数字校园下高校档案管理浅析

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摘要：在高等学校数字化校园的发展规划中，要建设真正的高校数字档案馆，对传统档案的整理、收集流程的规范进行思考是必要的，笔者结合工作实际，对高校档案分类、档案归档流程、系统设计等方面进行探析。

关键词：高校档案；分类管理；归档流程；系统设计

随着校园数字化的发展，高校档案会面临着电子档案逐步增加、纸质档案逐步减少的情况，加之目前数字档案馆、区域、行业数字档案信息共享的趋势，也对目前高校档案整理提出新的要求。在高校数字化校园发展规划中，要建设真正的高校数字档案馆，必须对传统档案整理规范进行思考，本文即对高校档案分类、档案归档流程、系统设计等方面进行探析。

一、高校档案分类管理现状及问题

（一）高校档案分类管理制度现状。2008年《高等学校档案管理办法》的出台为高校档案管理提供了制度保障和现实依据，其中指出高校档案要对纸质档案和电子档案进行同步归档，各高校对于纸质档案材料基本是按照大类按卷分类整理的方式。2015年《归档文件整理规则》（以下简称“新标准”）颁布，于2016年实施。新标准最大的突破是确立了以件为单位的文件整理模式。高校档案分类是就高校在教学、建设和管理过程中产生的具有保存价值的文件资料进行归类，为高校的政策、制度以及管理等提供现实依据和参考。但与之配套的高校档案实体分类法和高校档案工作规范却一直没有颁布，使得高校档案在管理过程中缺乏更为细致的规范性指导。

（二）档案信息化对档案分类提出新的要求。目前档案信息化水平较高的学校，数字档案基本取代了纸质档案，在档案管理的系统中能够进行所有档案的利用与查询业务，检索效率和质量有明显提升。在档案利用过程中，档案管理系统中储存在同一个数据库中的档案，仍旧按照不同的门类对档案信息进行分类存储与管理。在查询与利用时，只要存储在系统中的档案包含相同字段的信息，通过全文检索就可以查找出储存于不同门类的档案。

（三）档案分类整理趋势。根据校园数字化程度的发展，笔者认为纸质档案材料和电子档案并行还会持续，究其原因：一是在大部分人的观念中还是“口说无凭，立字为据”，人们还是对纸质档案较为认可；二是电子签章的技术现阶段认可度较低；三是信息化后电子档案的数据安全性还有待探讨。因此，纸质档案的凭证价值和作用目前尚不能被电子档案取代，还是需要对纸质档案进行分类整理保存，但是档案的分类要适应大数据时代的要求，从更简洁、更灵活、适应性更强的方面延伸，真正便捷的服务档案整理。

二、高校档案归档流程思考

（一）高校目前归档模式。大多数高校采用定期归档模式，在档案产生的次年按要求进行定期归档，多采用纸质档案和电子档案并行，纯纸质档案延续卷件并存的方法整理归档，然后按照国家规定《DA/T77-2019纸质档案数字复制件光学字符识别OCR工作规范》进行扫描转换工作；纯电子档案是将最后形成的电子档案文本打印成纸质版本进行分类归档，并将最终版电子文件进行归档挂接。

（二）定期归档模式的弊端。1.定期归档不能有效适应电子文件特性。定期归档是以案卷目录为主，如果在归档原生性电子文件的时候，只关注案卷目录，就无法满足电子文件的格式多样性、易修改性等特点，同时影响进其可靠性与真实性，在归档过程中的技术、管理等方面的风险容易被忽视，会造成未来得及归档的档案遭到无痕修改或导致文件不可读的后果。2、定期归档与电子文件归档的要求不同。《电子文件归档与电子档案管理规范》明确规定，电子文件归档范围包括了反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及元数据。要求归档的电子文件齐全完整、真实有效等，由内容、结构、背景组成的电子文件，无法直观的显现出其原始性与真实性，而是利用元数据证明。目前，归档对象即纸质文件及其扫描件，或电子文件及其打印件，不符合电子文件的归档要求。

（三）高校档案归档流程思考。1.注重归档流程的前瞻性规划。纸质档案和电子档案并行时期归档流程管理前瞻性规划。档案资源建设的每个阶段对归档的流程都有不同的要求，纯纸质档案时期我们采用次年提交的方式完全可以保障档案材料的准确性、完整性，但是发展到纸质档案和电子档案并行时期，对归档流程就提出了新的要求。如果某个过程会涉及学校相关的多个部门，在纸质和电子文件并行过程中往往出现只把电子文件归档，而证明过程的纸质文件容易被忽略。因此归档流程的适时变化就显得尤为重要。2.重视档案生命管理周期，统一电子档案管理规范。对电子档案的归档不能单一的按照定期归档管理，应按照纳入管理的电子文件的整个生命周期进行考虑，建立数据集成系统，将电子文件的整个生命周期作为档案管理的全过程，并实时监控过程中的差错。2020年由财政部、国家档案局联合下发下发的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，也再次重申对电子档案全过程进行监控的重要性。对电子归档进行重新思考，构建高校电子文件归档整理规范。

三、高校档案管理系统设计

（一）加大基础投入，建立高校数字档案馆。目前多部分高校都有单独的档案信息管理系统，但大部分是独立于数字校园化的单纯档案目录和电子文档挂接的档案管理系统，随着数字化的推进，必须要构建数字化校园相兼容的档案信息系统，让档案管理的流程变得更加及时、准确、精细。首先，高校应进行专项建设资金的划拨，建设档案信息系统，培训配备专业人员。由于目前的前端系统软件是针对不同的功能需求进行开发的，不同的开发者使用的开发工具与方法不同，需将其整合到统一的系统平台中，建立接口程序，抽取其中的共享字段，同时要预留数据接口，降低后续数据共享和运用的成本。其次，学校要树立档案“大一统”，将档案管理部门作为学校档案信息资源最终的归纳部门，在对各项档案信息资源规范化、制度化的基础上，纳入学校档案管理部门。档案馆在档案机密、机要、普通的分类基础之上，将全校档案资源进行信息化共享，建立起真正的数字档案馆。

（二）加强区块链技术、人工智能技术的应用，建立数据档案资源，开展全方位的档案信息服务。档案管理应围绕高校的发展目标，借助区块链、人工智能等技术的应用，安全高效的进行档案信息收集、存储、利用，整理高校的各类有价值的档案信息，通过对档案信息的采集、组织、开发和再生产，并对其使用价值和增值价值进行深度挖掘，所产生的增值档案信息进入档案查询与利用服务阶段。同时，在信息传播与服务过程中进行调研和数据分析，形成档案信息利用反馈机制；通过收集社会的评价，作为进一步开发利用档案信息资源的依据，面向高校与社会开展档案信息服务。档案整理过程好比收米的过程，收到多少米、米的质量如何、建立什么样的米仓直接影响对米的加工利用，因此从纯纸质档案、纸质档案和电子档案并行、纯电子档案的发展过程中，应该遵循理论和实践相结合，抓源头、抓基础，对档案整理规范进行适时改进，并利用当前信息化手段对其加工，进一步提高档案管理服务利用效益。

参考文献：

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作者:孙海燕 单位:济南大学