事业单位档案管理信息化建设探析

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摘要：信息化时代，将档案管理信息化处理能够提升工作效率，提升信息安全性，将混乱的信息有规则地整理在一起，目前已经成为我国大多数事业单位档案管理的核心发展目标。本文对事业单位档案管理信息化的建设和发展进行探索，并提出具体相关措施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

我国经济迅猛发展，各个领域都提升了发展速度，这样就导致需要整理的档案也越来越多。档案对事业单位来说具有重大意义，事业单位工作内容复杂，领导下达决策、各种文件，人才考核等都需要档案来规范和整理，如果无法有效整合这些档案，将会阻碍工作的开展。随着信息化水平的提升，将信息技术和档案管理相结合，是新时期事业单位档案工作的重要内容，能够快速提升工作效率，解决实际问题。

一、事业单位档案信息化建设的意义

（一）大数据时代的要求。我们生活在信息化时代，以大数据为代表的新技术在很多领域都得到了运用，各种新型管理方式的出现，是对传统管理手段的革新，同时也对档案管理提出了新的发展要求。因此事业单位需要改变过去那种传统的管理方式，用新理念和新技术进行革新，在档案工作中，在保管、收集、利用和归档上改变工作思路，用新技术做支撑，更好地满足社会发展的需求。

（二）能够不断满足利用者的需求。在信息时代，人们迫切需求更加便捷先进的档案管理方式，无论是社会群体，还是科研机构、事业单位，非政府组织和各个民企私企，都对档案信息和数字管理化有着强烈的愿望，因此应当考虑到社会的声音，建设先进的档案管理信息化平台，最大限度发挥档案资料的价值。

（三）加快传统档案管理升级转型。我国信息化建设发展迅速，但事业单位档案管理还处在传统的阶段，发展相对滞后。事业单位加快档案信息化建设水平，能够促使其快速转型升级。同时信息化在为事业单位带来机遇的同时，也带来了不小的挑战。信息化档案管理是一种新型的理念，事业单位没有这方面的管理经验，也缺乏新的技术支撑，因此事业单位应该转变思想观念，加快升级转型，推动档案工作信息化合和数字化的进程，提升行政效率。

二、事业单位档案信息化建设的优势

（一）与传统模式相比，效率更高查询更方便。传统档案管理工作效率较低，出错率较高。与传统档案管理相比，档案信息化具有不可比拟的优势，传统档案管理分类复杂，查询时需耗费大量时间，在归档、查询纸张原件时也费时费力。在档案信息化管理后，归档档案时能够编制检索工具，摒弃了传统档案管理中那种繁琐的查询流程。在查阅时，只需根据分类号和关键词进行查询就能够快速查阅到，能以较快的速度利用好档案资料，减轻工作人员的工作量，让资源共享更加便利，提升工作效率。

（二）储存更安全。传统档案主要以纸质档案为主，易受到腐蚀，经常查阅会损害档案，还会面临火灾隐患。信息化档案管理的储存方式更加安全有保障，还可以节省大量空间，不用再为大量的档案资源寻找空间，避免了环境因素带来的不利影响。通过密匙的使用，用信息技术手段对档案进行有效保存，能够避免发生泄露的情况。

（三）共享资源更加方便。传统档案管理由于时间和空间的限制，很难实现资源共享，在共享时需要相关部门查询调阅，非常不便。在档案信息化管理以后，资源共享就变得方便得多，借助互联网平台能够和其他单位实现互联互通，共享信息资源，共同发展，同时还能够了解其他单位部门的工作情况，与自身的情况进行对比，相互交流经验，共同进步，有效地提升了单位的信息化建设水平。

三、事业单位档案信息管理存在的问题

（一）重视程度不够。有的事业单位没有意识到加快档案信息化建设的重要性，不能用开放的思想观念看待问题，导致信息化档案管理建设缓慢，对单位的运营产生了不良影响；有的事业单位虽然重视，但是缺少系统的规划，信息化建设只停留在日程上，只是喊喊口号，做一些面子和形式工作，没有实际重视起来，各种信息资源的配置也非常匮乏。

（二）设备设施落后。事业单位应着手建立一个既能够匹配档案数量的设备，又能够满足各项功能和用户需要的信息管理系统。但现阶段，事业单位档案部门的设备和设施不足以满足信息化建设的要求，阻碍了发展。除上述外，有的事业单位还缺乏相关的资金来购买设备，程序化和官僚主义严重，不能及时落实相关措施，严重影响了事业单位的发展。

（三）缺乏相关人才。缺乏档案管理人才是事业单位面临的一大难题。很多事业单位档案管理人员没有经过专业的考核，往往是其他岗位的人员兼任，这样一来，就降低了效率。有的在编档案员年龄较大，没有经过系统化的培训，缺乏专业技能，无法适应现代档案管理工作模式及流程。此外档案管理人才还需具备专注力和适应力，有的单位的档案人员疏于管理，工作松散，长期以往会给单位的发展带来不利影响。

（四）档案资料管理混乱。不少事业单位没有拟定出一套详细的档案管理标准，导致档案管理处于一种杂乱无章的状态，很多后续工作无法正常开展。部分事业单位档案管理工作在采集信息、分类整理等方面都有待加强，因此工作人员面临的巨大挑战就是运用先进的设备将繁乱无章的档案管理工作变得规章有序。一旦标准无法做到统一，就不能发挥好档案管理的深度价值，信息化档案管理建设也无从谈起。

四、加强事业单位档案信息化建设水平的具体措施

（一）转变思想观念，加大重视程度在信息化条件下，对事业单位档案管理的要求越来越高，因此领导层和事业单位管理人员应该意识到信息化建设的重要性，转变思想观念，加大重视程度。1.改善思想，提升认识能力，新形势下，各个事业单位应当根据本单位实际情况创新新理念、引入新技术和新管理方式，为档案信息化建设提供先决条件。2.单位领导应重视起来，加强领导能力，为单位档案管理信息化建设设置中长期规划和目标，周密部署、落实分解任务，提升工作效率。3.将档案信息化建设纳入单位年终考核和人才考核，并将所需要的资金纳入财政预算，使得档案信息化建设和单位管理真正融为一体，实现全覆盖。4.运用数字化管理模式，提升档案保管的质量水平，科学有序地推进事业单位档案管理信息化建设进程。

（二）加大资金投入力度档案信息化管理对设备的要求较高，除此之外，还需要先进的技术人才做支撑，这些都需要大量的资金，各级政府应该完善工作机制，将资金经费的投入纳入到制度化的建设中去，提供专项资金，长久、持续投入，保障后续工作有效开展。有关部门应当加大经费投入，及时更新数字化设备，引入先进的软件和设备，加强安全管理能力，逐渐探索电子档案查询管理、检索和储存为一体的新模式。

（三）加大人才的培养力度一是应该提升重视，为培养优秀的信息化档案管理人才营造良好的环境，注意培养综合素质高、业务能力强的复合型信息化人才，此外还应注意培养掌握现代化信息能力的高素养档案人员；二是档案人员应主动适应时代形势，积极主动学习，掌握最先进的档案管理知识，并注重与信息化知识结合，成为复合型人才；三是不断对档案人员进行培训，树立正确的人才观，聘请知名专家来单位考察，做指导交流，开展相关的知识培训等，让档案管理工作的收集、整理和归档等工作都能按照正确的流程来操作，努力构造专业、综合业务过硬的档案人才队伍；四是应对档案人才开展考核体系，成立相关领导小组，定期考核档案人员，做到奖罚分明，提升他们的积极性，使他们贡献足够的能力和智慧；五是应坚持合理的用人原则，应根据工作实际情况，配置好人才资源，最大限度提高工作能力，为档案管理工作提供高效的人才支撑，不断适应信息化建设的需求。

（四）构建合理高效的统一档案管理标准为了保障信息化管理体系有效展开，应当构建科学高效的档案管理制度，保障内部信息资源实现互联互通，能够随时随地共享，并设置相关防御体系杜绝虚假信息的乱入。另外还应结合实际，制定出完善的档案管理制度，并将其和日常运用相结合，作为考核档案人员业务能力的标准。时刻保持共享信息资源的状态，提升档案资料的应用价值，使档案信息化建设工作有效推进。在信息化高速发展的今天，档案管理工作面临着新的发展机遇与挑战，事业单位的档案管理工作越来越需要信息化建设，只有顺应时代潮流，才不会被时代淘汰。在事业单位内部，应当加强学习，引进信息化人才和设备，并着手建立一套适应档案信息化建设与发展的制度，构造一个良好的工作环境，使新时期的档案管理工作取得更大突破。

[参考文献]

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[2]钱如娟.试论事业单位财务档案管理信息化特点与发展趋势[J].卷宗,2021(04).

[3]袁承英.事业单位人事档案信息化管理的思考[J].兰台内外,2021(16).

作者:陈玥 单位:哈尔滨市疾病预防控制中心