建设工程档案质量管理

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一、强化工程档案质量管理的主要措施

（一）相关部门支持配合，多方面强化档案质量管理

一是在每年的建设工程质量安全大检查中，绵阳市住房和城乡建设局将档案资料及资料员持证上岗情况纳入检查的重要内容，把档案资料的形成收集工作作为考核工程项质量安全的主要指标之一。检查中发现问题由质监、城建监察部门直接发出整改通知或处罚决定。二是在工程档案的审查验收环节，市质监站对工程档案中的质保资料先行审查验收，合格后方能提请城建档案机构审查验收。三是把档案资料员岗位设置纳入施工企业资质年审内容，使档案资料员真正进入“九大员”，明确了资料人员在建设工程中的地位和作用。四是严格落实建设工程竣工备案时查收工程档案审查验收认可文件，从而确保建设工程档案的及时移交和归档。

（二）加强现场检查指导，着力提高档案质量

2008年以来，除日常的检查指导外，我们每年要组织人员深入在建工地现场开展两次集中检查指导，内容包括六个方面：一是工程文件是否为原件；二是工程文件是否采用四川省统一用表；三是工程文件是否字迹清楚、图表整洁；四是工程文件是否签字、盖章手续完备、规范；五是工程文件形成是否与建设同步；六是是否建立健全工程文件管理规章制度，档案资料员是否持证上岗。每次集中检查指导包括主要重点工程、市政工程和大型房地产开发项目。例如今年5月份的集中检查就包括了31个重大项目的262个单位工程，其中房屋建筑工程252个，市政重点工程10个。对检查指导情况每次都要汇总上报，并通报全市。

（三）对部分工程开“小灶”，强化培训指导工作

近几年来，通过灾后重建的项目审计和大量宣传等工作，人们的档案意识显著增强，很多重点项目和大型房地产项目建设方主动咨询和对接档案管理工作，有的要求进行专门的培训指导。去年以来，我们先后为园艺山市级行政集中办公区、624所航空城、二环路等市政重点工程项目以及一些房地产开发项目开“小灶”，进行专门培训指导。在培训指导中主要结合相关法律法规和规定，针对项目具体情况，讲授建设工程档案资料表格填写、签字签章、竣工图编制、文件材料排列分类以及安全保管和声像、电子档案等方面的业务知识，强化档案质量意识。

（四）全面实施纸质档案电子化工作，确保档案质量和安全

从2008年开始，我们先后购置了150多万元的设备设施，开展城建数字转换工作，目前已完成2003年以后归档入库档案的扫描工作，并挂接在计算机管理系统，实现扫描件的直接查阅利用。去年采购了异地容灾备份设备，并与山西省晋中市结对开展异地备份工作。今年10月已在晋中市城建档案馆寄存了本馆城建档案信息备份硬盘。为从源头上解决纸质档案数字化问题，去年底市住房和城乡建设局印发了《绵阳市建设工程电子文件与电子档案管理规定》，从今年5月份开始，要求报送建设工程纸质档案时要一并报送电子档案，并对电子档案的形成、范围、命名规则、验收办法等作出了规定。目前纸质和电子档案同步报送工作进展顺利。

二、强化工程档案质量管理的初步成效

（一）建设工程档案资料质量明显提高

从现场检查和竣工工程档案资料来看，近年来，档案资料员持证上岗率、资料员按工程面积的人员配备、表格使用、内容填写、签字、签章以及档案资料同步形成等方面，都更加规范、完善和符合规定要求。今年5月份的现场抽查，未发现无证上岗人员，资料员按工程规模配备到位，工程资料基本做到与工程同步形成，签字、签章及时、完善，表格使用规范，同时资料员代为签字、做结论的现象明显减少。但在2007年7月重点抽查的82个在建工程项目中，就有11个工程项目的资料人员无岗位证书，同时一些资料人员一人兼几个工地（工程）的档案资料工作，资料员代为签字现象还比较突出。

（二）形成了重视和重用建设工程档案资料人员的良好氛围

资料员持证上岗制度的推行和相关主管部门严格核查，房地产开发和建筑施工企业普遍重视资料员岗位培训和继续教育工作。现在经过岗位培训特别是有经验的档案资料员很抢手，很多企业与我们联系，希望介绍资料员前去工作。据了解，近几年绵阳市建设工程资料员收入稳步提高，有的老板毫不讳言：一个好的资料员胜过一个好的施工员。

（三）建设工程档案资料员队伍素质普遍提高

从在绵阳市城建档案馆登记注册的1400余名资料员年龄结构来看，跟过去比，已明显年轻化，30岁左右的人占了绝大部分；从文化程度来看，大专以上占绝大部分，达到80%以上。同时，良好的管理氛围和工程质量责任终身制的实施，促进了资料员思想业务素质的提高，增强了工作责任心。

（四）工程档案进馆率明显提高

由于档案意识增强和多部门的支持配合，促进了建设工程档案报送工作，目前绵阳市城建档案馆建设工程竣工档案进馆率达到98%以上。

（五）档案查阅利用方便快捷

由于档案收集齐全、整理规范，并实现数字化管理，大大方便查阅利用工作，一般情况一两分钟即可查阅并打印或拷贝出所要查阅的内容，同过去进库房调阅档案的做法无法相提并论。

三、强化工程档案质量管理的工作体会

（一）推行建设工程档案资料员持证上岗，是档案

资料队伍建设的前提和档案资料质量的基本保证前几年我们在开展资料员岗位培训工作时，有很多参加培训的人员就提出一个问题：没有参加培训的也在从事资料工作，城建档案馆也接收了他们的资料，如果这样参加培训还有何意义？似乎推行持证上岗制度就是要让无证的上不了岗，交不了资料，显然这不是我们的目的。我们的目的是规范行业管理，提高从业人员素质，确保档案资料质量。通过几年的强化管理，已没有人这样问了，持证上岗和参加培训学习，已是档案资料人员的主动行为。绵阳市已经形成一支稳定的业务素质较高的建设工程档案资料员队伍。

（二）建设主管部门的高度重视和相关部门的协调

配合是强化档案管理的关键将档案资料员纳入施工企业管理人员的序列，才能明确档案资料员的地位和作用，才有利于档案资料员队伍的稳定和健康发展；将档案资料质量纳入大检查内容，才能得到参建各方重视，并增强档案意识。同时相关部门对档案资料审查和把关，才能形成共识，形成一种态势和氛围，仅靠城建档案部门的单打独斗，效果是有限的。

（三）加强现场检查指导是确保档案质量的基本经验

深入工地检查，开始有一些施工企业还十分惊讶和疑惑——为何城建档案馆要进行现场指导呢？其实，我们在现场可以及时发现工程项目在档案资料方面存在的问题，并及时纠正。比如代为签字问题就可以立即纠正，否则一旦移交到档案馆纠正就很困难。近年来有一些质量通病就是通过我们多次深入工地宣传讲解，得到了及时纠正。在工地现场不仅能看到档案资料人员的工作状态，还可以见到项目负责人、技术负责人、施工人员、甲方代表以及监理人员等，全面了解档案资料形成收集管理情况，同时督促相关各方重视支持档案资料工作，这都有利于提高档案资料质量。

（四）档案数字化工作要及早并加大投入

我们从2008年自行投入开始实施数字转化工作，从今年5月份开始实施纸质档案和电子档案同步报送办法，已有一定的设备、人才、技术经验储备。我们认为对馆藏档案还是自己及早投入人力财力开展数字转换工作为上策。目前外包很普遍，比较而言费用似乎要低一些，但存在一些问题：一是系统建设的依赖性；二是后期完善乃至部分补扫工作的依赖性；三是信息安全管理问题。

作者：罗广国单位：四川省绵阳市城建档案管理处