学生档案信息管理系统探究

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摘要:学生档案，真实地记录和反映学生在校期间学习情况的综合性资料。目前，我们国家各大高校的信息化建设正在飞速发展。而在传统的学生档案管理工作当中，存在低效、费时、费力等缺点且不利于学生档案的查询与档案实时更新。低下的工作效率，并不符合日益高效的高校信息化建设。所以，高校学生档案管理系统是目前各所高校急待解决的问题。

关键词:学生档案;信息管理;系统研发;应用

学生档案，是学生进入学校之后建立起来的，真实地记录和反映在校期间学生学习情况的重要资料。相比学生的成绩单，学生档案在用人单位眼中的作用更大、更重要。因为学生档案作为唯一全程记录学生在校期间综合表现的正式统计资料，能够详细地反映出一名大学生在校期间的各项表现和综合素质，比成绩单更有参考价值。正因如此，为学生建设完备的学生档案并建立完善的学生档案管理系统，已经成为广大高校提升学生管理工作水平，提高学校综合管理水平的一项重要工作。

一、学生档案信息管理现状分析

目前，高校中的各个系所、各个专业所在的办公地点的数据交换形式欠发达，采用的方式大多是手动形式，因此造成大量的人工耗费，并且交换的速率很低，而且容易出现错误，其中最为严峻的问题是，人工管理会造成相当数量的变动因素，这样会出现一定的风险。比方说，教务处要搜集教务相关资料，将各种信息表格分发到各个系所、各个专业的老师或系主任那里，最后要将这些数据汇总收集，交给学校，其中耗费了大量的人力和时间。统计数据也容易出错，统计出来的数据难以实现再度共享，高校各个部门现存的数据系统具有相对的独立性，以满足自己部门的需要设立的。根据现存的状况，高校各个行政部门的数据不能畅通无阻地充分共享，因此信息具有不对称性，相关的管理就不能有效、畅通地进行。传统方式存在以下几方面的问题:浪费大量时间、财力和人力。在传统档案管理过程当中存在诸多简单重复的工作，这其中有档案的流入及流出、档案的采集、档案的入库等非常繁复的工作流程，而每年都有很多新入学的学生档案及离去的毕业生档案增加和迁出，这使得学生档案工作繁复、同一时期工作量激增，如不具备足够的人力极易出现问题。学生档案查阅不方便。依据传统的档案查阅方式，查阅人员首先对所需档案进行检索，找到纸制目录，翻阅查看档案的储存卷柜，最后找到后拿出，再通过不断的检查核对无误后方可确认，在面对大量新同学与大量毕业生的时期会极易出现问题。档案原件无法保证。学生档案原件在入库、查阅、核对、出库等过程当中往往会多次使用，因此在这个过程中会对档案原件造成一定的损坏。远距离使用。学校学生在入、转学、结、就业时往往都是需要使用档案的，这种流动性强、距离长等特点非常耽误学生学习、就业。

二、学生档案信息化管理的优势

1．可以直接减轻相关工作人员自身的劳动量，进一步加快工作人员在工作管理方面的效率。

2．可以在最短的时间内寻找到档案所在位置，极大缩短了工作时间。

3．可以在不需要拿动学生档案原件的基础之上，进行学生档案的查阅，对学生原档起到一定的保护作用。

4．可以不需要到校查阅自身的档案，使用网络即可查阅到个人档案信息情况。

三、学生档案信息管理系统设计

(一)系统模块设计

1．用户管理。

在系统当中会有多个权限的用户，由上至下大致可分成系统管理员、学生档案管理员、系统使用者。根据用户输入的口令进行自身的身份认定，系统通过后进行自身权限范围内的操作，大致权限包括档案的检阅查询、档案的纠正修改、档案的核对扫描。

2．系统维护。学生档案信息管理系统的维护工作基本含有确保系统正常化工作，提升系统工作的效率，监测监控学生档案信息安全。

3．日志管理。系统档案日志主要是记录用户登入系统、系统操作、系统浏览、系统退出等详细的行为记录。通过对每一位系统登入人员的行为记录，可以为今后可能发生的事故问题提供一个详细的线索依据。

4．建立索引。将录入系统中的文档进行属性定义并划分异同点，使录入档案信息与系统建立的索引建立合理的关系，以便在今后查阅时更好、更高效。

5．档案管理。系统档案管理工作主要是对学生档案信息进行录入、学生档案图像上传修整、学生档案转换等。

6．档案查询。对于学生档案信息管理系统的档案查询，可通过个人信息的每一项进行档案资料，比如学生自身的学号、生日、姓名、班级等进行查询。系统也支持一定范围内的模糊性查询。

7．系统统计报表。系统的学生档案统计报表在用户权限的基础之上，在其权限范围内的一项对所需进行的数据文档打印输出。

(二)系统存储安全方面

系统的数据存储安全是系统非常看重的部分，其涉及全校历届学生的个人学历档案资料，因此在系统中处于极为重要的地位。这个存储部分包括有DAS，NAS，SAN。对于关键的数据信息，系统采用高级加密技术，比如加密标准(DataEncryptionStandard，DES)、三重DES(Triple－DES)、高级加密标准(AdvancedEncryptionStandard，AES)中止所有不用的交换机和其他设备中的管理端口。校内的学生档案在进入到系统之前，每一个学生的个人档案都会建立完整的索引，以便今后可以方便地查阅到学生的档案原件，如发现原件与信息库中档案出现问题时，也可以通过该索引找到差错出现在什么位置。而学生档案信息管理系统将使用系统前台规整、系统后台录入的方式进行作业，由此可使档案工作更加高效。

作者：黄冬英 单位： 苏州大学计算机科学与技术学院 海门开放大学临江新区社区教育中心