PDCA循环在医学档案管理中应用
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摘要：继续医学教育中的一项重要组成部分就是继续医学教育档案。做好继续医学教育档案的管理，不仅有利于信息资源的保存，使档案管理信息化建设加强，还能够有效对医疗卫生机构业务水平、专业技术水平的发展起到促进作用，提高服务质量。
继续医学教育对卫生专业技术人员职业生涯发展至关重要，继续医学教育工作的重要环节就是继续医学教育档案管理。由于继续教育档案管理工作存在较多问题，比如需要涉及较多人员，层面较广以及具有多样化的信息来源等，因此采取何种方式对继续医学教育档案管理进行规范，一直是目前在继续医学教育档案质量中值得深入研究的问题。PDCA是由Plan（计划）、Do（实施）、Check（查核）、Action（处置）组成的一项新型管理措施，是从事持续改进所应遵行的基本步骤。目前该项管理措施已经在质量管理中得到了越来越多的应用，且应用效果较为良好，因此有部分学者将该项管理措施称之为质量管理的基本方法。PDCA循环管理通过把继续医学教育档案管理过程看成是一个无限循环的过程,将影响继教档案管理工作的信息不断反馈至新工作的开始中，并加以解决、克服、持续、循环、稳定的推进继教档案管理工作。本文重点就在继续医学教育档案管理中应用PDCA循环的效果，以及继续医学教育档案管理在医疗卫生机构中的现状、原因进行系统的探讨与综述。
一、继续医学教育档案管理现状、原因概述
（一）管理制度的缺失
继续医学教育档案管理对多个部门、多个科室均有涉及，包括行政、临床等，但现今管理制度还尚未完善，因此容易导致管理人员在管理档案的过程中，并无明确分工以及清楚的责任划分，且易导致在收集档案时有较大难度，无明显、有序的保管、归还制度以及利用效率低等情况。与此同时，由于在继续医学教育档案管理中制度要求的并不明确，因此不同医疗机构采取的继教档案保管方式也存在一定差别，部分由职能科室进行统一的管理，部分为个人保管，职能科室进行审核，以上因素都易出现继教档案管理的混乱、无序等情况。
（二）对档案管理的重要性缺乏认识
对档案管理的重要性缺乏认识主要分为两种情况，一种是由于领导不够重视档案管理工作，一种是由于大部分的卫生技术人员认为获得学分凭证的唯一目的就是晋升需要，因而使其缺乏对继教档案的清晰概念。1.领导不够重视档案管理工作。由于继续医学教育档案是不能产生直接社会效益、经济效益的资源，且部分领导觉得继教档案管理就是收集、审核、整理日常事务，因此导致其重视程度有所欠缺。2.卫生技术人员缺乏对继教档案的清晰概念。诸多卫生技术人员在参加继教活动过程中无法做到实时、及时搜集和整理档案，直至年终需上交档案时才想起，因此容易出现学分丢失无完整档案，经常拖欠上交继教档案时间等问题，从而增加职能科室的管理难度。另有部分卫生技术人员在向高级职称晋升后，认为继教档案的存在、管理甚至没有用处或无关紧要。在继续医学教育项目备案档案方面，更是由于责任、反馈机制的不明确，导致许多主办科室不能够积极、主动进行报备，这就导致职能科室需要对项目举办情况进行随时跟踪，并对档案的归档进行督促，不仅容易增加管理人力的耗费，也容易引起档案的缺失。
（三）档案质量问题
由于继续医学教育档案是卫生技术人员参与继续医学教育活动的原始记录，因此档案中所反映的实际情况要做到准确、真实。这就要求个人应当严格按照字迹清晰、文件齐全且资料完整的进行收集和登记。但在实际过程中，由于还未实现电子化管理，需要由个人进行学分的填写，无法规避随意填写、填写不清甚至填写错误等问题。另外由于可从多途径获取学分，且学分种类复杂等因素，亦可导致在很大程度上降低学分的真实性，从而对档案的真实性、可靠性产生直接的影响。
二、在继续医学教育档案中应用PDCA循环管理的概述
（一）Plan阶段
Plan阶段要求应提高认识，再去进行计划的制定，使制度完善，管理规范。首先应该在思想工作方面做好充分的准备，这就要求档案管理部门应提升宣传力度，使院领导能够提高对档案工作的重视。发挥档案作用，利用档案为领导决策提供依据；在医院继续医学教育发展规划中纳入档案管理。积极组织讲座等方式在全院为各级卫生专业技术人员灌输档案管理的概念，使其能够从思想上有所转变，并对档案管理的认知进行深化，形成各级、各部门对档案管理的一致重视，包括院领导、职能科室以及各级卫生技术人员，使以上人员均能够主动、积极配合并支持职能科室做好档案的管理工作。另外还应做好在规章制度方面的切实保障，建立起继续医学教育档案的管理制度，并使该项制度能够更加健全，同时制订、完善好医院继续医学档案管理实施办法，使职能科室、个人能够明确自身在继教档案管理中的职能与责任，减少管理随意性。可以在医院的继续医学教育管理规章制度中列入档案工作的“三纳入”、“四同步”管理，即：将计划规范、管理制度、部门负责人、专兼职人员职责范围纳入；对布置、检查、总结以及验收鉴定各项工作进行同步。
（二）Do阶段
Do阶段要求应动员全员，积极配合，对照计划做到贯彻执行。由于继续医学教育有多种多样的形式，且对医院的外出开会学习、以及进修等多项工作均有涉及，因此应对上述工作统一归口，这样对统筹安排以及科学管理均有一定益处。针对继续医学教育档案中所出现的填写不清以及要求不明等问题，可以通过在全院展开业务学习的形式，进行集中培训、讲解，同时将继教档案制度的要求打印出来并发放至个人，使人人都可参与至学习中。除此之外，还可由科室对继续医学教育档案的管理责任人进行指定，要求其对本科室的继教档案初审工作负责，同时积极与职能科室配合。还可以在全院的知识竞赛题库中纳入继教档案管理的内容，使大家对档案管理的具体内容、程序有所熟悉。另外，在此阶段需做好信息化管理道路的探索，这就要求我们首先应对其他地区的档案管理制度及做法进行借鉴，建立起继续医学教育档案管理电子平台，采取录入整理现有继续医学教育档案的方式，使入库电子化认证、档案电子数据归档得以实现。后续的继续教育活动可应用IC卡进行实时记录，以确保继教档案信息收集及时、高效，职能科室可对卫生技术人员参加继教活动情况进行实时监控，以对其学习进行督促，使管理到位。其次应建立继续医学教育项目申报审查的电子平台，对继续医学教育项目的举办情况、完成情况进行跟踪，从而提高继教档案管理效率。
（三）Check阶段
Check阶段要求职能科室应对质量关口做好严格的把控，并做好医学教育档案审核工作。这就要求职能科室需严格按照继教档案的管理制度及要求进行定期审核。审核内容需包括是否有重复发生的继教档案产生时间；会议通知、地点是否吻合；参会期限、学分数是否一致等，应以完整、真实、准确以及高质为标准。剔除不真实的档案，退回不完整的档案并要求补充，修正不准确的表达，由职能科室配合个人找出达不到质量要求的档案原因予以改进。盖章确认审核合格的档案，并收录归档，做好一人一卷、分类排序、装订整洁且材料完整。
（四）Action阶段
Action阶段要求需要先对有效措施进行肯定，然后将所存在的问题找出来后再进入下一个循环。此阶段一方面需要对已发挥成效的措施进行肯定，并将其制定为标准化的工作标准，使日后的推广、执行更加方便。另一方面还应对所出现的问题进行及时总结，并对遗留的问题进行及时处理。由于所有的问题并不可能在一个循环管理中被全部解决，因此应将上一阶段还未解决的问题主动向下一个循环管理中转入，不断的重复、改进、完善。职能科室应及时分析、讨论和总结年度继续医学教育档案管理的结果与原因，同时将改进措施、建议以及结果汇报给上报院领导。院领导结合所获取到的信息进行下一阶段的具体措施制定，包括建立标准、改进、保留等。形成自下往上，再自上往下的系统反馈，从而打好提高下一个阶段管理的基础。通过对选择的内容进行学习，从而完成规定学分的终身性教育制度即为继续医学教育。该种模式具有连续性以及系统化等特点，其目的旨在使卫生技术人员能够学习到更多的新理论以及新技术，进而使其不断的更新、强化并实现自我知识。继续医学教育不仅可有效体现出卫生技术人员的业务水平以及工作能力等素质，而且更加适用于新时代、新世纪的需要。而作为卫生技术人员科研、教学以及工作等活动的真实记录，继续医学教育档案工作的真实性及合理性，对医学以及继续医学教育事业发展具有非常深远的意义。通过在继续医学教育档案管理中应用PDCA循环理论，能够提升管理的制度化以及规范化，从而使继教档案的价值以及作用得到积极的发挥，这对于医院继续医学教育工作的开展，促进医院整体管理水平的提高均具有重要作用。
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[1]姜晓颖,张迪,郑晓静,等.PDCA循环在传染病重大专项项目管理中的应用与成效[J].中国医院,2020(24).
[2]刘艳.PDCA循环在皮肤科护理管理中的应用观察[J].中国继续医学教育,2020(10).
[3]薛红红,王佳强.PDCA循环法在超声医学实习教学中的应用价值[J].中国继续医学教育,2020(07).
作者:张文翠 单位:山东省临沂市人民医院
