高校档案信息管理思考

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在高校科研工作中，高校档案信息发挥着重要的支撑作用，可为科研课题深化研究提供有价值的文献信息资料。然而，当前高校档案信息管理不能完全适应科研工作需要，还存在诸多问题。如，档案管理方式上，不同类型的档案没有实行集中统一管理，资源整合和利用水平不高；档案管理手段上，以传统的手工管理为主，计算机管理和网络化管理未得到推广应用；档案服务方式上，封闭式服务难以满足高校科研工作者对科技信息“快、广、深”的利用需求；档案管理人员上，具备计算机管理能力、网络应用能力、信息管理和信息服务能力以及资源规划能力、知识产权保护意识的专业人员十分缺乏。针对以上现状，笔者提出如下思考。

1加强档案收集工作

做好高校档案收集工作，是确保高校科研工作顺利开展的重要基础。一直以来，收集工作都是高校档案工作的难点所在。笔者建议，高校可建立高校信息中心，由中心集中开展档案管理工作和图书管理工作，实现高校档案、图书情报与数据的统一管理、集约化管理，积极构建全方位的档案收集体系：一是强化依法收集。即根据学校档案、科技信息、情报、电子数据收集规范，严格做好日常收集工作；二是加强网上收集。日常工作中，高校各部门会将相关文件上传至部门网站或高校网站，这为网上收集档案提供了条件，中心可配备有关人员密切关注网站信息，及时择取属于归档范围、有保存价值的材料并转录到中心数据库中归档；三是开展现场收集。工作人员要亲赴科研工作现场，收集文字材料、形成影像材料等，并及时整理归档。四是结合电子公文和OA系统的实施，建立完善电子文件归档制度。

2确保档案管理与科研工作同步

高校档案管理与科研工作应实现“四同步”，即科研计划提出与制定科研文件材料建档、归档规范要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步；鉴定、登记科研成果与验收、审查档案材料同步；上级和有关部门评审科研成果与档案部门出具归档证明材料同步。还要明确由课题项目负责人主持立卷归档，即列入高校科研计划的课题应由课题负责人按要求收集科研文件材料并及时归档，因故中途失败的课题也应及时将所形成的文件收集归档并附上说明情况。需要注意的是，若课题项目由多个单位协作参加，档案工作的有关要求和职责应在签订合同时予以明确。一般来说，由课题主持单位负责保管档案，协作单位如有需要可复制保存与本单位有关的部分材料；凡申请成果鉴定的课题必须在申报材料的同时通知信息中心对项目材料进行检查验收，凡不符合归档要求的不得组织鉴定。

3加强档案信息化工作

高校必须加强档案信息化工作，积极引入现代科技与管理理念，变革传统的手工工作模式和因循守旧的工作思维，提高档案管理效率，特别要提高档案工作为高校科研工作服务的效率。应用计算机管理档案，缩短档案查询时间，提高服务效率；以“十二五”规划总结为契机，归纳分析高校档案工作的经验与不足，明确“十三五”期间档案工作发展发向、主要任务和完成措施，争取尽快完成存量档案的数字化，为高校科研工作提供优质服务。

4提升档案人员业务水平

随着科学技术的快速发展以及高校科研工作者对档案查阅利用需求的日益增长，高校应切实增强高校档案工作人员的业务水平。为此，可采取以下几方面措施：一是大力督促高校档案工作人员深入钻研档案业务知识、提升业务技能，通过开展档案业务培训与再教育、鼓励他们报考档案业务职称等方式，不断提升他们的业务水平；二是帮助高校档案工作人员更新知识结构，通过提供相关技能操作培训，鼓励他们学习新知识、新技能，增强实际操作本领，以更好地适应工作需要；三是加强高校档案部门与高校科研机构的密切合作，使档案工作人员尽快掌握与科研人员合作的方法与手段、熟悉合作时需遵循的规则和注意事项等，更好地为高校科研工作提供切实有效的服务。

作者：方卫红 单位：杭州科技职业技术学院