学生管理的办公自动化建设探索

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一、办公自动化的定义

(一)积极影响。

1．极大提高了工作效率。辅导员工作极其繁琐，包括纵向沟通、横向服务、学生谈心谈话等，千头万绪的工作常常使辅导员力不从心。实现办公自动化之后，为辅导员提高工作质量和效率提供了最优化的手段:第一，增大了文字信息的处理量。高校辅导员每天都要处理大量的文字信息量，要妥善处理这些信息，对辅导员来说压力很大，如果借助办公自动化手段，这些问题就能轻而易举得到解决。第二，节省精力。如果仅靠传统的办公模式，将会耗费大量的精力，自动化办公系统则能轻而易举地通过数据采集、整理和存储，从而节省精力。第三，办公速度大大加快。自动化办公系统是节约时间成本的有力武器。例如用传统方法查找学生信息、档案，需要翻阅纸质材料，如用办公自动化系统，则可直接查看文件内容，这就极大地提高了工作效率。

2．有利于做好管理和服务工作。辅导员是工作在第一线的学生管理和服务者，从某种意义上说，辅导员的工作行为是学校管理和教育职能的最终落实者。因此作为一名合格的高校学生工作者，必须充分利用办公自动化，做好各项日常工作。在办公自动化条件下，一方面，有利于作出科学决策。通过自动化办公系统及时掌握情况，阅读、汇总大量材料，进行分析研判，并制定出合理的方案，为学校的科学决策打下坚实基础。另一方面，使辅导员从“文山会海”中解脱出来，切实为工作带来便利。

3．有利于节省办公经费。办公自动化条件下，传统的办公室模式和工作方式将发生重大变化，原来大量的文件和纸质材料逐步被现代化的办公设备和电子文件所取代，极大节约了办公经费。

(二)负面影响。

1．办公自动化给高校学生工作的保密性带来了隐患。办公自动化使我们可以充分享受网上的海量信息资源，然而计算机联网后，泄密的渠道和风险大大增加:文件可能被复制拷走、电脑可能会感染病毒、工作人员离机时没有及时关机、未采取屏幕保护加密措施等，均可能导致泄密风险。因此，加强保密工作是办公自动化过程中一个不可忽视的环节。

2．过度依赖办公自动化系统而忽视与他人的交流。在学校内部各单位之间，如果大量的工作衔接是通过办公自动化系统完成，会大大减少当面交流的机会，人与人之间的工作变成机器与机器之间的工作，使人与人之间产生生疏感，对和谐人际关系和良好工作氛围的营造产生了负面影响。

3．办公自动化给辅导员的身心健康和能力提高带来不利影响。办公自动化是借助计算机、扫描仪、打印机、传真等设备来实现的，在带来便利、提高效率的同时，对辅导员的身体健康的危害是不容忽视的。这些设备产生的电磁辐射影响着辅导员的身体健康，同时，长期坐在计算机前工作，也威胁着工作人员的视力和颈、肩及腰椎健康。另外，学生工作者如果过度依赖办公自动化系统，容易滋生思维惰性，不利于自身的能力提高和潜力挖掘。

二、办公自动化背景下高校辅导员的努力方向

(一)转变观念，加强学习

在新形势下，一名现代高校学生工作者为适应形势发展的需要，应从根本上转变传统的办公观念，改变传统的办公模式，真正认识到办公自动化在工作中的作用，树立终身学习的观念，自觉主动地学习办公自动化知识，定期参加一些相关的业务培训学习，不断提高业务能力，坚决杜绝因为技术不过关、操作不到位而影响工作开展的情况，从而掌握办公自动化的各项技术技能，尽快使自己适应办公自动化的要求。

(二)切实增强办公的规范化和标准化

借助办公自动化手段处理工作，一定要按照国家的相关规定和行业标准，并根据本单位的实际情况，对印章管理、档案整理、文件收发、保密等制定出科学、规范的实施细则，以顺利实现自动化背景下的工作运转，避免出现差错，有效地利用办公自动化系统完成各项任务。

(三)提高意识，杜绝泄密

高校学生工作办公室是大量学生信息汇集的部门，常常涉及到一些学生的隐私，因此做好保密工作显得尤为重要。对存放和通过网络来传递、处理的资料要引起重视、提高警惕、加强防范措施。办公电脑要安装正版安全软件，并及时更新杀毒软件和防火墙等网络安全工具，设置有效稳妥的电脑和网络安全密码，真正做到涉密电脑专人专网、专人专用，坚决杜绝各类泄密事件的发生。办公自动化是时展的要求，高校也要紧跟时代步伐，加快办公自动化进程，为高校教师提供教学便利，提高教学效果，达到教学目标，促进学生学习。学校要从各方面对办公自动化进行技术支持，定期进行相应维护和管理，确保各项系统正常运行。要根据自己学校的特点，开发适合自己学校教学要求的软件。还要对教师进行相关知识的培训，不仅是技术上的培训，还要进行心理上的引导，尤其是对年纪较大的教师，要消除他们对新技术的畏惧心理，要主动改变原来的办公习惯。当然这一切工作的重点就是领导的充分重视，因为高校的办公自动化系统建设是一个大工程，涉及财务部门、技术部门等多部门，只有领导重视，这些部门才能通力合作共同完成。总之，新时期的高校学生工作是一项综合性、实践性很强的工作，需要每一位辅导员在实际工作中多听、多看、多学，与时俱进，敢于创新，充分掌握自动化办公系统的各项技能，为学校的和谐稳定和发展壮大作出应有的贡献。

作者：潘玉银吴家浩单位：杭州师范大学