更新，这都要求档案人员要有坚实的档案理论基础和较强的工作能力，要经常学习，不断充电，掌握档案学科前沿动态的新思想、新方法、新成果，积极参加上级举办的各种专业培训与交流，丰富完善自我，提高综合素质。另一方面要加强档案人员的职业道德教育，树立正确的责任感和事业心，培养工作热情，主动积极参与档案工作，掌握工作动向，增强档案的敏锐性，在平时工作中注意积累材料，搞好档案立卷归档工作。档案工作是学校的一项极为重要的工作，档案工作做得好坏直接影响着学校发挥其职能的效果。而档案的收集工作又是档案工作的基础，只有在基础上把好关才能为档案工作的有效开展提供坚实的保障，在新形势下，学校的档案工作必须适应新时期的形式和任务，发现自身存在的问题，及时解决问题，更好地为人民服务。

作者：陈艳艳单位：厦门技师学院