医药发展信息化管理简论
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[摘要]：本文阐述了目前医药流通企业的特点、信息化现状、信息化建设的必要性、建设的步骤、信息化建设的切身体会、误区等，同时将自己在某企业的实际安例进行了简单阐述。
关键词：信息化/建设步骤/误区
企业信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,也是我国产业优化升级和实现工业化、现化化的关键环节。现代信息技术的飞速发展和迅速普及，使企业生存和竞争环境发生了根本变化，信息化已成为企业获取核心竞争力的最佳选择。我国医药企业信息化建设已有了10多年的历史，并取得了一定成效。在发展过程中，既有成功经验，也有失败教训。从总体上来看，随着医药企业管理体制改革的不断推进，信息化发展的势头良好，但与西方主要发达国家相比，我国医药企业信息化规模、层次和水平都存在很大差距。认识不足和操作乏力是制约我国医药企业信息化发展的两大难点。因此，提高认识、转变观念，总结经验、吸取教训，各企业根据自身的情况，制定符合与本企业经营目标相一致信息化发展规划，响应国家“以信息化带动工业化”战略，增强经营机制创新和管理模式创新，全面提升医药企业加入WTO后的竞争力，是摆在医药企业面前一项刻不容缓的任务。
一、我国医药流通企业特点及信息化现状
(一)医药流通企业的特点:
我国医药流通企业在计划经济时期，区分全国一级医药采购供应站、地区二级药品批发企业县（市）三级批发单位及各药品零售单位。改革开放以后，这一逐级调拨供应体系被冲垮，被多渠道、少环节的药品购销体系所代替,且竞争激烈。到目前为止我国现有药品批发企业1.2万家,零售企业11.5万家,但覆盖全国性的公司极少,各自为政,分散经营,规模化不够,网络化不够,呈现”多、小、散、乱”的格局。具体表现在：
1、医药流通组织结构不合理。由于药品经营企业多，企业规模一般较小，据统计最大的药品批发企业年销售额为60多亿元，年销售售额达到5亿元的批发企业不到100家。而且，网点分布在城乡之间以及经济发达与落后地区间也很不合理。
2、医药市场流通秩序较为混乱，无序竞争、过渡竞争现象严重，主要表现在一些企业违规经营，一些地方开办或变相开办药品集贸市场，药品交易行为不规范，医药市场存在着地区封锁等等。
3、多数企业市场开发能力和市场服务能力较弱。企业经营成本高，信息化水平低，流通效率低，导致经济效益差。据统计，全国平均流通费用率为12.56%，销售利润率小于1%。而国外大的医药公司一般年销售金额均在于20亿美元以上，美国的医药零售企业通过不断兼并,历经洗礼,形成了RiteAid、Walgreen、CVS三寡头垄断的状况，这3个公司的零售额占全美的医药零售总额的60%；批发企业业务则主要由Mckesson和CardinalHealth两大公司主导。全美批发商平均毛利率4.5%，平均费用率只有2.9%，由于采用配送制，实行统一的科学管理，效率高，整体实力强。
(二)药品经营的特点:
医药行业商品种类繁多，一般分为中西药品、医疗器械、中成药、中药材和原料药等。每一大类下又有若干小类。其主要特点有：
1、由于药品的品种较多，国家对其又没有统一编码，要想从上万种商品中查找某一种产品所费的时间和精力极大。
2、药品有效期须进行严格控制：药品作为一种特殊的商品，时效性强。需要严格控制其有效期，对批次号的管理要求严格，而手工管理很难做到及时、准确。
3、销售模式特殊：医药产品作为一种特殊产品，其销售模式也较特殊，即通常所说的"三角账"。销售顺序是：厂家将医药产品发货给批发站；批发站又将医药产品发货给医院。相应的资金流动方向相反：医院将产品全部或部分卖出后与批发站结款；批发站收款后再与厂家结算。退货又是与此相反的过程。这种复杂的处理流程是手工操作很难胜任的。
4、业务量大：由于药品品种多、客户数量多，造成业务量很大。同时，随着货物数量的增加及出入库频率的剧增，手工管理模式会严重影响了正常的运行工作效率，致使仓储管理准确率和效率极低，同时财务及管理部门所需的各种经营数据及经营分析报表无法及时得到。
然而医药行业企业的业务管理以及相应的财务处理、信息处理，长期以来一直采用手工操作。90年初，医药行业以药医分离、连锁经营、GSP达标为标志，逐步封闭了近50年的药品流通四级批发制被完全打破。政策放开，但企业的现有商业模式无法跟上市场发展的大潮，产业结构调整势在必行，企业大规模运作，面临一个全新的市场竞争环境，势必要启用新的营销模式。而在网络经济环境下，企业管理和运营效率已经成为企业成败的关键所在，手工管理方式的弊端已毕现无疑。因此，从根本上改革管理手段已经刻不容缓，经营和管理必须依托于一套完善的信息系统来开展。目前，医药管理系统成为医药企业规模经营管理的核心工具。
而国外医药集团的营运，信息化程度是非常高的，公司的客户管理、销售管理、库存管理、行政管理、财务管理等都是通过计算机完成，这样为公司提供了科学决策的依据和准确、快速运行的保证，从而提高了公司的经营效益。同时能更好地为生产企业、消费者提供服务。可见我们与国外先进水平差距是有悬殊的！
根据中国加入世贸组织，涉及到医药行业的承诺有五个方面的内容，一是保护药品知识产权；二是进口药品的平均关税逐步降至6%以下；三是2001年取消进口大型医疗器械的管制；四是对于发展中国家来讲，加入WTO市场的开放是逐步进行的。根据分销服务承诺减让表规定，我国将不迟于2003年1月1日允许外国服务提供者从事药品批发和零售；同时规定，不迟于2003年1月1日取消地域、数量、股权或企业设立形式限制，不迟于2005年1月1日除面积超过2万平米的百货商店和超过30家的连锁店不允许外资控股外，其它没有限制。
药品流通的开放涵盖了从采购、运输、仓储、、配送、批发、零售到售后服务等各个方面，原来没有分销权的外企没有了自已的销售网络，也不直接掌握终端市场，一旦掌握了分销能力，那将如虎添翼，竞争的天平可能出现更大的倾斜。加入WTO，开放药品分销服务，从近期来说对国内医药流通企业将带来巨大压力。
当然，我国是发展中国家，我国政府坚持以发展中国家的身份加入世界贸易组织，这就意味着我们的开放是渐进式的，是按一个时间表来进行的。企业只有抓住机遇，加快改革步伐，学习先进的营销方式和组织体系，加强信息化建设，提高自身经营管理水平，我们就能在未来的挑战中争取主动的地位。
二、加强信息化建设是医药企业发展的必由之路
（1）当今世界，以计算机和网络技术为代表的现代信息技术的飞速发展，使企业的生存和竞争环境发生了根本性变化。
互联网络的全球化，推动了电子商务的快速发展，带来了医药流通领域的巨大变革，为我国医药企业走向国际提供了良好的机会和手段。要与国际接轨就必须运用信息技术。如何在激烈的市场竞争中立于不败之地？抓信息化是一条出路。绝不能再沿着传统的模式发展企业，要占领制高点来发展企业，也就是应用最新的技术即信息化技术来发展我们的企业。
“企业信息化是国民经济信息化的主体，我国要坚持工业化与信息化相结合的方针。今天企业的传统管理方式落后于技术的发展，转变观念、改革体制、认识知识经济、思考创造并获取价值，已经被企业家们所接受并得以体验”。企业是国民经济信息化的主体，又是支撑力量。企业的生产、经营、管理过程，实质上是与物流、资金流紧密结合的各种数据、信息的生成、处理、传输和使用过程，产品和资金是这些数据和信息的具体体现。企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。企业信息化不仅是信息技术专家的事情，实际上是需要管理专家、经济学家等各界专家和管理人员、技术人员的有机结合，才能成功地推进企业信息化。企业信息化是电子商务的基础，大力推进企业信息化，对于我国信息化建设具有十分重要的现实意义和历史意义。企业信息化的工作要配合现代企业制度的建立。要服务于增强企业核心竞争力、提高企业经济效益的目标。企业信息化不是在现行的业务流程中增加一套并行的信息流程，而是要按照现代企业制度的要求，适应市场竞争的外部环境，对工作流程进行改革和优化，并利用现代信息技术加以支撑运用。
（2）世界各国企业信息化的实践表明，信息化对推动企业发展的作用是十分明显的。
----降低成本，提高效率。各类管理信息系统的建立和生产过程的信息化，可以极大地减少人力资源的投入。各种信息化工程建设，在一定程度上都以降低物质资源消耗为基本前提，在降低库存、减少废品率等方面都有出色的表现。更为重要的是，信息化使产品的设计、生产、销售和服务的时间缩短，从而大大节约了时间成本。
----提高质量，促进销售。一方面，信息化强调标准化、规范化、系统化、程序化，可以减少甚至替代大量不必要的手工操作，最大限度地消除不确定因素，使服务质量得到有效控制和提高。另一方面，信息化建设将使企业服务的潜在客户市场不断扩大，销售渠道和手段进一步多样化，并使企业从以事务为中心的传统管理模式向以客户为中心的管理模式转换成为可能，不断增进用户满意度。
----提高企业经济效益。通过减少消耗、提高效率、扩大市场销售份额，大幅度提高企业经济效益。
----强化企业内部管理。信息化使管理者对企业内部和外部信息的掌握更加完备、及时、准确，并藉以实现企业上下级之间、各部门之间、内外部之间的实时沟通，使企业通过对信息流的管理实现对物流、资金流的更有效管理。
----增强企业创新能力和竞争力。信息技术的应用一方面使企业通过更加快速地了解市场需求和科技动态，促进科技成果向现实生产力的转化，另一方面使企业自身的科研开发能力和效率大大提高。没有较高的信息化水平，企业将失去参与国际竞争与合作的资格。
----提高决策水平。正确决策是企业谋求长久生命力的保证。信息是决策的基础，信息化使决策者及时获得决策所需国内外、企业内外的完备信息成为可能；在信息爆炸的时代，信息化可以帮助决策者排除不良信息的干扰，以正确信息制定出正确决策；决策支持系统、专家系统、业务智能系统可以帮助企业更加科学、高效地进行决策。
（3）当前，大力推进我国企业信息化建设具有十分重要的历史意义和现实意义。
----企业信息化是企业现代化的一个重要标志。当今世界正处在由工业社会向信息社会的转化时期，信息化是企业现代化的重要内容和实现手段。可以说，没有企业的信息化就没有企业的现代化。
----信息化是国民经济信息化的基础。信息化成为当今世界的制高点已经成为一种共识。许多已经完成工业化任务的发达国家和众多发展中国家都在积极地规划自己的信息化蓝图，我国也不失时机地提出了加快国民经济信息化进程的战略任务。企业作为国民经济发展的最基本细胞，既是国民经济信息化的主体又是支撑力量，没有企业信息化，就谈不上国民经济信息化。
----信息化建设对建立现代企业制度将起到积极促进作用。信息化建设既是企业发展的内在需要，反过来也要求企业在管理模式、运行机制等深层次上进行完善和创新，有利于建立现代企业制度和实现经济增长方式的根本转变。
----信息化建设是我国企业缩短与世界先进企业水平差距难得的机遇。发达国家的企业信息化建设是在工业化任务基本完成以后进行的，而我国企业是在工业化进程中进行信息化建设的。信息技术的特性使企业超越某一阶段实现跨越式发展后来居上成为可能。信息化建设可以使一般企业与先进企业使用同等水平的信息技术，从而大大缩短工业化过程。
三、企业实施信息化的步骤
信息化带动工业化已经成为必然趋势，大多数企业和企业家都已经认识到企业信息化对企业的生存和发展意味着什么。
然而，医药企业如何进行的信息化建设？由于企业处于的发展阶段和业务规模不同，每个企业在管理信息化方面的期望和需求也不尽相同。
结合几年在湖北九州通医药有限公司实现信息化建设的经验，并进行总结，认为企业信息化都会经过三个典型的发展阶段。即：基础管理阶段、企业资源整合阶段和电子商务协作阶段。
（一）基础管理阶段：
在基础管理阶段，企业客户希望优先的解决一些局部但非常关键的管理问题，主要包括:基础数据管理、基本业务流程设计、内部控制设计、员工业务规范的管理等方面；企业通过建立基本资源体系的信息化，建立和改善企业的管理基础。以湖北九州通医药有限公司为例说明。湖北九州通医药有限公司是一家专业从事各类医药产品、保健品、医疗器械、中药材及饮片批发经营的大型医药流通企业。公司总部位于华中重镇--湖北省武汉市，商业气氛浓厚，交通便利。公司现拥有15000平方米的符合国家GSP标准的大型医药物流中心，配备现代化的经营办公设施和先进的药品质量检测设备。逐步形成了以武汉总公司为中心，以北京、郑州、上海、广东、重庆等分公司为结点，并与全国15000多家医药生产厂家、经销商、医院和政府采购团建立了良好的业务往来关系和合作关系。本公司是九四年与北京科情新技术有限公司合作，在同行业率先在业务方面使用由北京科情开发的进销存系统，该进销存系统应用先进的企业管理思想，实现企业的产、供、销、存、人、财、物的规范化管理，辅助进行经营决策分析。“进销存”信息清晰准确，帐流信息简洁明了。主要包括采购业务管理、批发业务管理、物流配送管理、库存管理、价格管理、商品会计管理、业务查询管理、帐簿管理、决策支持管理、资料管理、质量管理、票据管理、经营决策查询等功能模块。与技术人员一起，结合公司实际运作模式，设计了一整套业务的进、销、存、盘、报等管理的流程，同时甩掉手工开票、手工管理库存帐的方式，大大地提高了准确率和工作效率，当年销售额比同期增长80%左右。在总部实施成功后，并分别在其它分公司实施。多年来，不断与软件公司探讨，医药企业发展的新问题、新情况，并进行改进和完善，形成了现在正运行的集业务处理、质量管理、财务管理等一体的信息化平台。九九年，又与金算盘公司合作在财务方面实现电算化管理，提高财务人员的工作效率。同时，制定了相关会计电算化操作管理制度、电算化岗位责任制、会计数据的安全维护制度等，保证了会计电算化顺利进行。二00一年，为了实现资源共享，协同办公，公司又实施内部办公系统，使公司朝规范化、流程化迈进。同时为了方便员工了解医药行情和医药动态，并实现网上培训，又实施了信息采集系统，即将互联网上有用的信息采集到局域网，方便员工学习和浏览等。今年，将在人力资源管理、客户关系管理、物流配送管理等方面实现信息化建设。总之，现阶段，随着公司的发展和需要会逐步在某些关键管理和部门实现计算机管理。(见九州通集团信息化建设蓝图)
（二）企业资源整合阶段：企业经过基础管理建设阶段,对集成的企业资源管理自然提出了进一步信息化的需求.其内涵是追求企业资源的高效利用.为此在管理上,对整个企业的管理过程中更加强调和加强了对资金流和信息流的控制.企业通过集成处理系统，实现资源共享,集中管理,进一步降低管理成本，提高企业效益；如湖北九州通医药有限公司现在基础阶段,一方面实施业务、财务、人事、OA等信息系统，而各个系统基本上都是单独的，形成一个个“信息孤岛”，如何整合，实现资源最大化的利用，这也是即将要解决的问题；另一方面，九州通公司在全国各地都有分公司，各分公司之间的信息沟通，资源利用，这个问题正在解决。现在利用APN技术将各公司的局域网连结在一起，并实现免费内部电话通话。VPN技术是采用隧道技术以及加密、身份认证等方法，在INTERNET上构建专用网络的技术，数据通过安全的“加密通道”在公众网络传播。基础通道已建立起来，以后会逐步拓展其应用。
（三）电子商务协作阶段
在电子商务协作阶段，企业将积极参与整个供应链的竞争，最大限度利用外部资源，利用不断创新商业模式实现最大的增值。
“电子商务”是一种建立于广泛应用的国际互联网之上新的商务运作模式，也是一种新的市场竞争手段和有力“武器”，已经在全球范围内大规模地涉足市场竞争和企业管理领域。“电子商务”通过国际互联网提供的连接着全世界的计算机网络，随时随地为人们提供各种信息和信息服务。同时，以internet为基础的电子商务正在改变企业和部门的内部结构。Internet通过降低通信成本来影响公司的纵向组织结构。公司为了提高效率，必须适应这种变化而采取新的结构重组。通过电子商务，企业可以轻松的突破时间与空间的限制，实现跨地区分支机构之间的协同工作和信息沟通。其次，电子商务缩短了生产厂商与最终用户之间的供应链，同时改变了传统市场的结构，减少交易成本。再次，电子商务改变了以往的市场准入条件，使小公司与大公司在较为公平的基础上开展竞争。我们国家现在对医药电子商务是试点阶段，在网上交易允许的方式是企业对企业的交易，通常称为BTOB方式，这类交易发生在药厂与药厂，药厂、医药公司与医院，药厂与医药公司或零售店之间。医药电子商务作为新技术革命的一部分，我们要不断地通过实践积极探索，稳步前进，总结经验，适应加入WTO的需要，迎接外国分销商进入后给我们带来的新挑战。湖北九州通医药有限公司于二000年在北京投资创建了九州通医药批发网。本网站已于2001年8月经国家药品监督管理局批准，首批获得依法从事互联网药品信息服务的资格。本网站依托北京丰科城医药有限公司、湖北九州通医药有限公司、新疆亚心医药有限公司、河南华北制药销售有限公司、广东九州通医药有限公司、上海九州通医药有限公司等医药批发企业以及相应的物流中心，利用多年医药企业信息化管理的经验，通过提供医药信息服务和电子交易工具，充当医药批发企业零售连锁药店、医院、政府采购团以及医药生产厂家相互之间的桥梁。本网站的特点是：
1、本网站可以为买方和卖方直接提供洽商谈判平台。
2、本网站实行会员制管理。
3、本网站可以实现广域网和局域网的相对结合。
4、本网站可以为上游供应商整合信息资源。
5、本网站具有完善的物流系统。
虽然本网站现阶段由于种种原因致使网上成交量较少，远没有达到盈利的能力，但它对传统医药经营模式是一种补充，同时，对探索中国医药电子商务之路迈出了坚实的步伐。我们坚信，电子商务一定是未来医药企业增加核心竞争的手段之一。
四、信息化建设的几点体会
（一）一把手工程。企业实现信息化，并非一个简单的计算机化的过程，更重要的是引进先进的管理思想，这样势必会与多年的传统观念发生冲突，甚至影响某些人的利益，引发抵触情绪，甚至阻挠，这些足以让意志不坚的人半途而废。因此，一个企业能否成功实施信息化，关键看一把手是否有决心，班子是否形成合力。我公司领导班子多年来一直把企业信息化建设视为关系到企业的生存、发展的重大问题，明确提出各单位、各部门、任何人员不得以任何借口阻挠信息化建设，所有人员必须全力配合，只许成功，不许失败。有一把手的决心，加上全体员工的努力，信息化建设才得以顺利实施。
（二）优选软件服务商。企业实施信息化前，要充分调查研究和论证，要认真制定一套适合自身特点的实施方案，并慎重选择一个合适的软件开发企业。我们在实施信息化中选择了有丰富实施经验的，并对医药流通商业流程理解比较透彻的北京科情新技术有限公司。共同实现计算机管理。在实施中，收到时间最短、价格最低、服务最优的良好效果。
（三）医药药行业信息化的过程中，需要一批适应现代信息技术发展的各类专门人才，尤其需要一批既懂计算机和网络技术，又有信息处理分析和服务能力的复合型人才。要加大培养和引进人才的力度，学习、借鉴国外的先进技术、模式和运作管理经验，把世界先进的技术与中国医药行业的现状紧密结合，从事符合中国国情的电子商务的开发研究工作，构建适合中国国情，特别是适合医药行业发展的电子商务网络。
五、企业实施信息化的几个误区
在企业的实现信息化建设时，多半是由国内外信息技术（IT）厂商提供的，尽管厂商征求了企业有关人员的意见或吸收企业信息部门参加，但往往对企业的业务流程理解停留在表面。因此，虽然解决方案的技术是先进的，但同企业生产和管理的实际相脱节，达不到“管理简单、安全可靠、便于扩展、易于使用”的要求，如果在实施过程中不能及时修正、完善，其成效则可想而知。归纳起来，企业信息化工作在认识上往往存在以下几个误区：
一是误认为企业信息化是一次性投入，因而对于企业信息化进程中的持续性投入产感兴趣，然而，维持一个有效率的信息系统后就能够据此获得永久的竞争优势，事实上，任何信息系统都不可能给企业带来永久的竞争优势；根据国外90年代中期的一些调查，企业信息化的平均投资额大约是其销售额的1％左右。注意这一数字根据企业的规模、投资的时期不同等也有所差异，日本企业1996年的平均信息化投资与销售额的比为1.5%，而3000人以上规模的企业中，80%的投资比例小于1%。这一数字是否可以作为一个企业信息化投资的标准呢？实际上，这仅仅是一个参考数字而已。如美国的沃尔玛公司的创始人山姆·沃顿一直将低成本经营作为企业最高的目标。为了实现此目标，在70年代就开始试验所有的连锁商店联网。但是后来发现网络速度太慢，不能满足商品信息传送的需要。因此在80年代初花费2400万美元造了一颗卫星，解决了通信这个大问题，使得该公司顺利发展。
二是过份强调信息系统投资效益，而没有意识到企业信息系统需要稳定运行一段时间后，才会对企业人力资源、市场营销和管理产生巨大的后动效应；企业信息化需要大量的投资、先进技术支持和对人员进行大量培训，企业信息化只是过程而不是目标；
三是误认为铺设网络、购买电脑和打印机等信息设备就实现了企业信息化，因而当网络缺乏信息资源就失去开展信息化的动力和兴趣。企业信息化的核心在于提高企业素质，从而提高产品或服务的竞争力，关键不在于信息多少而在于获取什么样的信息，时刻保持拥有多种商业机会的能力，是创造和维持企业竞争优势的前提；
四是误认为建立信息系统是大企业的事情，没有意识到在现代信息技术条件下只要开展国际竞争，就不能离开信息技术，信息技术使企业规模对企业进入国际市场的限制变得相对不重要；
五是误认为企业信息化只是信息技术专家的事，这种误解没有看到企业信息化本质上讲是企业管理专家的课题，管理专家和经济家才是策划企业信息化的主角，尽管信息技术专家在企业信息化中的地位非常重要，但总体上仅仅起到技术咨询和服务支持的作用。信息化建设常称为“三分技术，七分管理”，所以要想做好企业信息化，就必须把管理体系改造和信息技术应用有效地结合起来，成功的企业信息化往往是企业家、管理专家、经济学家与信息技术专家之间形成有机的合作。
六是误认为网上交易就是电子商务。真正的电子商务绝不仅仅是企业前台的商务电子化，更重要的是包括后台在内的整个运作体系的全面信息化，以及企业整体经营流程的优化和重组。也就是说，建立在企业全面信息化基础上，通过电子手段对上游厂商、本企业和下游企业的资源进行整合，从而提高效益，节约成本。才是真正意义上的电子商务。
国家经贸委早在2000年底时就提出要在中国扶持建立5家至10家面向国内外市场、多元化经营、年销售额达50亿元左右、具有现代营销水平和高度文化内涵的大型医药流通企业集团。所以医药流通企业的发展必须要向"大集团、大市场"战略方向靠拢。而药品流通现代化（集团化、连锁化）经营模式正成为医药流通企业掌握未来的有效手段，信息化又是无法绕过的必经之路，要通过信息化建设，最大限度地利用资本、技术、信息和知识，为企业赢得信誉，确立竞争优势，并走向国内外市场，才能将企业做大做强。
